Digitale Archivierung von Dokumenten

Automatisierte Dokumentenerfassung und -verarbeitung für die digitale Archivierung

Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit digitaler Dokumenten­archivierung.

Schneller, „überall“ Zugriff auf digital gespeicherte Geschäftsdokumente

 

Mit der Zeit erreichen Geschäftsdokumente, wie Briefe, Verträge oder Projektdokumentationen, beträchtliche Volumen und beanspruchen wertvollen und teuren Lagerraum. Die manuelle Suche nach relevanten Daten kostet zudem sehr viel Mitarbeiterzeit. ABBYY hilft Organisationen, die Betriebskosten zu sparen, die verwendete Arbeitszeit zu reduzieren und die Geschäftsprozesse signifikant zu beschleunigen, indem Geschäftsunterlagen in digitale Dokumente konvertiert werden, die elektronisch archiviert, effizient verwaltet und leicht abgerufen werden können. ABBYY wandelt automatisch alle Korrespondenzen, gedruckten Dateien, E-Mails, Geschäftsdokumente und Faxe in digitale Dokumente um, zum Beispiel in Form von MRC-komprimierten, durchsuchbaren und indexierten PDF- oder PDF/A-Dateien. Diese Dateien sind durch ihre geringe Größe und hohe visuelle Qualität für die Langzeitarchivierung optimal geeignet. Sie lassen sich auf verschiedenen elektronischen Geräten leicht darstellen, können von jedem Ort aus einfach abgerufen werden und können zentral in digitalen Bibliotheken, elektronischen Archiven oder in Dokumenten-Management-Systemen archiviert werden.

Automatisierte Dokumentenerfassung und -verarbeitung für die digitale Archivierung
Scandienstleister
Banken und Versicherungs­gesellschaften
Anwalts­kanzleien und Rechts­abteilungen
Andere Organisationen

Wichtigste Funktionen & Vorteile für die digitale Archivierung von Dokumenten

 
Effizientes Dokumenten-Management

Digitalisierte und indexierte Dokumente können in ein Dokumenten-Management-System exportiert und automatisch in den relevanten digitalen Bibliotheken abgelegt werden. Dort lässt sich deren Nutzung nachverfolgen, dokumentieren und verwalten.

Einfache Wiederverwendung von gedrucktem Text
Inhalte von Dokumenten in Papierform können in Microsoft® Word oder Excel® bearbeitet und wiederverwendet werden, wenn sie in editierbaren Text umgewandelt wurden. Die Konvertierung von Papierdokumenten in editierbare Formate spart die Arbeit für das Abtippen und Wiedererstellen von Dokumenten.
Finden Sie das richtige Dokument, schnell und einfach
Dokumente, die passende Stichwörter im Text oder Informationen in den Metadaten enthalten, können durch elektronische Suchsysteme gefunden und innerhalb von wenigen Sekunden angezeigt werden. Eine ermüdende manuelle Suche nach relevanten Informationen auf jeder einzelnen Seite ist fortan überflüssig.
Zugriff auf Dokumente, jederzeit von jedem Ort aus
Digitale Dokumente können von einem zentralen Repositorium jederzeit elektronisch abgerufen werden und lassen sich dann schnell über E-Mail verteilen. Damit können das Kopieren von Papierdokumenten und die zeitaufwändige Weitergabe von gedruckten Kopien vermieden werden.

Wie die Lösung funktioniert

 
ABBYYs fortschrittliche OCR-Lösung für vollautomatisierte Dokumentenerfassung und PDF-Konvertierung, ermöglicht Ihnen die schnelle Umwandlung großer Volumen von Geschäftsdokumenten in elektronische Formate, die für die digitale Langzeitarchivierung und Records Management optimiert sind. Die Lösung lässt sich schnell innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur installieren und kann einfach mehrere Hundert gescannte Seiten pro Minute oder Millionen gescannte Papierdateien pro Monat verarbeiten und diese in durchsuchbare PDF- und PDF/A-Dateien umwandeln.
  • Import
  • Verarbeitung
  • Export

Import

 
 
Data from business documents may be imported from multi-channels via document scanner, MFP, digital files, FTP and email, and network folders. FineReader Server can process hundreds of pages per minute.

Verarbeitung

 

Documents are separated and converted to searchable PDF or PDF/A files.

Highly accurate OCR/ICR/OMR and barcode recognition recognize printed text in up to 200 languages, hand-printed text in over 130 languages, a variety of 1D and 2D barcodes, and a wide range of checkmarks.


Export

 
Documents may be manually indexed or automatically indexed and exported to document scanners, MFPs, digital files, FTP and email, and network folders.
Konstruktion

Das nordamerikanische Unternehmen CMD konvertiert automatisch Millionen von Baudokumenten, einschließlich hochkomplexer und überdimensionaler Projektpläne.

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Behörden

Alle Originalaufzeichnungen von Historic Hansard wurden im Digitalisierungsprojekt der SEMA Group erfolgreich digitalisiert, klassifiziert, validiert und in die ParlInfo- Website aufgenommen.

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Versicherungen

Deutschlands größte gesetzliche Krankenversicherung, die AOK, digitalisiert die Dokumente der Rechtsabteilung und verbessert das Fallmanagement und den Kundenservice erheblich.

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