Dokumentenautomatisierung – KI-gestützt auf Unternehmensebene

1. Bereitstellungsoptionen
   FlexiCapture kann dort ausgeführt werden, wo es für Sie am sinnvollsten ist. Konfigurationen werden entweder vor Ort oder in der Cloud bereitgestellt, und sind in jedem Fall kompatibel. Der ABBYY FlexiCapture Cloud Service läuft auf Microsoft Azure und bietet dessen Sicherheit und Schutz in einer großen Auswahl an geografischen Regionen.
   
   
2. Sicherheitsfunktionen
   AUnsere Cloud besitzt native Sicherheitsfunktionen sowohl für die Infrastruktur- als auch für die Plattformschichten. Das Produkt ist nach SOC2 Typ 1 zertifiziert und so konzipiert, dass es die in TSP-Abschnitt 100 abgebildeten Vertrauensdienstkriterien für Sicherheit, Verfügbarkeit, Prozessintegrität, Vertraulichkeit und Datenschutz der AICPA 2017 erfüllt. Der Prüfbericht wurde von PricewaterhouseCoopers Deutschland erstellt.
   
   
3. API und Integration
   Die REST API von ABBYY FlexiCapture Cloud ermöglicht eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Systemen. Mithilfe der REST API können auch externe Systeme Dokumente hochladen und Extraktionsergebnisse erhalten. Für eine noch effizientere Datenerfassung lässt sich die Software mit KI durch Rückmeldungen zur Qualität der Ergebnisse trainieren und es können spezifische Prüfungen entwickelt werden.
   
   
4. Mehrstufige Dokumentenklassifizierung und -verarbeitung
   Automatisieren Sie das Verstehen, Trennen und Weiterleiten von Dokumenten durch KI-basierte Klassifikatoren, die mit den neuesten maschinellen Lernmethoden automatisch intelligenter werden. Ob strukturierte Formulare, semistrukturierte Dokumente oder auch komplett unstrukturierte Dokumente (Korrespondenzen oder Verträge) – FlexiCapture unterstützt dabei, Abwicklungskosten für Dokumente zu reduzieren und den Prozess zu beschleunigen. Kein manuelles Sortieren und Etikettieren mehr.
   
   
5. Natürliche Sprachverarbeitung
   Der neueste Release von FlexiCapture umfasst eine natürliche Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP), um die Dokumentenerfassung nun auch auf unstrukturierte Dokumente wie Verträge, Artikel, Vereinbarungen und E-Mails auszudehnen. Mit NLP-Technologie können mehr Geschäftsprozesse automatisiert erfolgen. Dadurch werden schnell wichtige Informationen aus Dokumenten in Ihren Geschäftsanwendungen bereitgestellt, was Zeit, Geld und Aufwand spart. 
   
   
6. Kontinuierliches Lernen
   Neue Auto-Learning-Funktionen beschleunigen die Produktionsaufnahme und reduzieren laufende Systemunterstützungs- und Wartungskosten erheblich. Die Technologie ermöglicht es Benutzern, das System für die Verwertung flexibler oder unregelmäßiger Dokumentenlayouts zu trainieren. Dabei behält der Administrator die volle Kontrolle, um Auto-Learning-Ergebnisse zu bearbeiten, zu verfeinern oder zu verwerfen. Das System lernt und verbessert sich kontinuierlich auf Grundlage der Rückmeldungen von Benutzern, indem es das erweiterte maschinelle Lernen und die natürliche Sprachverarbeitung (NLP) von ABBYY nutzt.

1. Klassifizierungstechnologie
   Nach der digitalen Dokumentenerfassung lassen sich Daten nach Form und Inhalt klassifizieren, um die informationsgesteuerten Prozesse Ihres Unternehmens zu optimieren. Die KI-Technologie erkennt jeden eingehenden Dokumententyp (einschließlich Bildern) mithilfe von tieflernenden Convolutional Neural Networks und sortiert nach Aussehen oder Muster. Die Textklassifizierung beruht auf statistischer und semantischer Textanalyse. Mit ABBYY FlexiCapture wählen Benutzer entweder eine Variante aus oder nutzen beide gleichzeitig.
   
   
2. Bildverarbeitung
   ABBYY Image Enhancement verbessert von mobilen Geräten erfasste Bilder automatisch und optimiert so die Dokumentenerfassung. Dies ist unverzichtbar für die Verwertung von Dokumenten mit komplexem Hintergrund (Abschriften, Identifikationsdokumenten oder Transportformularen). Das Bild wird automatisch optimiert und bei schlechter Bildqualität erfolgt eine sofortige Rückmeldung. Funktionen wie automatisches Zuschneiden, Hintergrundweißung, Bewertung der Bildqualität und die Möglichkeit, benutzerdefinierte Verbesserungsprofile für verschiedene Bildquellen zu erstellen, erleichtern die Erfassung und Nutzung aller Dokumente unabhängig von ihrer Qualität oder Quelle.
   
   
3. Handschriftliche Dokumente (ICR)
   Dank erweiterter ICR-Technologie (Intelligent Character Recognition) erkennt FlexiCapture auch handschriftliche Informationen. Extrahieren Sie handschriftliche Daten, Markierungen oder Volltext aus Dokumenten. Die integrierten KI-Technologien beschleunigen die Dokumentenerfassung durch eine verbesserte Texterkennung.
   
   
4. Skalierung und Performance
   FlexiCapture kann bei der Bereitstellung sowohl vertikal als auch horizontal skaliert werden, um hochvolumige und schnelle Szenarien der Dokumentenerfassung zu unterstützen. Ob Sie mehr als 3 Million Dokumente pro Tag oder 2.000 Seiten pro Minute verarbeiten müssen – die Architektur von FlexiCapture wächst nach Bedarf, um Ihre Verarbeitungsanforderungen zu erfüllen. Über eine zentrale Konfiguration und Verwaltung können Installationen auf mehreren Servern, eine verteilte Infrastruktur sowie die Zugriffsrechte von Benutzern gesteuert werden.
   
   
5. Multi-Tenancy (Mehrfachnutzer-Architektur)
   Unsere Dokumentenerfassungs-Software bietet eine gesicherte und isolierte Umgebung für Mandanten. Mit der Funktion Multi-Tenancy kommen allgemeine Richtlinien für verschiedene Benutzer zur Anwendung. Verwenden Sie sichere, zentralisierte Verwaltungstools und separate Lizenzen, um Daten in mehreren Arbeitsgruppen zu schützen und Zeit für die Einrichtung zu sparen.
   
   
6. Dokumententypen
   Durch eine ausgefeilte Dokumentenanalyse ist die KI-Software FlexiCapture in der Lage, während der Datenerfassung, die genaue Art von Papier- oder digitalen Dokumenten (Tabellenkalkulationen, Bilder, Logos usw.) sowie verschiedene Bereiche innerhalb eines Dokuments zu erkennen. Word-, Excel- und PDF-Dateien sowie E-Mails, eingescannte Bilder und andere digital erstellte Dokumente können in einem einzigen Ablauf verarbeitet werden, auch wenn der Text zunächst nicht lesbar scheint.

1. SLA und Unterstützung
   Führen Sie SLA-Monitorings und Analysen mit der neuen SLA-Monitoringfunktion durch, um sicherzustellen, dass Ihre Systeme im vorgegebenen Zeitrahmen optimale Ergebnisse liefern. Dabei werden Prioritäten für Dokumentverarbeitungsstufen festgelegt. Die Reihenfolge der Dokumente in einer Warteschlange ist flexibel anpassbar, wodurch erforderliche Fristen eingehalten werden. Erfüllen Sie Ihre Datenverarbeitungs- und Zeitanforderungen und stellen Sie gleichzeitig sicher, dass das System Zugriff auf Standardberichte und Dashboards bietet.
   
   
2. Datenschutz
   Verschiedene Methoden ermöglichen es nach der Dokumentenerfassung, dass vertrauliche Datenfelder innerhalb von Dokumenten beim Austausch und der Verifizierung durch Benutzer mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ausgeblendet werden. HTTPS bietet eine bidirektionale Verschlüsselung zwischen dem Benutzer und dem Server und schützt so vor Manipulationsangriffen oder Versuchen, Informationen abzufangen.
   
   
3. Monitoring und Analytik
   Analysieren Sie Ihren Dokumentenverarbeitungsfluss, stellen Sie sicher, dass Ihre KPIs zu Ihren Geschäftszielen passen, und optimieren oder priorisieren Sie Ressourcen, um Ihre Leistung zu justieren. Durch eine Umwandlung sind die von der Software gesammelten Daten aus den verschiedenen Verarbeitungsschritten in einer Vielzahl von Zusammenhängen abbildbar. So können Sie Berichte erstellen und kontrollieren, ob die Prozesse dem SLA und der Verarbeitungsqualität des Unternehmens entsprechen. Die hierfür aufgewendete Zeit lässt sich ohne Weiteres überprüfen.
   
   
4. Verwaltung
   Mit einer neuen Befehlszeile (Command Line Interface, CLI) können verschiedene Umgebungen der Dokumentenerfassung verwaltet und unterschiedliche Produktinstallationen eingerichtet oder synchronisiert werden. Ergebnisse des maschinellen Lernens sind für alle Projekte wiederverwendbar, während bestehende Projekte im Backup gesichert oder wiederverwendet werden können. 
   
   
5. Integration
   Die robusten APIs und progressiven Skripts von FlexiCapture ermöglichen eine enge Integration mit beliebigen Aufzeichnungs- und Interaktionssystemen wie UiPath, Blue Prism, Pega, Appian, M-Files, Laserfiche, Automation Anywhere und NX-Manager sowie Exchange 365 support via MS GRAPH Rest API. Nutzen Sie eine sichere Verbindung, um Dateien über den SFTP-Server zu übertragen, und speichern Sie den Datenexport als JSON-Datei. 
   
   
6. Multi-Channel-Input
   Mit der Mehrkanal-Eingabe ist es möglich, sowohl Papierdokumente als auch digitale Dokumente aus mehreren Quellen in einem einzigen Vorgang der Dokumentenerfassung zu verarbeiten – z. B. aus MFPs, Netzwerkscannern, E-Mails, FTP, Webposts oder Hotfoldern und Mobilgeräten.
   
   
7. Mobile Capture
   Eine beschleunigte Informationsverfügbarkeit wird durch mobile Geräte und weitere Dokumentenquellen für die Dateneingabe gewährleistet. Dabei erfolgt, wenn nötig, die Verbesserung der Bildqualität und die Erstellung von Bestätigungsberichten zum korrekten Upload und zur Verarbeitung. Die erweiterten mobilen Bilderfassungs-SDKs von ABBYY sind besonders nützlich, um das richtige mobile Erlebnis zu schaffen und Arbeitsabläufe auf Ihrem Gerät zu erfassen. Das Ergebnis der KI-gestützten Dokumentenerfassung ist genauer und besser nutzbar.
   
   
8. Sichtbarkeit
   Monitoringtools und Berichte zu Schlüsselparametern, einschließlich Ressourcen, Leistung und Genauigkeit, bieten Prozesstransparenz und -vorhersehbarkeit. Außerdem erhalten Administratoren einen Einblick in Verbesserungsmöglichkeiten in Hinblick auf die Datenerfassung.
   
   
9. Überall zugänglich
   FlexiCapture HTML5-Web-Stationen unterstützen Chrome, Firefox, Edge und andere Browser. Die Software des Marktführers ist bereit für den Einsatz in globalen Unternehmen, die über eine von überall aus zugängliche und leicht zu verwaltende responsive Weboberfläche relevante Geschäftsprozesse über entfernte Standorte hinweg verteilen und verwalten können.
   
   
10. Automatisierung der Dokumentenklassifizierung
    Klassifizieren Sie Dokumente in verschiedene Typen (z. B. Führerschein, Kontoauszug, Steuerformular und Variationen (z. B. Rechnungen von verschiedenen Anbietern), um eingehende Dokumente automatisch zu sortieren und sie an vordefinierte Ziele weiterzuleiten. FlexiCapture bietet Bild-, Text- oder regelbasierte Klassifizierungsmethoden, die zu einem hierarchischen System kombiniert werden können, um die höchste vollautomatisierte Verarbeitungsleistung zu erzielen und manuelle Überprüfungen zu reduzieren.
    

Mit FlexiCapture können Sie problemlos Anwendungen erstellen, die die Anforderungen bestimmter interner oder ausgelagerter Geschäftsszenarien erfüllen. FlexiCapture-Anpassungsskripte und Web-Service-API ermöglichen es Unternehmen, die Verarbeitungsphasen und das Daten-Routing an spezifische Kundenbedürfnisse anzupassen.

• Scannen und Klassifizierung von Dokumenten
  Für eine intelligente Dokumentenerfassung bietet FlexiCapture Skriptfunktionen zum Anpassen von Scan- und Klassifizierungsstufen. Für einige Projekte sind zusätzliche Werkzeuge zum Scannen und Klassifizieren von Bedeutung, um spezielle Aktionen durchzuführen oder Vorschriften zu befolgen.
  
  
• Datenerkennung und -extraktion
  Mit diesem Skript kann die OCR/ICR-Engine eines Drittanbieters während der benutzerdefinierten Erkennungsphase jeden beliebigen Bereich eines Felds im Dokument identifizieren. Dadurch wird die Zusammensetzung von Dokumenten, Dokumentensätzen und Text deutlich, und die Datenextraktion kann an jedes benutzerdefinierte Szenario angepasst werden.
  
  
• Autokorrektur und Datenvalidierung
  Das Autokorrekturskript wird nach der Erkennung automatisch gestartet, um Inhalte in erkannten Feldern direkt zu ersetzen oder zu ändern. Mit Datenvalidierungsskripten können Regeln erstellt werden, die zur Definition benutzerdefinierter Algorithmen für die Validierung und -normalisierung dienen (z. B. Wörterbücher, eine Sammlung oder ein benutzerdefinierter Satz von Symbolen).
  
  
• Dokumentenbildverbesserung
  Im Gegensatz zu den Standardregeln für das Zusammensetzen in Dokumentdefinitionseigenschaften bietet ein benutzerdefiniertes Skript mehr Flexibilität bei der Dokumentenerfassung und -verbesserung. Hierfür gilt es, benutzerdefinierte Regeln für Dokumentensätze zusammenzustellen.
  
  
• Verifizierung
  Für den personalisierten Verifizierungsprozess enthalten die Skripte Steuerelemente für dokumentspezifische Funktionen. Sie ändern das Verhalten der Software für ein bestimmtes Projekt oder starten automatisch bestimmte Ereignisse, die bei der Verarbeitung eines Stapels, Dokuments oder Felds auftreten.
  
  
• Exportregeln
  Alle verarbeiteten Informationen können zur weiteren Nutzung in verschiedene Formate exportiert werden. Erstellen Sie benutzerdefinierte Exportmodule mit einem skriptfähigen Export, um Daten und Bilder direkt an externe Anwendungen zu liefern, einschließlich ECM-, CRM- und ERP-Systeme.
  
  
• Web service API
  Mit der Web-Service-API lassen sich problemlos benutzerdefinierte Anwendungen entwickeln oder Module importieren, die Dokumente zur Indexierung, Klassifizierung und Datenextraktion direkt an FlexiCapture liefern. Von externen Anwendungen erfasste Inhalte werden über HTTP- oder HTTPS-Protokolle an den FlexiCapture-Verarbeitungsserver übermittelt. Die Skripte ermöglichen das Einbetten von FlexiCapture-Web-Stationen in jedes beliebige Backend-System und das Anwenden benutzerdefinierter Szenarien, Stufen, Benutzerrollen und Designs (Schaltflächen, Menüs und Symbolleisten).