Soumettre manuellement ses notes de frais est une tâche redoutée par de nombreux employés. Après un déplacement professionnel, un salarié peut être amené à fouiller dans ses emails pour trouver des reçus numériques, à prendre des photos de reçus papier avec son appareil mobile pour charger le tout dans un tableur ou un portail de dépenses. Il devra ensuite étiqueter, dater et catégoriser chaque élément. Une erreur de saisie entraîne souvent des échanges frustrants avec le service financier, ce qui retarde d’autant les remboursements.
L'automatisation de la gestion des dépenses offre une solution plus intelligente et plus rapide. Il suffit à l'employé de numériser et de soumettre ses reçus, puis de laisser la technologie extraire les champs pertinents, vérifier les données et les acheminer vers le service comptabilité fournisseurs. Les dépenses sont ainsi traitées plus rapidement et avec plus de justesse ; les remboursements sont plus rapides.
Alors que les solutions d'automatisation des processus métier sont plus stratégiques et intelligentes que jamais, automatiser la gestion des dépenses grâce à des solutions basées sur l'IA offre un gain rapide d'efficacité et de satisfaction des salariés de l’équipe comptable.
Bien sûr, pour être véritablement efficace, votre plateforme d'automatisation doit être conçue spécifiquement pour répondre aux besoins concrets de votre entreprise : elle doit être en mesure de gérer différents types de documents, s'adapter à différentes langues et formats, et s'améliorer continuellement. Dans cet article, nous explorons ce qu'est l'automatisation de la gestion des dépenses, ses avantages et les critères à prendre en compte lors d'un investissement dans ce genre de solution.
Comprendre l’automatisation de la gestion des dépenses
L'automatisation de la gestion des dépenses utilise une technologie permettant de capturer, traiter et suivre les notes de frais des salariés et des prestataires. Au lieu de s'appuyer sur le tri et la saisie manuels des données, l'automatisation de la gestion des dépenses utilise une technologie de traitement intelligent des documents (IDP) pour extraire rapidement et automatiquement les informations-clés des reçus et des documents associés.
Chaque aspect de la gestion des dépenses peut être automatisé, à commencer par la réception et le traitement des reçus, tels que les factures d'hôtel ou de taxi. Qu'ils soient soumis sous forme d'images numérisées, de PDF ou de photos prises avec un mobile, ces documents sont automatiquement classés par type afin d'y appliquer les règles métier appropriées. L'automatisation de la gestion des dépenses extrait des informations importantes telles que le nom des fournisseurs, les dates, les montants, les taxes et les postes de dépense, puis vérifie la conformité aux politiques de l'entreprise. En cas d'information manquante ou incertaine, une vérification humaine peut être déclenchée. Au fil du temps, le système apprend de ces interactions, ce qui augmente les taux d'automatisation et réduit le besoin d'intervention manuelle.
Grâce à sa rapidité et à sa précision, l'automatisation de la gestion des dépenses permet des cycles de remboursement plus rapides et une meilleure conformité aux politiques, notamment lorsqu'elle est intégrée aux systèmes de gestion des ressources de l'entreprise (ERP) et aux plateformes comptables. Les entreprises bénéficient également d'une meilleure visibilité sur leurs dépenses, ce qui leur permet de prendre des décisions financières plus judicieuses.
Manuelle vs. Automatisée : L'évolution de la gestion des dépenses
Bien qu'il existe de nombreuses solutions d'automatisation de la comptabilité fournisseurs, de nombreuses équipes financières effectuent encore l'essentiel de la gestion des dépenses sans automatisation. Les nombreuses étapes manuelles engendrent des tâches fastidieuses et des erreurs, ce qui est frustrant pour les salariés.
Mais l'automatisation peut radicalement transformer ce processus. Voici un bref comparatif de la gestion manuelle des dépenses par rapport à la gestion automatisée.
Gestion manuelle des dépenses
La gestion manuelle des dépenses repose largement sur les salariés et les équipes comptables qui doivent collecter, organiser et traiter manuellement les dépenses. En général, les employés compilent un mélange de reçus papier, d'emails et d'autres reçus numériques, qui sont ensuite saisis manuellement dans des feuilles de calcul ou des systèmes comptables. Les erreurs humaines nécessitent souvent des retouches, et la visibilité de l'entreprise sur l’ensemble des dépenses est limitée.
Gestion automatisée des dépenses
Lorsque la gestion des dépenses est automatisée, une technologie basée sur l'IA capture, classe et valide les données de dépenses tirées des reçus et des factures en temps réel. Les informations-clés sont automatiquement extraites des reçus et vérifiées par rapport aux politiques de l'entreprise. Les documents sont triés et acheminés de manière appropriée, et les données circulent directement dans les systèmes ERP et comptables avec une intervention humaine réduite au minimum.
Comment l'automatisation de la gestion des dépenses aide-t-elle les entreprises à réduire leurs coûts
À mesure que les entreprises grossissent et se développent, la façon dont elles gèrent leurs dépenses doit évoluer avec elles. Voici comment l'automatisation de la gestion des dépenses offre aux entreprises une base plus intelligente pour le suivi, l'approbation et le contrôle des dépenses.
Précision améliorée
Les humains commettent souvent des erreurs lors de tâches répétitives. La saisie manuelle des données entraîne des fautes de frappe coûteuses et il n’est pas rare que des champs soient oubliés. L'automatisation réduit drastiquement ces erreurs en extrayant avec précision les données importantes et en les confrontant aux politiques de l’entreprise.
Meilleure productivité
L'automatisation réduit le temps nécessaire à la collecte, au traitement et à l'approbation des dépenses, permettant aux équipes financières de gérer des volumes importants de reçus à moindre effort. Les employés peuvent alors consacrer plus de temps et d’énergie à des tâches plus stratégiques, et les entreprises peuvent passer à l’échelle sans augmenter leurs effectifs.
Conformité améliorée
L'automatisation intégrant la vérification des politiques et des règles de l’entreprise directement dans le flux de travail (workflow), le risque de violation des politiques et de problèmes d'audit est considérablement réduit. Certaines solutions d'automatisation prennent même en charge la validation par rapport aux bases de données des fournisseurs et le calcul des taxes et impôts afin de garantir la conformité réglementaire et interne à grande échelle.
Une meilleure expérience pour les salariés
Grâce à l'automatisation, les reçus des employés peuvent être saisis en déplacement, soumis dans n'importe quel format et traités rapidement, avec moins d'allers-retours. Le remboursement est plus rapide.
Des processus agiles de gestion des dépenses
Les besoins en matière de gestion des dépenses peuvent évoluer rapidement, en raison de nouveaux fournisseurs ou de nouvelles règles de conformité par exemple. Les meilleures solutions d'automatisation de la gestion des dépenses sont capables de traiter une grande variété de types de documents, de prendre en charge plusieurs langues et de d’apprendre en permanence des retours des utilisateurs pour s'améliorer au fil du temps.
Visibilité et contrôle
Lorsque les données relatives aux dépenses sont automatiquement intégrées aux systèmes ERP et comptables, les entreprises disposent d'une visibilité en temps réel sur les habitudes de dépenses et de prévisions plus précises pour une budgétisation plus intelligente.
Plus intelligent et plus rapide : l’apport de l’IA à la gestion des dépenses
L’IA joue un rôle central dans l’automatisation de chaque étape du processus de gestion des dépenses, depuis la saisie des reçus jusqu'au remboursement :
- Catégorisation intelligente des documents : L’IA classe automatiquement les documents de dépenses entrants et les assigne au bon flux de traitement, afin que les règles de l’entreprise appropriées soient appliquées à chaque reçu.
- Capture automatisée des données : La reconnaissance optique de caractères (OCR) fonctionnant grâce à l’IA lit et extrait instantanément les informations-clés tirées des reçus et des factures, quel que soit leur format d’entrée dans votre entreprise. Les techniques de prétraitement des images, telles que le recadrage automatique, la correction des déformations et la rotation, améliorent encore la précision de la reconnaissance.
- Compatibilité avec plusieurs langues : Les modèles d’IA peuvent être entraînés pour traiter des reçus et des factures provenant d’un large éventail de pays et de langues, pour un passage à l’échelle internationale.
- Approbations plus rapides : Les technologies d’IA appliquent des règles métier préconfigurées pour valider les données extraites conformément aux politiques internes de l’entreprise et à des sources externes, comme des bases de données fournisseurs ou des règles fiscales. Cela permet un traitement direct de la majorité des reçus ; seules les exceptions sont vérifiées par un expert.
- Conformité aux politiques : Les technologies d’IA signalent les dépenses non conformes et les informations manquantes avant qu’elles ne parviennent à l’équipe financière. Cela réduit les risques de fraude ou de problèmes de conformité et évite les retards lors des audits.
- Intégration des workflows : Les données traitées par l’IA peuvent être directement intégrées aux systèmes de l’entreprise pour des remboursements plus rapides et une visibilité en temps réel.
- Apprentissage continu : L’IA permet aux systèmes de gestion des dépenses de s’améliorer au fil du temps grâce aux retours faits par des humains (HITL). Lorsque les utilisateurs corrigent ou vérifient les données, l’IA s’adapte, gagnant ainsi en précision ; les taux d’automatisation des traitements ultérieurs augmentent.
La bonne solution d’automatisation de la gestion des dépenses associe fonctionnalités prêtes à l’emploi et flexibilité pour s’adapter aux besoins de votre entreprise. Parmi les fonctionnalités-clés à privilégier :
- Facilité d’installation et d’utilisation : Des interfaces conviviales et une prise en charge intégrée des documents les plus courants tels que les reçus, les factures d’hôtel et les notes de taxi vous permettent de démarrer rapidement, sans configuration complexe.
- Technologie OCR de pointe : Assurez-vous que votre plateforme peut extraire avec précision les champs-clés de données, dans plusieurs langues et avec différents formats d’entrée tels que les scans, les PDF et les photos prises avec un mobile.
- Capacités de classification : Votre solution d'automatisation de la gestion des dépenses doit être capable de détecter différents types de justificatifs de dépenses et de les orienter vers le flux de traitement approprié.
- Sécurité et confidentialité des données : Les données financières et personnelles sensibles doivent être protégées par des mesures de sécurité robustes. Votre solution doit également pouvoir appliquer des règles métier préconfigurées ou personnalisables pour détecter les erreurs et les violations de politique avant qu'elles n'atteignent l'équipe financière.
- Transparence et visibilité : Assurez-vous que votre solution se connecte facilement à votre ERP (système de gestion) existant et aux autres plateformes d’entreprise, pour un flux de données et un reporting en temps réel. Des informations claires et en temps voulu sur les dépenses et le statut de leur traitement vous permettront d'établir un budget plus précis et de mieux vous préparer aux audits.
- Apprentissage continu de l'IA : Choisissez une plateforme qui permette la vérification manuelle des données peu fiables et qui apprenne des corrections effectuées. Cette solution doit pouvoir évoluer avec votre entreprise, sans nécessiter de reconfiguration majeure. Les taux de traitement direct doivent augmenter au fil du temps.
