Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Wie Sie Ihre Rechnungsverarbeitung optimieren können

Rechnungsautomatisierung erfasst, extrahiert und validiert Schlüsseldaten aus Rechnungen (sowohl in Papierform als auch in digitaler Form) auf der Grundlage von Geschäftsregeln. Anschließend werden die Daten an Informationssysteme wie RPA, BPM und ERP weitergeleitet, um eine durchgehende Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten. Unabhängig davon, über welchen Kanal die Rechnungen eingehen – Papier, E-Mail, API, MFP/lokales Scannen, Mobilgerät, webbasiertes Scannen –, werden alle Rechnungen zentral verarbeitet.

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Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Wie die Rechnungsautomatisierung funktioniert
Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung
Wie man die Rechnungsverarbeitung automatisiert
Worauf Sie bei einer Software zur Rechnungsautomatisierung achten sollten

Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung nutzt OCR, KI und ML, um Rechnungsdaten zu extrahieren und zu verarbeiten und so den Workflow der Rechnungsbearbeitung zu optimieren und zu beschleunigen.

Unternehmen ohne automatisierte Systeme müssen den Prozess manuell durchführen, was bedeutet, dass Mitarbeitende Daten in einen Computer eingeben, die Richtigkeit der Angaben überprüfen, die Beträge mit Bestellungen abgleichen und zur Genehmigung und dann zur Zahlung weiterleiten und schließlich die Daten zur Aufbewahrung speichern und ablegen. All dies kann extrem zeitaufwändig und fehleranfällig sein.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung zielt darauf ab, diese manuellen Prozesse zu eliminieren oder zu minimieren, indem verschiedene Technologien wie Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) und intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) eingesetzt werden zur:

• Datenanalyse und -extraktion
• Datenvalidierung und -verifizierung
• Ausnahmebehandlung
• Workflow Management
• Genehmigung und Zahlung

Wie die Rechnungsautomatisierung funktioniert

Die Rechnungsautomatisierung erfasst, extrahiert und validiert Schlüsseldaten aus Rechnungen (sowohl auf Papier als auch in digitaler Form) in Übereinstimmung mit den Regeln eines Unternehmens. Anschließend werden die Daten an die Informationssysteme des Unternehmens wie RPA, BPM und ERP weitergeleitet, um eine durchgehende Bearbeitung der Rechnungen zu gewährleisten. Unabhängig davon, über welchen Kanal die Rechnungen eingehen – Papier, E-Mail, API, MFP/lokales Scannen, Mobilgerät, webbasiertes Scannen –, werden alle Rechnungen zentral verarbeitet. Das funktioniert folgendermaßen:

1. Scannen und Datenextraktion: Rechnungen, die in physischem oder digitalem Format eingehen, werden gescannt oder in das automatisierte System hochgeladen. OCR-Technologie wird eingesetzt, um relevante Informationen aus den Rechnungen zu erkennen und zu extrahieren, z. B. Angaben zum Lieferanten, Rechnungsnummer, Datum, Einzelposten und Beträge. Bei einem manuellen Verfahren würde dies bedeuten, dass Mitarbeitende das Dokument lesen und die Daten durch Eintippen in den Computer übertragen.

2. Validierung der Daten: Die extrahierten Daten werden dann anhand vordefinierter Regeln und Kriterien validiert. Auf diese Weise lassen sich eventuelle Unstimmigkeiten, Fehler oder Ungereimtheiten in den Rechnungsdaten feststellen.

3. Abgleich und Verifizierung: Das System kann die Rechnungsdaten automatisch mit Bestellungen abgleichen, um sicherzustellen, dass Waren oder Dienstleistungen wie erwartet geliefert wurden. Das bedeutet, dass Mitarbeitende keine Zeit mehr damit verbringen müssen, Dokumente zu vergleichen, um die Richtigkeit der Angaben zu überprüfen.

4. Ausnahmebehandlung: Werden während des Validierungs- und Abgleichprozesses Unstimmigkeiten oder Ausnahmen festgestellt, kann das System diese Probleme zur weiteren Untersuchung und Problemlösung kennzeichnen. Im Falle eines manuellen Prozesses müssten Mitarbeitende mit Adleraugen kontrollieren und sich stark konzentrieren, um alle Einzelheiten zu erkennen.

5. Workflow Management: Automatisierte Workflows leiten die Rechnung auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Hierarchien durch den entsprechenden Genehmigungsprozess. Dies kann bedeuten, dass Rechnungen zur Prüfung und Genehmigung an verschiedene Abteilungen oder Personen geschickt werden. Ohne Automatisierung kann es vorkommen, dass Mitarbeitende erst in eine andere Abteilung laufen müssen, um die Person zu finden, die für die Abzeichnung der Rechnung zuständig ist.

6. Bezahlung: Sobald die Rechnung die erforderlichen Validierungsschritte und Genehmigungen durchlaufen hat, kann das System den Zahlungsvorgang auslösen. Dies kann die Erstellung von Zahlungsanweisungen, die Aktualisierung von Buchhaltungsunterlagen und die Auslösung der eigentlichen Zahlung an den Lieferanten umfassen. Die manuelle Durchführung dieses Prozesses würde viel Zeit in Anspruch nehmen, da Mitarbeitende entweder einen Scheck ausstellen, zur Bank gehen oder eine digitale Zahlung vornehmen müssten, wobei die Zahlen und Empfängerdaten online eingegeben werden.

Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Es gibt viele Möglichkeiten, die Rechnungsverarbeitung durch Automatisierung zu verbessern. Dazu gehören:

1. Effizienz

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ermöglicht einen optimierten Arbeitsablauf, der unnötige Schritte eliminiert, Engpässe reduziert, die Leistung steigert und Zeitverluste minimiert. Sie ermöglicht auch die Zentralisierung von Datensätzen, was für die Buchhaltung im Hinblick auf Sicherheit, Zugang und Effizienz wichtig ist.

Zur Rationalisierung der Buchhaltung gehört auch die Ermittlung und Beseitigung potenzieller Fehlerquellen, während die Standardisierung von Prozessen sicherstellt, dass Aufgaben auf einheitliche Weise ausgeführt werden. Wenn die Arbeitsabläufe optimiert sind, können Entscheidungen leichter getroffen und Aufgaben schneller erledigt werden, was letztlich die Produktivität steigert.

2. Genauigkeit

Menschen können beim Lesen, Eingeben oder Vergleichen von Daten ermüden und abgelenkt werden, was zu Fehlern führen kann. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung beseitigt dieses Problem, da der dreifache Abgleich Genauigkeit, Validierung, verbesserte Leistung und Konsistenz bringt.

Beim dreifachen Abgleich wird die Bestellung zuerst mit dem Wareneingang abgeglichen und anschließend mit der Rechnung hinsichtlich Menge und Preis. Das automatisierte System sorgt außerdem für zusätzliche Genauigkeit, indem es die Rechnung mit dem Wareneingangsbericht abgleicht. Diese dreifache Kontrolle hilft Unternehmen, Über-, Unter- oder Fehlzahlungen zu vermeiden und gleichzeitig die Gesamteffizienz zu steigern.

3. Compliance

Die Automatisierung von Rechnungen kann Mitarbeitende von der manuellen Dateneingabe entlasten, so dass sie sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können. Außerdem hilft es Rechnungsabteilungen, verspätete oder doppelte Zahlungen zu vermeiden.

Die meisten Unternehmen verzeichnen eine 90-prozentige Verbesserung der Rechnungsverarbeitungszeiten. Die Produktivität der Mitarbeitenden steigt um 400 Prozent, und die Mitarbeitenden der Buchhaltung verbringen 30 Prozent weniger Zeit mit der Beantwortung von Anfragen. Mit der durchgehenden Verarbeitung können Rechnungen, die früher 1 bis 2 Tage zur Zahlungsabwicklung benötigten, jetzt in weniger als einer Stunde bearbeitet werden.

4. Kosteneinsparungen

Kosteneinsparungen sind immer ein wichtiges Argument für die Umstellung auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung. Mit einem guten System zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen von 91 Prozent niedrigeren Bearbeitungskosten profitieren.

Jüngste Erhebungen zeigen, dass die durchschnittlichen Kosten pro Rechnung branchenübergreifend bei 11 US-Dollar liegen, während die besten Unternehmen nur 3 US-Dollar oder weniger pro Rechnung aufwenden Mit der Rechnungsautomatisierung können Unternehmen auch Geld sparen, da sie von Skonti für frühzeitige Zahlungen profitieren können.

Das Bau- und Ingenieurunternehmen Costain erhielt 400.000 Rechnungen und konnte durch die digitale Transformation mit ABBYY neun Minuten pro Rechnung einsparen, was dem Unternehmen erhebliche Kostenersparnisse bescherte.

5. Sichtbarkeit

Automatisierung ermöglicht eine Echtzeitverfolgung und Berichterstattung über den Status von Rechnungen. Dieser Einblick in den Lebenszyklus von Rechnungen hilft Unternehmen, ausstehende Zahlungen zu verfolgen, Ausgaben zu prognostizieren und fundiertere finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Wie man die Rechnungsverarbeitung automatisiert

1. Lösung für die Rechnungsverarbeitung auswählen

Wählen Sie eine einsatzbereite Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung, die die Erfassung, Erkennung, Feldextraktion und Validierung von Daten automatisiert und so die durchgehende Verarbeitung von Rechnungen auf der Grundlage von Bestellungen einfach und genau macht.

2. Workflow anpassen

Denken Sie strategisch über den Ablauf der verschiedenen Schritte, Aktionen und Entscheidungen nach, dem Einzelpersonen folgen, um die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen effizient und effektiv durchzuführen. Bei der Anpassung eines Workflows geht es um dessen Abstimmung und Konfiguration für die speziellen Anforderungen, Präferenzen und Einschränkungen der Situation in Ihrem Unternehmen.

3. Mit anderen Buchhaltungssystemen integrieren

Die Rechnungsautomatisierung kann mit der ERP-Infrastruktur genutzt werden, die in einem Unternehmen bereits vorhanden ist. Führende Anbieter von Rechnungsverarbeitungssoftware bieten kostenlose Schnittstellen mit marktführenden Lösungsanbietern von Informations- und Buchhaltungssystemen an. Dies kann einen positiven ROI bei geringen Kosten und kurzer Integrationszeit ermöglichen. Extrahierte und überprüfte Daten (und Bilder) aus Rechnungen werden an die Systeme weitergeleitet, die diese benötigen – RPA, CRM, ERP, BPM, ECM und Buchhaltungssysteme –, und sorgen so für einen durchgängigen, intelligenteren und schnelleren automatisierten Workflow in der Rechnungsverarbeitung.

4. Testen und Überprüfen

Angepasste Workflows müssen in einer kontrollierten Umgebung getestet werden, um Feedback zu erhalten. Anhand der Rückmeldungen können Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen. Außerdem ist es wichtig, die Leistung des Workflows ständig zu überwachen, Daten zu sammeln und seine Effektivität zu analysieren. So lassen sich Bereiche identifizieren, die weiter optimiert werden müssen, und die notwendigen Änderungen können umgesetzt werden. Wenn sich der Kontext ändert oder neue Anforderungen entstehen, müssen Sie darauf vorbereitet sein, Anpassungen vorzunehmen und den individuell abgestimmten Workflow zu modifizieren, damit er relevant und effektiv bleibt.

Worauf Sie bei einer Software zur Rechnungsautomatisierung achten sollten

Die Auswahl der richtigen Software zur Rechnungsautomatisierung für Ihr Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung, die Ihre Effizienz und Genauigkeit beim Rechnungsmanagement und anderen Finanzprozessen erheblich beeinflussen kann. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Bewertung der verschiedenen Optionen berücksichtigen sollten:

• Integrationsfähigkeit: Die Software sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Buchhaltungs-, ERP- und anderen relevanten Systeme integrieren lassen. Diese Integration rationalisiert den Datenfluss und reduziert die manuelle Dateneingabe.
• Benutzerfreundlichkeit und Benutzeroberfläche: Stellen Sie sicher, dass die Software über eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche verfügt. Sie sollte für Ihr Team leicht zu erlernen und zu benutzen sein, ohne dass eine aufwändige Schulung erforderlich ist.
• Automatisierungsfunktionen: Achten Sie auf Funktionen wie automatische Datenerfassung, Rechnungsabgleich und Genehmigungsworkflows. Diese Funktionen können dazu beitragen, manuelle Aufgaben zu reduzieren und den Rechnungsverarbeitungszyklus zu beschleunigen.
• Datenextraktion und OCR: OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ermöglicht es der Software, wichtige Daten aus gescannten oder fotografierten Rechnungen zu extrahieren. Eine präzise OCR mit vorab trainierten Extraktionsmodellen ist für die Automatisierung der Dateneingabe unerlässlich.
• Dreifacher Abgleich: Die Software sollte Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen genau abgleichen, um Fehler und Unstimmigkeiten zu minimieren.
• Freigabe-Workflows: Ein flexibler Freigabe-Workflow ist für das Rechnungsmanagement unerlässlich. Er sollte Freigaben und Benachrichtigungen auf mehreren Stufen ermöglichen, um eine rechtzeitige Bearbeitung zu gewährleisten.
• Datensicherheit und Compliance: Vergewissern Sie sich, dass die Software den Industriestandards für Datensicherheit und Compliance entspricht, insbesondere wenn damit sensible Finanzdaten verarbeitet werden.
• Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Software, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Sie sollte in der Lage sein, ein wachsendes Rechnungsvolumen zu bewältigen und sich an Ihre veränderten Bedürfnisse anzupassen.
• Anpassung und Konfiguration: Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, Felder, Workflows und Prozesse an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.
• Berichte und Analysen: Wählen Sie eine Software, die Einblicke in die Bearbeitungszeiten von Rechnungen, Engpässe bei der Genehmigung und andere wichtige Leistungskennzahlen bietet. Dies kann Ihnen helfen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.
• Mobiler Zugang: Ein mobiler Zugang zur Software kann hilfreich sein, um Rechnungen von unterwegs zu genehmigen und sich über den Stand der Rechnungsverarbeitung zu informieren.
• Support durch den Anbieter: Berücksichtigen Sie den Umfang des Kundensupports, den der Softwareanbieter bereitstellt. Schnelle Unterstützung ist wichtig, wenn Sie Probleme haben oder Hilfe bei der Anpassung benötigen.
• Kosten und ROI: Bewerten Sie die Kosten der Software im Vergleich zu den möglichen Zeit- und Kosteneinsparungen, die sie bietet. Berechnen Sie die Investitionsrendite (ROI) auf der Grundlage von Effizienzsteigerungen und Fehlerreduzierung.

Wechseln Sie zur automatisierten Rechnungsverarbeitung

Nun, da Sie die Vorteile einer automatisierten Rechnungsverarbeitung kennen, ist es an der Zeit, aktiv zu werden und die Vorteile von niedrigeren Kosten, höherer Produktivität und größerer Genauigkeit zu nutzen. ABBYY hat zahlreichen globalen Unternehmen geholfen, ihre Kosten für die Rechnungsverarbeitung zu senken und die Bearbeitung von Rechnungen mit unserer Software zur Rechnungsverarbeitung drastisch zu beschleunigen. Schauen Sie sich an, wie sie auch Ihrem Unternehmen helfen kann, oder fordern Sie eine unverbindliche Demo an:

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