Traitement automatisé des factures : Guide complet

Auparavant, traiter les factures signifiait passer des heures à les trier, les vérifier et les saisir manuellement — puis à courir après différents départements pour les faire approuver. Aujourd’hui, l’automatisation prend souvent en charge le gros du travail. L’automatisation des factures permet de capturer, extraire et valider les données-clés, puis d’envoyer directement ces informations aux systèmes de l’entreprise pour un traitement direct.

Dans ce guide, nous verrons comment le traitement automatisé des factures fonctionne, quels sont ses principaux avantages et comment choisir la bonne solution pour votre entreprise.

Qu’est-ce que le traitement automatisé des factures ?

Le traitement automatisé des factures consiste à utiliser un logiciel pour capturer, extraire, valider et intégrer les données des factures aux processus métier.

 

 

Sans automatisation, les entreprises comptent en général sur leur personnel pour saisir manuellement les données, en vérifier les détails, les acheminer pour approbation et paiement, et les classer en dossiers pour pouvoir s’y référer plus tard — tout cela peut être chronophage et source d’erreurs. L’automatisation accélère ce processus en effectuant des tâches comme :

• Analyser et extraire les données
• Valider et vérifier les données
• Traiter les exceptions
• Gérer le flux de travail
• Approuver et payer

L’une des technologies-clés utilisées pour le traitement automatisé des factures est l’OCR (reconnaissance optique de caractères), qui extrait des factures les informations essentielles – comme le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date, les articles et les totaux — sans qu’une saisie manuelle soit nécessaire.

Lorsqu’il est associé à des technologies d’IA comme le machine learning (ML) ou le traitement du langage naturel (NLP), le traitement automatisé des factures devient encore plus intelligent, capable de traiter efficacement même des PDF non structurés ou des reçus manuscrits — qu’ils arrivent par papier, email, API, mobile, ou scan. Le ML permet au système d’identifier les schémas et d’améliorer en permanence la précision, en tirant les enseignements des corrections passées, tandis que le NLP aide à comprendre le contexte et à s’adapter aux nouveaux formats sans intervention manuelle.

Comment fonctionne l’automatisation des factures

Le workflow exact du traitement automatisé des factures dépend de la solution choisie. Les solutions IDP (traitement intelligent des documents) alimentées par l’IA, par exemple, sont capables d’aller au-delà de l’automatisation basique reposant sur des règles et de réaliser des tâches plus complexes tout en améliorant la justesse en permanence. Ces solutions envoient les données aux systèmes d’information des entreprises tels que RPA, BPM, ou ERP afin de faciliter le traitement direct des factures. Quel que soit le canal par lequel les factures arrivent — papier, email, API, imprimante multifonctions/scanner local, appareil mobile, scan Internet — toutes les factures sont traitées de façon centralisée. Voici comment se déroule habituellement ce processus :

1. Scan et extraction des données : les factures reçues en format papier ou numérique sont scannées ou directement chargées dans le système automatisé. La technologie OCR est utilisée pour capturer les informations pertinentes des factures, comme les coordonnées du fournisseur, le numéro de facture, la date, la désignation des articles et les montants.
2. Validation des données : les données extraites sont ensuite validées selon des règles et critères prédéfinis. Cela permet de repérer toute erreur ou toute incohérence. 
3. Rapprochement et vérification : le système peut automatiquement rapprocher la facture du bon de commande afin de s’assurer que les biens ou services ont été réceptionnés comme prévu.
4. Traitement des exceptions : si une anomalie ou une exception est constatée lors du processus de validation et de rapprochement, le système peut le signaler. Ces problèmes seront alors analysés et résolus.
5. Gestion du flux de travail (workflow) : Les factures sont acheminées vers les bons départements / vers les bonnes personnes pour vérification et approbation, conformément aux règles et hiérarchies de l’entreprise.
6. Paiement : une fois que la facture a franchi les étapes d’approbation nécessaires, le système enclenche le processus de paiement. Cela peut passer par la génération d’instructions de paiement, la mise à jour des dossiers comptables pour vraiment initier le paiement au fournisseur.

Avantages du traitement automatisé des factures

 

 

L’automatisation améliore le traitement des factures : non seulement les flux de travail sont accélérés et rationalisés, mais vous avez aussi une meilleure maîtrise de vos finances, avec une meilleure vue d’ensemble. Parmi les avantages :

Efficacité

L’automatisation du traitement des factures élimine les étapes non nécessaires, réduit les goulots d’étranglement, normalise les processus, et rationalise les prises de décision pour un flux de travail plus rapide et plus cohérent, avec moins de frictions. Les dossiers de factures peuvent être facilement centralisés pour un accès plus rapide et une plus grande sécurité. Optimiser la comptabilité nécessite également d’identifier et d’éliminer les potentielles sources d’erreurs, tandis que la standardisation des processus garantit que les tâches soient effectuées de façon cohérente.

Avec le traitement automatisé des factures fonctionnant grâce à l’IA, les entreprises peuvent améliorer jusqu’à 90% le délai de traitement des factures grâce à un traitement direct : les tâches qui nécessitaient un à deux jours sont effectuées en moins d’une heure. La productivité des salariés est également accrue, jusqu’à 400%, et les équipes comptables passent 30% de temps en moins sur ces demandes, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches de plus grande valeur.

Exactitude

Lorsqu’ils lisent, saisissent ou vérifient des données de façon répétitive, les humains font souvent des erreurs. L’automatisation du traitement des factures élimine ce risque. Avec un triple rapprochement, le système fait automatiquement des vérifications croisées des bons de commande, des rapports sur les marchandises reçues et des factures pour contrôler quantités et prix — cela évite de trop payer, de ne pas payer assez, de payer en double ou en retard, ainsi que d’autres erreurs, tout en améliorant la cohérence et l’efficacité.

Conformité

Le traitement automatisé des factures renforce le processus d’approbation, laisse des traces claires pour les audits et valide les factures pour limiter les fraudes et les erreurs. En traitant les factures conformément à la politique de l’entreprise et aux normes réglementaires, les entreprises peuvent plus facilement être conformes aux exigences fiscales, financières et à celles propres à leur secteur d’activité, tout en limitant les pénalités.

Réduction des coûts

Les économies potentielles sont un élément décisif dans le passage au traitement automatisé des factures, permettant aux entreprises de faire baisser leurs coûts de traitement jusqu’à 91%. De récentes enquêtes semblent indiquer que le coût médian par facture, tous secteurs d’activité confondus, est de 11$ alors que les entreprises les mieux classées ne dépensent que 3$, voire moins, par facture. Avec l’automatisation des factures, les entreprises font également des économies en étant éligibles à des rabais pour paiement anticipé.

Visibilité

L’automatisation permet un suivi et un reporting en temps réel sur le statut des factures. Cette visibilité sur le cycle de vie des factures aide les entreprises à faire le suivi des paiements en attente, à anticiper les dépenses, et à prendre des décisions financières plus éclairées.

Comment automatiser le traitement des factures

1. Choisissez une solution de traitement des factures

Choisissez une solution clé en main de traitement automatisé des factures, capable d’automatiser la capture, la reconnaissance, l’extraction des champs et la validation des données pour un traitement d’une traite, facile et précis des factures fournisseurs.

2. Personnalisez le flux de travail

Soyez stratégique dans la conception des étapes et des décisions impliquées dans votre flux de traitement des factures. La personnalisation d’un workflow signifie l’adapter et le configurer pour qu’il corresponde aux exigences, préférences et contraintes propres à votre organisation.

3. Intégration aux systèmes existants

Les principaux fournisseurs de logiciels de traitement des factures proposent des connecteurs gratuits pour une intégration rapide et économique aux principaux outils ERP et comptables. Intégrez votre solution d’automatisation des factures à votre infrastructure existante pour que les données des factures extraites et vérifiées soient directement versées à vos systèmes existants — y compris la RPA, le CRM, le BPM (gestion des processus métier), l’ECM (gestion des contenus d’entreprise), et les plateformes comptables —, ce qui donne un flux de travail (workflow) de la comptabilité plus intelligent et automatisé de bout en bout.

4. Test et contrôle

Testez des workflows sur mesure dans un environnement maîtrisé, rassemblez les feedbacks et faites les ajustements nécessaires. Les besoins d’une entreprise étant en évolution, assurez un suivi permanent de la performance du workflow pour analyser son efficacité et continuer à l’améliorer. Votre entreprise restera ainsi pertinente et efficace.

Comment choisir le bon logiciel d’automatisation des factures

Choisir le bon logiciel d’automatisation des factures pour votre entreprise est une décision cruciale pour améliorer l’efficacité et la précision. Voici quelques éléments-clés à prendre en compte lorsque vous évaluez les différentes options :

• Capacités d’intégration : le logiciel doit pouvoir s’intégrer sans heurts à votre système ERP, comptable, ou autre, pour automatiser le flux des données.
• Simplicité d’utilisation : Choisissez une interface intuitive et ergonomique, ne nécessitant que peu de formation, avec des fonctionnalités en low-code/no-code (LCNC) qui permettent aux équipes de personnaliser leurs workflows sans expertise technique. Une solution accessible sur mobile doit permettre de suivre et approuver les factures même en déplacement, pour un traitement fluide depuis n'importe quel appareil.
• Fonctionnalités d’automatisation :cherchez des fonctionnalités telles que la capture automatique des données, le rapprochement automatique des factures et un flux automatique d’approbation. Ces fonctionnalités aident à réduire les tâches manuelles et accélèrent le cycle de traitement des factures.
• Extraction des données : le logiciel doit intégrer une technologie OCR (reconnaissance optique des caractères) de haute précision avec modèles d’extraction déjà formés pour extraire les données clés des factures scannées ou photographiées.
• Circuit de validation et d’approbation : assurez-vous que le logiciel peut rapprocher de façon fiable les factures avec les bons de commande et les reçus. Il doit également permettre des approbations et notifications multi-niveaux..
• Sécurité et conformité : assurez-vous que le logiciel réponde aux normes de votre secteur d’activité concernant la sécurité des données et la conformité, en particulier s’il doit traiter des informations financières sensibles.
• Personnalisation et adaptabilité : le logiciel doit vous donner la possibilité de personnaliser les champs et les workflows et être en mesure de traiter un volume croissant de factures pour s’adapter à l’évolution de vos besoins.
• Reporting et analyses : choisissez une solution qui vous donne un aperçu du délai de traitement des factures, des goulots d’étranglement dans le circuit d’approbation, ainsi que d’autres indicateurs-clés de performance. Cela vous aidera à optimiser l’efficacité.
• Assistance fournisseur : faites une évaluation du niveau d’assistance que le fournisseur du logiciel apporte à ses clients. Une assistance rapide est importante si vous rencontrez des difficultés ou avez besoin d’aide pour la personnalisation de l’outil.
• Coût et ROI : faites une évaluation du coût du logiciel par rapport aux potentiels économies et gains de temps que vous pourrez en tirer. Calculez le retour sur investissement (ROI) sur la base des gains en efficacité.

Exemples de traitement automatisé des factures

• Santé : Automatisez le traitement des factures émises par les fournisseurs de matériel médical en les rapprochant facilement des bons de commande et bons de livraison. En réduisant le recours aux vérifications manuelles, ce système améliore le suivi des contrats fournisseurs et de la conformité aux réglementations en vigueur dans le domaine de la santé, tout en garantissant que le paiement n’est effectué que pour des articles effectivement reçus.
• Assurance : Extrayez et validez les données des factures liées aux sinistres, rapprochez-les des polices d’assurance et des coordonnées des fournisseurs pour réduire les erreurs et accélérer le processus d’approbation. Cela se traduira par une meilleure expérience client.
• Logistique et chaîne d’approvisionnement : Limitez les tâches administratives dans les secteurs des transports et de la logistique et faites des paiements plus rapides et plus justes aux transporteurs en rapprochant automatiquement les factures d’expédition et de livraison aux données des commandes et de suivi.
• Gouvernment et secteur public : Gérez contrats et achats dans tous les départements en intégrant automatiquement les factures d’approvisionnement aux flux d’approbation, conformément au budget et aux normes réglementaires.

Pourquoi choisir ABBYY pour automatiser le traitement des factures ?

ABBYY’s industry-leading AI-powered invoice processing software delivers speed, accuracy, and efficiency at scale, offering:

• Le meilleur de l’IA et de l’OCR : Un OCR leader du secteur et une IA sur mesure garantissent une grande précision dans l’extraction des données tirées des factures, quels qu’en soient le format ou la langue. La détection des fraudes fonctionnant grâce à l’IA permet de repérer les anomalies, les factures en doublon et les transactions suspectes avant qu’il ne soit procédé au paiement.
• Intégration et changement d’échelle en toute fluidité : Des connecteurs pré-intégrés et une intégration low-code vous permettent de connecter ABBYY à des plateformes ERP, RPA, BPM, et autres plateformes comptables pour des workflows fluides. La solution proposée par ABBYY s’adapte également aux besoins croissants des entreprises, avec des options de déploiement sur cloud, sur site et avec API.
• Low-code/no-code (LCNC) : Les utilisateurs en entreprise peuvent configurer les workflows et développer des modèles sur mesure, même sans expertise technique, ce qui rend l’automatisation plus accessible et plus adaptable aux besoins mouvants des entreprises.
• Mise en œuvre et ROI rapides : Lancez-vous rapidement avec des modèles d’IA déjà entraînés pour plus de 90% de justesse dès le premier jour et une précision qui s’améliore au fil du temps. Les corrections manuelles sont ainsi réduites et l’efficacité accrue.

Cette combination d’avantages se traduit par des résultats concrets pour les clients ABBYY. Prenons l’exemple de GEMLUX, l’un des plus grands fabricants d’équipements nautiques. Avant automatisation, le processus des commandes était manuel et les commerciaux consacraient 30 à 45 minutes à chaque bon de commande entrant — certains bons comprenant plus de 100 lignes d’articles — tandis que la consolidation des commandes fournisseurs pouvait prendre jusqu’à une journée entière. En intégrant l’IDP ABBYY (traitement intelligent des documents) à NetSuite ERP, GEMLUX a ramené le traitement des bons de commande à 3–5 minutes. La gestion des commandes fournisseurs est quant à elle raccourcie de 75%. Maintenant que l’IDP ABBYY est en place, GEMLUX étend l’automatisation à d’autres flux documentaires.

Chaque entreprise fait face à des défis uniques et la solution d’IA sur mesure d’ABBYY s’adapte aux différents besoins grâce à des modèles déjà entraînés, conçus spécifiquement pour différents secteurs d’activité. Si vous êtes prêts à voir comment ABBYY peut optimiser le traitement de vos factures, demandez une démo dès aujourd’hui avec l’un de nos experts.