25 de abril de 2025
Com mais de 35 anos de inovação na área do IDP, a ABBYY é uma referência comprovada neste setor e é reconhecida por 10 empresas de análise. Com 1,5 mil milhões de faturas processadas todos os anos, a nossa tecnologia baseada em IA, incluindo aprendizagem automática e processamento de linguagem natural, permite uma redução de até 91% nos custos de processamento de faturas.
As principais diferenças incluem:
As empresas que utilizam o processamento inteligente de documentos da ABBYY registam uma aceleração de até 90% nos tempos de processamento de faturas, reduzindo os ciclos de pagamento de 1 a 2 dias para menos de uma hora. Ao eliminar a introdução manual de dados, a automação permite também que os colaboradores se concentrem em tarefas de maior valor. A produtividade dos colaboradores pode aumentar 400%, com os colaboradores a dedicarem 30% menos tempo a responder a questões.
Sim. Para além de poupar tempo e dinheiro através de uma maior produtividade e eficiência, a automação ajuda a garantir o cumprimento das políticas da empresa, dos acordos com fornecedores e dos requisitos regulamentares. Os sistemas automatizados também são mais eficazes na extração de informações significativas das faturas, para analisar tendências e tomar decisões fundamentadas.
Como a automação se encarrega das tarefas repetitivas, a satisfação profissional dos colaboradores tende também a aumentar. Os clientes também beneficiam. Um processamento mais rápido das faturas reduz os tempos de resposta, agilizando a tomada de decisões e os pagamentos.
O processamento automatizado de faturas costumava significar horas passadas a classificar, verificar e introduzir manualmente os valores, seguidas da obtenção de aprovações junto de vários departamentos. Hoje em dia, a automação é que, muitas vezes, faz o trabalho mais pesado. A automação da faturação permite capturar, extrair e validar dados essenciais, enviando depois essas informações diretamente para os sistemas empresariais, para um processamento direto.
Neste guia, vamos analisar como funciona o processamento automatizado de faturas, quais são as suas principais vantagens e como pode escolher a solução de processamento mais adequada para a sua empresa.
Ir para:
O que é o processamento automatizado de faturas?
Como funciona a automação da faturação
Vantagens do processamento automatizado de faturas
Como automatizar o processamento de faturas How to automate invoice processing
Como escolher o software certo para a automação da faturação
Exemplos de processamento automatizado de faturas
Por que deve escolher a ABBYY para automatizar o processamento de faturas?
O processamento automatizado de faturas consiste na utilização de software para capturar, extrair, validar e integrar os dados das faturas nos processos empresariais.
Sem automação, as empresas dependem normalmente dos seus colaboradores para introduzir manualmente os dados, verificar os detalhes, encaminhar aprovações, processar pagamentos e organizar registos para referência futura — tudo isto pode ser demorado e propenso a erros. A automação acelera o processo ao realizar tarefas como:
Uma tecnologia fundamental utilizada no processamento automatizado de faturas é o reconhecimento ótico de caracteres (OCR), que extrai das faturas informações essenciais, tais como nomes de fornecedores, números, datas, itens e totais, sem necessidade de introdução manual de dados.
Quando combinado com tecnologias de IA, como a aprendizagem automática (ML) e o processamento de linguagem natural (NLP), o processamento automatizado de faturas torna-se mais inteligente, permitindo processar de forma eficiente até mesmo ficheiros PDF não estruturados e recibos manuscritos — quer sejam recebidos em papel, por e-mail, através de API, por telemóvel ou por digitalização. O ML permite que o sistema identifique padrões e melhore continuamente a precisão, aprendendo com as correções anteriores, enquanto o NLP ajuda a compreender o contexto e a adaptar-se a novos formatos sem intervenção manual.
O fluxo de trabalho exato do processamento automatizado de faturas depende da solução escolhida. As soluções de processamento inteligente de documentos (IDP) baseadas em IA, por exemplo, podem ir além da automação básica, baseada em regras, para lidar com tarefas mais complexas e melhorar continuamente a precisão. Estas soluções fornecem os dados aos sistemas de informação da empresa, tais como RPA, BPM e ERP, para facilitar o processamento direto das faturas. Independentemente do canal pelo qual as faturas chegam — em papel, por e-mail, API, MFP/digitalização local, dispositivo móvel ou digitalização via web — todas as faturas são processadas de forma centralizada. Eis como o processo funciona normalmente:
A automação melhora o processamento de faturas, não só acelerando e simplificando os seus fluxos de trabalho, mas também proporcionando-lhe controlos financeiros mais rigorosos e uma melhor supervisão. As vantagens incluem:
A automação do processamento de faturas elimina etapas desnecessárias, reduz os estrangulamentos, padroniza os processos e agiliza a tomada de decisões, resultando num fluxo de trabalho mais rápido e consistente, com menos atritos. Os registos de faturas podem ser facilmente centralizados, permitindo um acesso mais rápido e uma maior segurança. A racionalização da contabilidade implica também identificar e eliminar potenciais fontes de erros, enquanto a normalização dos processos garante que as tarefas sejam realizadas de forma coerente.
Com o processamento automatizado de faturas baseado em IA, as empresas podem registar uma melhoria de até 90% nos tempos de processamento de faturas, sendo que o processamento direto reduz para menos de uma hora as tarefas que antes demoravam um ou dois dias. A produtividade dos colaboradores também aumenta até 400% e os funcionários do departamento de contabilidade dedicam 30% menos tempo a consultas, o que lhes permite concentrarem-se em tarefas de maior valor.
Os seres humanos cometem frequentemente erros ao ler, introduzir ou verificar dados de forma repetitiva. A automação do processamento de faturas elimina esse risco. Com a reconciliação tripla, o sistema verifica automaticamente a correspondência entre a ordem de compra, o relatório de receção de mercadorias e a fatura no que diz respeito às quantidades e aos preços, evitando pagamentos em excesso, pagamentos insuficientes, pagamentos em atraso ou duplicados e outros erros, ao mesmo tempo que melhora a consistência e a eficiência.
AO processamento automatizado de faturas aplica fluxos de trabalho de aprovação, mantém um registo de auditoria claro e valida as faturas, com o objetivo de reduzir a fraude e os erros. Ao processar as faturas de acordo com as políticas da empresa e as normas regulamentares, este processo ajuda as empresas a cumprir os requisitos de conformidade fiscal, financeira e setorial, minimizando simultaneamente as sanções.
A redução de custos é um fator determinante para a transição para o processamento automatizado de faturas, com as empresas a registarem uma redução de até 91% nos custos de processamento. Estudos recentes sugerem que o custo mediano do processo de pagamento de contas por fatura é de 11 dólares, enquanto as empresas de referência gastam apenas 3 dólares ou menos por fatura. A automação da faturação também ajuda as organizações a poupar dinheiro, permitindo-lhes tirar partido dos descontos por pagamento antecipado.
A automação permite o acompanhamento e a elaboração de relatórios em tempo real sobre o estado das faturas, para que as empresas possam acompanhar os pagamentos pendentes, prever despesas e tomar decisões financeiras mais informadas.
Escolha uma solução de processamento automatizado de faturas "chave na mão" que capture, reconheça, extraia e valide dados, para tornar o processamento direto de faturas baseadas em ordens de compra fácil e preciso.
Seja estratégico ao definir as etapas e as decisões envolvidas no seu fluxo de trabalho de processamento de faturas. Personalize e configure o seu processo de forma a adequá-lo aos requisitos, preferências e restrições específicas da sua organização.
Os principais fornecedores de software de processamento de faturas disponibilizam conectores gratuitos para uma integração rápida e de baixo custo com os principais sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) e de contabilidade. Integre a sua solução de automação de faturas com a sua infraestrutura existente, para que os dados das faturas extraídos e verificados sejam enviados diretamente para os seus sistemas existentes — incluindo a automação robótica de processos (RPA), a gestão de relações com o cliente (CRM), gestão de processos empresariais (BPM), gestão de conteúdos empresariais (ECM) e plataformas de contabilidade — criando um fluxo de trabalho de contas a pagar automatizado de ponta a ponta e mais inteligente.
Teste fluxos de trabalho personalizados num ambiente controlado, recolha feedback e faça os ajustes necessários. À medida que as necessidades empresariais evoluem, acompanhe continuamente o desempenho do fluxo de trabalho para analisar a sua eficácia e realizar otimizações adicionais, de modo a manter a sua relevância e eficácia.
A escolha do software de automação de faturas adequado para a sua empresa é fundamental para melhorar a eficiência e a precisão. Eis o que deve ter em conta ao avaliar as suas opções:
O software de processamento de faturas da ABBYY, baseado em IA e líder do setor, proporciona rapidez, precisão e eficiência em grande escala, oferecendo:
Essa combinação de vantagens traduz-se em resultados concretos para os clientes da ABBYY. Tomemos como exemplo a GEMLUX, um fabricante líder de equipamento náutico. Antes da automação, o processamento manual das ordens de compra da empresa obrigava os representantes de vendas a despenderem entre 30 e 45 minutos a introduzir as ordens de compra, algumas com mais de 100 itens, enquanto a consolidação das encomendas dos fornecedores podia demorar um dia inteiro. Ao integrar o processamento inteligente de documentos (IDP) da ABBYY com o ERP da NetSuite, a GEMLUX reduziu o tempo de processamento das ordens de compra para apenas 3 a 5 minutos. A gestão das encomendas aos fornecedores também ficou 75% mais rápida. Com o ABBYY IDP já implementado, a GEMLUX está agora a alargar a automação a outros fluxos de trabalho de documentos.
Cada empresa enfrenta desafios únicos e a solução de IA da ABBYY, concebida especificamente para o efeito, adapta-se às diferentes necessidades através de modelos pré-treinados e personalizados para setores específicos. Se estiver pronto para descobrir como a ABBYY pode otimizar o processamento das suas faturas, solicite hoje mesmo uma demonstração com um dos nossos especialistas.
Para automatizar os processos de faturação, as empresas costumam seguir estes quatro passos:
O processamento automatizado de faturas com recurso à IA combina o poder da automação com a inteligência e a adaptabilidade da IA. Tomemos o OCR, por exemplo. O OCR tradicional limita-se a converter texto digitalizado em texto legível por computador, sem compreender o contexto. No entanto, quando combinado com tecnologias de IA, como a aprendizagem automática (ML) e o processamento de linguagem natural (NLP), o OCR consegue extrair, classificar e validar dados de forma inteligente, melhorando a precisão e a adaptabilidade no tratamento de documentos complexos.
Em suma, o processamento automatizado de faturas com recurso à IA vai além da eliminação da introdução manual de dados, permitindo realizar tarefas mais complexas, como a verificação cruzada, a validação e o encaminhamento automatizado, com integrações com sistemas ERP, RPA e de contabilidade para uma automação de ponta a ponta.
Maxime Vermeir
Vice-presidente de estratégia de IA na ABBYY
Maxime Vermeir é vice-presidente de estratégia de IA na ABBYY, empresa especializada em automação inteligente. Ajuda empresas a levar a inteligência artificial do estágio de experimentação ao de execução, traduzindo os avanços dos grandes modelos de linguagem (LLMs) e outras tecnologias de IA em sistemas que geram resultados de negócio mensuráveis.
Na interseção entre estratégia, processos e tecnologia, Maxime apoia organizações na operacionalização da IA à escala em fluxos de trabalho reais. Apresenta também o podcast AI Pulse da ABBYY, onde explora as tendências emergentes da IA e o seu impacto concreto nas empresas.
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Disponível no YouTube e no Spotify, esta série aborda uma vasta gama de temas relacionados com a inteligência artificial e a automação inteligente para líderes empresariais e tecnológicos.
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