Archivage numérique des documents

Avec le temps, les documents d’entreprise importants, tels que les lettres, les contrats ou la documentation des projets, peuvent représenter un volume significatif et prendre beaucoup d'espace de stockage, précieux et couteux. De plus, la recherche manuelle de données pertinentes peut demander un nombre incalculable d’heures de travail. La solution ABBYY de capture de documents permet aux entreprises de convertir les documents imprimés en fichiers numériques, permettant un archivage numérique, une gestion efficace et un accès facile. De cette manière, les entreprises peuvent diminuer les coûts liés au stockage, limiter les heures de travails nécessaires et accélérer significativement les processus.

En numérisant toute la correspondance, tous les fichiers imprimés ou toutes les lettres faxées et en les convertissant en fichiers numériques, tels que des fichiers PDF ou PDF/A interrogeables, indexés et comprimés par MRC, l’entreprise a accès à des fichiers numériques qui gardent l’aspect des documents papier originaux. Les fichiers sont de faible taille, mais gardent une qualité visuelle élevée, les rendant compatibles avec un archivage à long terme. Ils sont lisibles sur de nombreux appareils numériques, facilement accessibles à distance et peuvent être stockés de manière centralisée dans des bibliothèques numériques, dans des archives électroniques ou dans un système de gestion des documents. Cet accès rapide aux documents d’entreprises stockés sous forme numérique (avec des droits d’accès bien définis), à partir de n’importe quel endroit, peut accélérer de manière significative les processus internes et améliorer l’efficacité d’une compagnie.