Cashflow-Optimierung durch Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist die Anwendung digitaler Technologien auf den Prozess des Erhalts, der Verwaltung und der Verarbeitung von Rechnungen auf Papier oder in elektronischer Form, egal aus welcher Quelle und in welcher Sprache oder in welchem Format. Durch die Automatisierung der Rechnungslegung erhalten Buchhaltungsteams unmittelbare Kontrolle über ihren Cashflow, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Bargeldabflüsse. Im Gegensatz zur manuellen Verarbeitung kann sich die automatisierte Rechnungsverarbeitung schnell an Veränderungen in der Lieferkette anpassen und neue Lieferanten und Formate nahezu in Echtzeit „erlernen“. Sie beseitigt viele der Ineffizienzen, Fehler und Kosten, die durch die manuelle Rechnungsbearbeitung entstehen und ersetzt sie durch eine hochpräzise, durchgängige Verarbeitung, die ein Minimum an menschlichem Eingreifen erfordert.

Bei der automatisierten Kreditorenbuchhaltung werden verschiedene Aspekte der Zahlungstransaktion an KI-gesteuerte „digitale Mitarbeiter“ übertragen. Mithilfe modernster OCR-Technologie (Optical Character Recognition) erfassen entsprechende Automatisierungslösungen Rechnungsinformationen mit hoher Genauigkeit und nutzen dann KI-Funktionen, um die Erkennung, Extraktion und Validierung der erfassten Daten zu automatisieren. Diese Plattformen erleichtern die durchgängige Bearbeitung von bestellungsbasierten Rechnungen und lassen sich in bestehende AP-, ERP-, RPA- und ECM-Systeme integrieren, um einen nahtlosen durchgängigen Prozess zu gewährleisten.

Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung erleichtert die Spesenabrechnung, indem sie es den Mitarbeitern ermöglicht, Spesenabrechnungen digital einzureichen, Beleginformationen mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) zu erfassen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu überprüfen. Das System leitet die Spesenabrechnungen dann basierend auf vordefinierten Workflows zur digitalen Genehmigung weiter und beschleunigt die Erstattung gemäß den Zahlungsanweisungen des Mitarbeiters. Plattformen zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung lassen sich nahtlos in Buchhaltungsanwendungen integrieren und liefern wertvolle Erkenntnisse über das Ausgabeverhalten.

Die Automatisierungslösung von ABBYY lässt sich nahtlos in die meisten RPA-, ERP-, BPM-, ECM- und Buchhaltungssysteme integrieren.

Kunden von ABBYY konnten ihre Kosten für die Rechnungsbearbeitung um bis zu 91 % senken. Die Einsparungen, die ein Unternehmen durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung erzielen kann, hängen von verschiedenen Faktoren ab, z. B. von der Anzahl des für die Rechnungsverarbeitung eingesetzten Personals und der Menge der verarbeiteten Rechnungen.

Prozessineffizienzen in der Kreditorenbuchhaltung können sich sowohl auf die Kreditorenbuchhaltung als auch auf die Finanzabteilung negativ auswirken. Die Folgen reichen von langen Rechnungszyklen bis hin zu hohen Fehlerquoten, mangelnder Transparenz, hohen Kosten, regulatorischen Risiken und mangelnder Kontrolle über die Verbindlichkeiten. Intelligente Automatisierungslösungen können diese Herausforderungen bewältigen, da Rechnungen schneller und mit höherer Genauigkeit bearbeitet werden, als dies durch menschliche Arbeitskräfte möglich ist. Die heutigen Automatisierungsplattformen können 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche genutzt werden und eine Vielzahl von Rechnungen in verschiedenen Formaten und Sprachen in Übereinstimmung mit länderspezifischen Steuer- und Compliance-Vorschriften verarbeiten.

Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung lässt sich über APIs, Konnektoren und Datensynchronisierung in ERP-Plattformen integrieren und ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen den beiden Systemen. Diese Integration rationalisiert Finanzprozesse, indem sie Arbeitsabläufe automatisiert, Informationen in Echtzeit aktualisiert, den Bedarf an manueller Dateneingabe verringert und die Genauigkeit erhöht. Sie sorgt für konsistente Lieferantendaten, ermöglicht einen effizienten Rechnungsabgleich, unterstützt die Berichterstattung und Analyse und hilft bei der Einhaltung von Vorschriften und der Durchführung von Audits.