Mejore los resultados de su ciclo de efectivo con la automatización de cuentas por pagar

La automatización de cuentas por pagar es la aplicación de tecnologías digitales al proceso de recepción, gestión y procesamiento de facturas en papel o electrónicas, desde cualquier fuente y en cualquier idioma o formato. Al implementar la automatización de cuentas por pagar, los equipos de contabilidad pueden obtener control inmediato sobre su flujo de efectivo, cumplimiento normativo y fugas de efectivo.

A diferencia de la tramitación manual, la automatización de cuentas por pagar puede adaptarse rápidamente a los cambios en la cadena de suministro, aprendiendo nuevos proveedores y formatos en tiempo casi real. Elimina muchas de las ineficiencias, errores y costos de la gestión manual de facturas, reemplazándola con un procesamiento directo altamente preciso que requiere intervención humana mínima.

La automatización de cuentas por pagar asigna varios aspectos de las transacciones de cuentas por pagar a “trabajadores digitales” impulsados por IA. Utilizando la última tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), las soluciones de automatización de AP capturan información de facturas con un alto nivel de precisión, luego utilizan capacidades de IA para automatizar el reconocimiento, extracción y validación de los datos capturados. Estas plataformas facilitan el procesamiento directo de facturas basadas en órdenes de compra e integran con sistemas existentes de cuentas por pagar, RPA, ERP y ECM para ofrecer un proceso completo de principio a fin.

La automatización de cuentas por pagar facilita la presentación de informes de gastos al permitir que los empleados envíen gastos digitalmente, utilizando econocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar información de los recibos y verificar el cumplimiento con las políticas de la empresa. El sistema luego envía los informes de gastos para su aprobación digital, basado en flujos de trabajo predefinidos, y acelera los reembolsos según las instrucciones de pago del empleado. Las plataformas de automatización de cuentas por pagar se integran perfectamente con aplicaciones de software contable y generan valiosos conocimientos sobre patrones de gasto.

Las ineficiencias de los procesos en cuentas por pagar pueden afectar negativamente tanto las funciones de cuentas por pagar como de finanzas, con resultados que van desde tiempos prolongados en el ciclo de facturas hasta altas tasas de error, falta de visibilidad, altos costos, riesgos normativos y falta de control sobre pasivos.

La automatización inteligente de cuentas por pagar puede abordar estos desafíos procesando facturas a una velocidad más rápida y con un nivel de precisión más alto que el que pueden lograr los trabajadores humanos. Las plataformas de automatización actuales pueden funcionar 24 horas al día, siete días a la semana, y manejar una amplia variedad de facturas en múltiples formatos e idiomas de acuerdo con las normas fiscales y de cumplimiento específicas de cada país.

La automatización de cuentas por pagar se integra con las plataformas ERP a través de API, conectores y sincronización de datos, permitiendo un intercambio fluido de datos entre los dos sistemas. Esta integración agiliza los procesos financieros automatizando flujos de trabajo, actualizando información en tiempo real, reduciendo la necesidad de ingreso manual de datos y mejorando la precisión. Garantiza datos consistentes de los proveedores, permite una coincidencia eficiente de facturas y conciliación, sustenta la generación de informes y análisis, y ayuda en los esfuerzos de cumplimiento y auditoría.