OCR vs. IDP: qual é a diferença?

Vantagens do OCR

O OCR é uma tecnologia essencial para todos os setores que trabalham intensivamente com documentos, seja no trabalho diário dos colaboradores com os documentos correntes, na digitalização de arquivos, ou na criação de repositórios digitais acessíveis através do processamento de grandes volumes de documentos, como lotes de documentação clínica ou de logística.

As empresas podem beneficiar das ferramentas de OCR de diversas formas.

• Aumento da produtividade e do desempenho. O OCR elimina o trabalho manual de introdução e reintrodução de dados. Um documento típico com cerca de 300 a 500 palavras demora aproximadamente 10 minutos a ser copiado manualmente por uma pessoa; o OCR realiza essa mesma tarefa em cerca de 10 segundos, reduzindo o tempo gasto em documentação física em 75%.
• Taxas de precisão de até 99,8%. Um desempenho muito superior ao humano, que está mais sujeito a erros.
• Maior segurança e conformidade melhorada. Os documentos físicos estão mais sujeitos a perda, roubo ou danos, e a digitalização proporciona um armazenamento mais seguro. Além disso, os documentos digitais baseados em imagem (digitalizações, PDFs exclusivamente em imagem) não são pesquisáveis sem OCR, pelo que esses formatos não cumprem os requisitos de acessibilidade.
• Poupança de custos. As soluções de OCR garantem uma captura de dados precisa e uma digitalização eficaz, reduzindo o risco de erros humanos dispendiosos que podem comprometer processos e originar penalizações financeiras.

Entre os casos de utilização mais comuns das soluções de OCR incluem-se: organizações que necessitam de cumprir regulamentações governamentais e corporativas, convertendo grandes volumes de documentos em papel e digitais em formatos acessíveis e pesquisáveis; escritórios de advocacia que convertem contratos em papel em formatos digitais editáveis para pesquisa, eDiscovery e análise de dados; empresas de saúde que transferem registos de doentes para os seus sistemas informáticos, mantendo a conformidade com a HIPAA; bibliotecas e arquivos que preservam documentos históricos em formato digital; colaboradores de diversas áreas organizacionais que realizam as suas tarefas diárias relacionadas com documentos de forma mais eficaz; e programas de desenvolvimento de software para criar serviços de conteúdo, arquivos digitais, sistemas de gestão documental (DMS) e soluções de gestão de conteúdo empresarial (ECM), entre muitos outros.

O que é o IDP?

O processamento inteligente de documentos (IDP) permite o processamento direto de documentos, capturando, extraindo e processando automaticamente os dados contidos em documentos empresariais, em praticamente qualquer processo e setor de atividade.

Como funciona

O IDP incorpora o OCR para converter texto impresso ou manuscrito em texto digitado e legível por máquina. O IDP aplica também técnicas de IA e de aprendizagem automática (ML) para ler, compreender e processar dados estruturados, semiestruturados e não estruturados em documentos, tal como um ser humano faria.

O IDP utiliza modelos de aprendizagem automática para classificar documentos em diferentes categorias com base no seu conteúdo, layout ou outras características. Por exemplo, as faturas podem ser categorizadas como "Faturas", os contratos como "Contratos", e assim por diante. Os documentos classificados são então enviados para modelos de extração pré-treinados, que analisam e compreendem os dados contidos no documento de forma análoga à humana e são capazes de extrair informação crítica para o negócio. Os dados podem ser validados com base em regras definidas ou, por exemplo, numa base de dados de clientes da empresa, e caso sejam detetados problemas, o sistema pode sinalizá-los para avaliação humana. Este mecanismo de retroalimentação, denominado human-in-the-loop (HITL), melhora os modelos de extração, que aprendem e se aperfeiçoam continuamente com base nas correções manuais efetuadas.

Ao incorporar o processamento de linguagem natural (NLP), a tecnologia consegue igualmente interpretar o contexto da informação que está a processar. Por exemplo: a palavra "jaguar" refere-se a um felino de grande porte ou a um automóvel? E a palavra "banco" refere-se a uma instituição financeira ou a um assento? Ao aplicar o NLP, é possível identificar e extrair dados não estruturados com uma precisão sem precedentes, operando de forma semelhante ao cérebro humano, adaptando-se rapidamente a entradas em constante mudança e gerando o melhor resultado possível. Este nível avançado de tecnologia é conhecido como automação inteligente ou hiperautomação.

A plataforma de IDP pode ser facilmente integrada numa grande variedade de sistemas empresariais, como ERP ou CRM. Com as novas plataformas low-code/no-code, os chamados citizen developers podem implementar a tecnologia IDP em poucos dias, sem necessidade de suporte e manutenção de infraestrutura de TI complexa do lado do cliente.

Vantagens do IDP

Em todos os setores, as empresas enfrentam a pressão de fazer mais, e mais rapidamente, com menos recursos qualificados. As organizações apostam cada vez mais na melhoria da experiência de clientes e colaboradores como fator-chave para aumentar as receitas, as margens e a retenção. O IDP pode proporcionar benefícios significativos em ambas as frentes, permitindo que as empresas concretizem com sucesso a sua transformação digital.

A tecnologia de IDP espelha de perto a forma como os seres humanos compreendem e gerem documentos, poupando tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que reduz o risco de erros dispendiosos.

Os principais benefícios do IDP incluem:

• Poupança de tempo e eficiência reforçada. Em particular para setores que lidam com grandes volumes de documentação, como os serviços financeiros, a saúde, a logística e o setor jurídico. Com o IDP, os tempos de processamento de faturas podem ser reduzidos em até 90%, o que equivale a um aumento de 400% na produtividade dos colaboradores. Foi o caso da Metro AG, que utiliza o IDP da ABBYY para reduzir o tempo de processamento de faturas de uma média de um a dois dias para apenas uma hora.
• Maior precisão. As máquinas não se distraem nem se cansam como os seres humanos, e não cometem os mesmos erros dispendiosos. Com o IDP, obtêm-se menos erros e operações mais rápidas.
• Melhor serviço ao cliente. Tempos de processamento mais rápidos, um tratamento de dados mais preciso e respostas mais ágeis às solicitações dos clientes contribuem para uma experiência global mais satisfatória, o que pode traduzir-se numa maior fidelização e satisfação dos clientes.
• Tomada de decisões mais rápida. Ao processar e extrair rapidamente informações relevantes dos documentos, o IDP permite uma tomada de decisões mais célere. Isto é especialmente vantajoso em setores onde a rapidez das decisões pode ter um impacto significativo, como nas finanças e no serviço ao cliente.
• Maior segurança e conformidade. O IDP contribui para o cumprimento de normas regulamentares, garantindo que os documentos são processados de acordo com as regras e regulamentos estabelecidos.
• Escalabilidade. À medida que as operações empresariais crescem, o volume de documentos a processar também aumenta. As soluções de IDP escalam facilmente para lidar com maiores volumes de documentos, sem um aumento proporcional dos custos com recursos humanos.
• Integração facilitada nos fluxos de trabalho da empresa. O IDP pode ser integrado noutros sistemas digitais e fluxos de trabalho para permitir uma digitalização fluida e eficiente dos processos empresariais em todos os departamentos e em toda a organização.

Qual é a diferença entre OCR vs. IDP

O OCR existe há muito tempo e é conhecido como uma tecnologia associada à captura de documentos. O OCR é utilizado principalmente para extrair texto de documentos em papel, imagens digitalizadas ou fotografias e convertê-los em texto editável digitalmente num computador.

Esta tecnologia é frequentemente utilizada para digitalizar documentos impressos e torná-los acessíveis eletronicamente, como, por exemplo, uma carta digitalizada que pode ser carregada para alterar o nome e morada do destinatário. No entanto, o OCR não compreende o significado do texto: limita-se ao reconhecimento dos caracteres.

O IDP, por sua vez, incorpora um conjunto mais vasto de capacidades e tecnologias que o tornam mais inteligente. O IDP não utiliza apenas o OCR para o reconhecimento de caracteres: integra também IA e aprendizagem automática para ler e compreender o significado do texto, sendo assim capaz de tomar decisões sobre o seu valor e de saber o que fazer com a informação extraída.

Por exemplo, pode ler uma fatura, comparar o seu conteúdo com a ordem de compra correspondente, verificar a exatidão dos valores e, em seguida, encaminhá-la para o responsável financeiro para pagamento. O IDP consegue lidar com tipos de documentos complexos e processar dados estruturados, semiestruturados ou não estruturados tal como um ser humano. Aprende igualmente com os seus erros através da aprendizagem automática.

• Classificação
• Aprendizagem automática profunda
• Aprendizagem automática rápida
• Regras de extração
• Segmentação
• Reconhecimento de entidades nomeadas (NER)
• Processamento de linguagem natural (NLP)

	OCR	IDP
O que faz	"Lê" digitalizações e imagens de documentos e converte-os em documentos e/ou texto pesquisáveis e legíveis por máquina.	Extrai dados relevantes de documentos estruturados (formulários), semiestruturados e não estruturados para potenciar a automação inteligente.
Como funciona	Aplica algoritmos de IA para transformar documentos analógicos em papel em texto digital, incluindo a estrutura e segmentação do documento (texto, imagens, tabelas, códigos de barras, marcas de verificação, assinaturas, linhas, caracteres, tipos de letra, tamanhos de letra, idioma, etc.).	Utiliza o texto completo fornecido pelo OCR como entrada base e aplica IA, NLP, ML, expressões regulares e regras para compreender a informação contida no documento e extrair dados marcados e significativos, que podem ser transmitidos a aplicações empresariais a jusante para uma tomada de decisão fundamentada.
Tecnologia	Melhoria de imagem	Deteção de objetos OCR/ICR
Casos de utilização típicos	Disponibiliza acesso a texto legível por máquina como base para: Conversão de PDF, Arquivo digital/Pesquisa, eDiscovery, Pesquisa avançada/Forense digital, Análise de dados, Processamento inteligente de documentos (IDP)	Automação de qualquer processo empresarial centrado em documentos: Automação de contas a pagar, Integração de clientes/KYC, Processamento de crédito, Automação de documentação de transporte e logística, Processamento de sinistros de seguros

Exemplos de OCR e IDP em processos empresariais

Processamento de faturas

Comparado com o processamento manual de faturas, o processamento automatizado de faturas é significativamente mais rápido, podendo ser até 81% mais célere. Isto traduz-se em menos atrasos nos pagamentos e mais oportunidades para aproveitar descontos por pagamento antecipado. Agiliza também os procedimentos de auditoria. A título de exemplo, a empresa internacional de comércio grossista Metro AG conseguiu reduzir o seu ciclo de processamento de faturas em 90%.

Processamento de formulários

Todos os setores têm uma grande quantidade de formulários que precisam de ser processados. No setor segurador podem ser formulários de sinistros, na logística podem ser registos de condutores ou recibos de entrega, e na banca podem ser pedidos de cartão de crédito ou formulários de crédito à habitação e empréstimos. Automatizar o processamento de formulários significa reduzir o tempo gasto na leitura, processamento e transferência de informação para o seu fluxo de trabalho.

Elimina a introdução manual de dados, que é dispendiosa, morosa e propensa a erros, melhorando o desempenho e aumentando a eficiência.

Integração de clientes

Estudos revelam que 90% das organizações assistem ao abandono do processo de registo digital por parte de potenciais clientes, sendo as principais queixas dos candidatos o tempo excessivo que demora e a quantidade de dados a introduzir.

Com o IDP, é possível eliminar os pontos de bloqueio que conduzem ao abandono do processo. As empresas podem tirar partido da tecnologia de IDP para verificação e confirmação de identidade, tornando o processo mais simples para os clientes e mais seguro para as empresas. O IDP consegue capturar e classificar documentos de identificação, como cartas de condução ou passaportes, ou documentos de suporte, como extratos bancários ou faturas de serviços públicos, necessários para comprovativo de morada. Por exemplo, pode ser utilizado pelo serviço de registo automóvel para a renovação da carta de condução ou por um banco para pedidos de crédito à habitação.

OCR vs. IDP: qual é a melhor opção para o seu negócio?

O OCR pode por vezes ser confundido com uma plataforma de IDP, quando, na realidade, o IDP possui capacidades muito mais abrangentes. O OCR centra-se principalmente na extração de texto completo a partir de imagens e documentos, para que possa ser transferido e editado num ecrã. Reconhece diferentes estilos tipográficos, imagens e anotações manuscritas, convertendo-os em texto digital editável e pesquisável. Para empresas que procuram soluções de arquivo digital ou pretendem criar tecnologias de apoio que exijam um excelente reconhecimento de texto, conversão de PDF e funcionalidades de captura de dados, uma solução de OCR é a opção mais adequada. É possível obter excelentes funcionalidades de captura documental com o Software Development Kit (SDK) de OCR da ABBYY.

O IDP engloba a tecnologia OCR, mas vai um passo além, analisando e interpretando o texto tal como um ser humano. Utiliza tecnologias avançadas como o NLP, a aprendizagem automática e a IA para compreender o conteúdo dos documentos de forma mais abrangente. O IDP não se limita, portanto, a extrair o texto: disponibiliza compreensão contextual, validação de dados e tomada de decisões com base na informação que encontra. O IDP é mais adequado para organizações que necessitam de um processamento documental sofisticado, automação de fluxos de trabalho e tomada de decisões baseada em conteúdo. Com as novas soluções low-code/no-code, como o ABBYY Vantage, as empresas podem utilizar o IDP de imediato, com modelos de processamento documental pré-treinados e prontos a usar, ou criar rapidamente os seus próprios modelos de extração com base nos tipos de documentos ou nos requisitos específicos do seu negócio.

Solicitar uma demonstração