Archivado y gestión digital de documentos
Optimice sus procesos de negocio archivando digitalmente los documentos.
Con el tiempo, importantes documentos empresariales, como cartas, contratos o documentación de proyectos pueden alcanzar volúmenes muy altos y exigir costosos y grandes espacios para los archivos. Además, la búsqueda manual de datos necesarios entre toda la documentación existente puede consumir una cantidad incalculable de tiempo de los empleados. La solución de ABBYY ayuda a las organizaciones a ahorrar en costos de instalaciones, reducir las horas de trabajo y acelerar significativamente los procesos de negocios convirtiendo documentos empresariales en registros digitales con un acceso rápido y manejo eficiente.
La solución de ABBYY convierte automáticamente toda la correspondencia, archivos en papel, correos electrónicos o cartas de fax en documentos digitales, como archivos PDF o PDF/A comprimidos vía MRC y con capacidad de búsqueda. Los archivos son de tamaño pequeño, pero mantienen una alta calidad visual lo que es conveniente para el almacenamiento a largo plazo. Se puede leer los archivos fácilmente desde diferentes dispositivos electrónicos, acceder rápidamente desde ubicaciones remotas y archivarlos de forma centralizada en bibliotecas digitales o sistemas de gestión de documentos. El fácil acceso a los documentos empresariales en cualquier momento y desde cualquier lugar (con derechos de acceso definidos) puede acelerar significativamente los procesos internos y aumentar la eficiencia de la empresa.
Beneficios del uso de documentos digitales
Gestión documental eficiente
Los documentos digitalizados e indexados pueden ser exportados a un Sistema de Gestión de Documentos y archivados automáticamente en bibliotecas digitales, donde su uso puede ser supervisado y todos los cambios registrados.
Reutilización fácil de documentos impresos
El contenido de los archivos escaneados puede ser editado y reutilizado en Microsoft® Word o Excel®. La conversión de documentos en papel a formatos editables reduce la labor que se gaste en volver a escribir los textos.
Búsqueda rápida de documentos necesarios
Los sistemas de búsqueda electrónica pueden detectar los documentos que contienen palabras clave en el texto o información necesaria en los metadatos y mostrarlos en segundos. Esto quita la necesidad de una búsqueda manual agotadora de información relevante página por página.
Acceso a documentos – en cualquier momento y desde cualquier lugar
Los documentos digitales pueden ser recuperados electrónicamente de un repositorio central en cualquier momento y compartidos rápidamente por correo electrónico, reemplazando la necesidad de sacar copias físicas y reenviarlas.
Escenarios de uso
Proveedores de servicios de escaneo
- Digitalice volúmenes altos de documentos escaneados (TIFF, JPEG) en plazos de tiempo muy cortos.
- Inicie el procesamiento de documentos y la conversión de PDF simultáneamente para diferentes clientes en el mismo servidor.
- Entregue documentos de búsqueda en una amplia gama de formatos y en más de 200 idiomas utilizando las tecnologías de reconocimiento inteligente de ABBYY.
Bancos y empresas de seguros
- Guarde todos los documentos relevantes en el formato de PDF o PDF/A para el archivado a largo plazo y encuéntrelos en unos segundos.
- Haga los datos de transacciones transparentes y visibles con la ayuda de la herramienta poderosa de extracción de entidades, que habilita búsquedas por dinero, tiempo, organizaciones, ubicaciones y personas.
Firmas legales y departamentos jurídicos
- Guarde todos los documentos de casos, contratos y faxes como archivos PDF con opción de búsqueda.
- Encuentre rápidamente los documentos y citas usando etiquetas y búsqueda inteligente.
- Encuentre fácilmente las entidades principales inclusive personas, ubicaciones, organizaciones, tiempo y dinero para e-discovery.
Otras organizaciones
- Optimice su comunicación digitalizando toda la correspondencia como faxes y cartas.
- Reconozca y convierta planes de construcción y dibujos para su archivado, intercambio y actualización fáciles.
- Convierta libros, colecciones de bibliotecas y archivos de universidades para proveer el acceso público por la Red mundial.
¿Qué dicen nuestros clientes?
“Necesitábamos una solución OCR que fuese capaz de manejar de manera eficiente una multitud de tipos de archivos. Hicimos comparaciones de ABBYY tanto con el producto de OCR que estábamos utilizando, así como con las alternativas que no habíamos probado antes. Se descubrió que ABBYY estaba muy por encima de los proveedores competidores en términos de la facilidad de uso, precisión, conversión y la velocidad de procesamiento".
Procesamiento automatizado para el archivado digital
La solución avanzada de OCR de ABBYY para la captura de documentos y la conversión de PDF completamente automatizada le permite transformar grandes volúmenes de documentos empresariales en formatos electrónicos convenientes para el archivado digital a largo plazo. Los documentos digitales son fácilmente accesibles desde ubicaciones remotas en cualquier momento para varios usuarios a la vez, legibles desde dispositivos electrónicos y pueden ser guardados centralmente o recuperados desde los archivos digitales – inclusive las bibliotecas de Microsoft® SharePoint® y sistemas de gestión documental. La solución se instala rápidamente dentro de su infraestructura de TI y es capaz de procesar fácilmente cientos de páginas por minuto o millones de archivos por mes convirtiéndolos en archivos PDF y PDF / A con capacidad de búsqueda.
Casos de clientes
OIP automatiza su trabajo con documentos entrantes y crea un e-archivo digitalizando 2,000,000 documentos por año.
Asegurador de salud pública más grande en Alemania, AOK, mejoró el servicio al cliente digitalizando documentos jurídicos.
Un gigante jurídico usa una solución de OCR basada en el servidor para centralizar la conversión de documentos en formato digital.
Producto relacionado
Obtenga más información sobre el producto que impulsa la solución de ABBYY para el archivado digital de documentos.
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