Traitement automatisé des factures : comment rationaliser le traitement de vos factures

L’automatisation des factures capture, extrait et valide les données-clés tirées des factures (tant en format papier que numérique) selon des règles définies par l’entreprise. Ces données sont ensuite transmises aux systèmes d’information tels que RPA, BPM, ou ERP pour faciliter le traitement direct des factures. Quel que soit le canal par lequel la facture arrive — papier, email, API, imprimante MF/scan web ou scan local, appareil mobile — toutes les factures sont traitées de façon centralisée.

Passez à :

Qu’est-ce que le traitement automatisé des factures ?
Comment fonctionne l’automatisation des factures
Avantages du traitement automatisé des factures
Comment automatiser le traitement des factures
Que demander à un logiciel d’automatisation des factures

Qu’est-ce que le traitement automatisé des factures ?

Le traitement automatisé des factures a recours à l’OCR, à l’IA et au ML (Machine Learning) pour extraire et traiter les données figurant sur les factures, pour rationaliser et accélérer le flux de traitement.

Les entreprises ne disposant pas de systèmes automatisés devront faire ce processus manuellement, ce qui signifie mobiliser physiquement un membre du personnel pour saisir les données dans un ordinateur, vérifier qu’elles soient justes, vérifier les montants par rapport à la commande, envoyer la facture pour approbation et paiement puis l’archiver pour consultation ultérieure. Tout cela peut être extrêmement chronophage et source d’erreurs.

Le traitement automatisé des factures vise à éliminer ou du moins diminuer ces processus manuels en tirant le meilleur parti de différentes technologies, comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) et le traitement intelligent des documents (IDP) afin de :

• Analyser et extraire les données
• Valider et vérifier les données
• Traiter les exceptions
• Gérer le flux de travail
• Approuver et payer

Comment fonctionne l’automatisation des factures

L’automatisation des factures capture, extrait et valide les données-clés contenues dans les factures (tant en format papier que numérique) selon les règles définies par l’entreprise. Ces données sont ensuite transmises aux systèmes d’information de l’entreprise tels que RPA, BPM, ou ERP afin de faciliter le traitement direct des factures. Quel que soit le canal par lequel la facture arrive — papier, email, API, imprimante MF/scan web ou scan local, appareil mobile — toutes les factures sont traitées de façon centralisée. Voici comment cela fonctionne :

1. Scan et extraction des données : les factures reçues en format papier ou numérique sont scannées ou directement chargées dans le système automatisé. La technologie OCR est utilisée pour reconnaître et extraire les informations pertinentes des factures, comme les coordonnées du fournisseur, le numéro de facture, la date, la désignation des articles et les montants. Dans le cadre d’un traitement manuel, cela signifie qu’un employé lit le document et transfère les données en les tapant sur son ordinateur.

2. Validation des données : les données extraites sont ensuite validées selon des règles et critères prédéfinis. Cela permet de repérer toute anomalie, toute erreur ou toute incohérence dans les données de la facture.

3. Rapprochement et vérification : le système peut automatiquement rapprocher la facture du bon de commande afin de s’assurer que les biens ou services ont été réceptionnés comme prévu. Cela signifie que les employés n’ont plus besoin de passer du temps à croiser les documents pour vérifier que chaque détail soit correct.

4. Traitement des exceptions : si une anomalie ou une exception est constatée lors du processus de validation et de rapprochement, le système peut le signaler. Ces problèmes seront alors analysés et résolus. Dans le cas d’un traitement manuel, un employé aurait dû avoir un œil de lynx et faire de gros efforts de concentration pour vérifier le moindre détail.

5. Gestion du flux de travail (workflow) : les flux automatisés sont conçus pour faire passer la facture par le bon processus d’approbation, selon des règles et des hiérarchies prédéfinies. Cela peut se traduire par l’envoi des factures à différents départements ou différentes personnes pour vérification et approbation. Sans automatisation, un employé peut être amené à parcourir les couloirs vers les autres départements pour trouver la personne en charge de la signature de la facture.

6. Paiement : une fois que la facture a franchi les étapes de validation et d’approbation nécessaires, le système peut enclencher le processus de paiement. Cela peut passer par la génération d’instructions de paiement, la mise à jour des dossiers comptables pour vraiment initier le paiement au fournisseur. Faire ce processus manuellement prendrait beaucoup de temps, mobilisant un salarié soit pour rédiger un chèque, soit pour aller à la banque, soit encore pour faire un paiement en ligne, en saisissant en ligne les montants et les informations sur le bénéficiaire.

Avantages du traitement automatisé des factures

L’automatisation améliore le traitement des factures de diverses façons, parmi lesquelles :

1. Efficacité

Automatiser le traitement des factures permet de mieux rationaliser le flux de travail, d’éliminer les étapes superflues, de limiter les goulots d’étranglement, d’avoir une meilleure performance et de gaspiller moins de temps. Cela permet également de centraliser les dossiers, ce qui est important pour la comptabilité en termes de sécurité, d’accès et d’efficacité.

Optimiser la comptabilité nécessite également d’identifier et d’éliminer les potentielles sources d’erreurs, tandis que la standardisation des processus garantit que les tâches soient effectuées de façon cohérente. Lorsque les flux de travail sont optimisés, la prise de décision devient plus simple, les tâches sont effectuées plus rapidement et la productivité est boostée.

2. Exactitude

Les êtres humains peuvent être fatigués ou distraits lorsqu’ils lisent, saisissent ou comparent des données, ce qui peut mener à des erreurs. Automatiser le traitement des factures élimine ce problème car le triple croisement des données apporte exactitude, validation, performance accrue et cohérence.

Avec la triple vérification, le bon de commande est comparé aux marchandises reçues, puis à la facture pour vérification des quantités et des prix. Ce système automatisé permet également de gagner en précision en rapprochant la facture du rapport sur les biens reçus. Cette triple vérification aide les organisations à éviter les trop-perçus, les paiements insuffisants ou les paiements incorrects, le tout augmentant l’efficacité globale.

3. Conformité

L’automatisation des factures permet aux employés d’éviter d’avoir à saisir manuellement les données. Libérés de cette tâche, ils peuvent se concentrer sur des tâches de plus grande valeur. Cela aide également les départements comptables à éviter les paiements tardifs ou en doublon.

La plupart des entreprises constatent une amélioration de 90% des délais de traitement des factures. La productivité des employés augmente de 400% et le personnel de la comptabilité passe 30% de moins à répondre aux demandes. Avec un traitement direct, les factures qui nécessitaient 1 à 2 jours pour être payées peuvent désormais être traitées en moins d’une heure.

4. Réduction des coûts

Les économies potentielles sont toujours un élément décisif dans le passage au traitement automatisé des factures. Un bon système d’automatisation de la comptabilité permettra aux entreprises de faire baisser leurs coûts de traitement de 91%.

De récentes enquêtes semblent indiquer que le coût médian par facture, tous secteurs d’activité confondus, est de 11$ alors que les entreprises les mieux classées ne dépensent que 3$, voire moins, par facture. Avec l’automatisation des factures, les entreprises font également des économies en étant éligibles à des rabais pour paiement anticipé.

La société de construction et d’ingénierie, Costain, reçoit 400 000 factures et a été capable de gagner neuf minutes par facture en faisant sa transformation numérique avec ABBYY, soit des économies significatives pour l’entreprise.

5. Visibilité

L’automatisation permet un suivi et un reporting en temps réel sur le statut des factures. Cette visibilité sur le cycle de vie des factures aide les entreprises à faire le suivi des paiements en attente, à anticiper les dépenses, et à prendre des décisions financières plus éclairées.

Comment automatiser le traitement des factures

1. Choisissez une solution de traitement des factures

Choisissez une solution clé en main de traitement automatisé des factures, capable d’automatiser la capture, la reconnaissance, l’extraction des champs et la validation des données pour un traitement d’une traite, facile et précis des factures fournisseurs.

2. Personnalisez le flux de travail (workflow)

Soyez stratégique sur l’agencement des différentes étapes, actions, et décisions à suivre pour effectuer de façon efficace et efficiente le traitement des factures dans votre organisation. La personnalisation d’un workflow signifie l’adapter et le configurer de façon à ce qu’il corresponde aux exigences, préférences et contraintes propres à votre situation.

3. Intégration aux autres systèmes comptables

L’automatisation des factures peut être utilisée avec une infrastructure ERP déjà en place au sein d’une organisation. Les plus grands fournisseurs de logiciels de traitement des factures proposent des connecteurs gratuits pour les relier aux systèmes d’information et de comptabilité fournis par les leaders du marché. Cela peut entraîner un bon retour sur investissement, l’intégration ayant été rapide et peu coûteuse. Les données de la facture extraites et vérifiées (de même que les images) sont transmises aux systèmes qui en ont besoin — RPA, CRM, ERP, BPM, ECM, et systèmes comptables — pour un flux automatisé de bout-en-bout de la comptabilité fournisseur, intelligent et rapide.

4. Test et contrôle

Des workflows personnalisés doivent être testés dans un environnement contrôlé pour obtenir du feedback. Vous pouvez faire les ajustements nécessaires sur la base du feedback reçu. Il est aussi important de surveiller en permanence la performance du flux, de rassembler des données et d’analyser son efficacité. Vous pouvez identifier ce qui nécessite encore d’être amélioré et apporter les changements nécessaires. À mesure que le contexte évolue, ou que de nouvelles exigences émergent, soyez prêts à vous adapter et à modifier ce workflow sur mesure afin qu’il reste pertinent et efficace.

Que demander à un logiciel d’automatisation des factures

Choisir le bon logiciel d’automatisation des factures pour votre entreprise est une décision cruciale qui pourra avoir un impact très fort sur votre efficacité et sur la bonne gestion des factures et des processus financiers. Voici quelques éléments-clés à prendre en compte lorsque vous évaluez les différentes options :

• Capacités d’intégration : le logiciel doit pouvoir s’intégrer sans heurts à votre système comptable, ERP ou autre, existant. Cette intégration améliore le flux des données et réduit leur saisie manuelle.
• Simplicité d’utilisation et Interface utilisateur : assurez-vous que le logiciel soit doté d’une interface intuitive et ergonomique. Il doit être facile à apprendre et à utiliser pour vos équipes, sans qu’il y ait besoin d’une formation intensive.
• Fonctionnalités d’automatisation : cherchez des fonctionnalités telles que la capture automatique des données, le rapprochement automatique des factures et un flux automatique d’approbation. Ces fonctionnalités aident à réduire les tâches manuelles et accélèrent le cycle de traitement des factures.
• Extraction des données et OCR : • Extraction des données et OCR :
• Triple croisement des données : le logiciel doit être capable de rapprocher de façon fiable les factures avec les bons de commande et les reçus, pour limiter au maximum les erreurs et les anomalies.
• Circuit d’approbation : un circuit d’approbation flexible est indispensable à la bonne gestion des factures. Il doit permettre des approbations et notifications multi-niveaux pour garantir un traitement dans les délais.
• Sécurité des données et conformité : assurez-vous que le logiciel réponde aux normes de votre secteur d’activité concernant la sécurité des données et la conformité, en particulier s’il doit traiter des informations financières sensibles.
• Adaptabilité : choisissez un logiciel pouvant accompagner la croissance de votre entreprise. Il doit être en mesure de traiter un volume croissant de factures et de s’adapter à l’évolution de vos besoins.
• Personnalisation et Configuration : le logiciel doit vous donner la possibilité de personnaliser les champs, les workflows, et les processus afin de s’adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise.
• Reporting et analyses : choisissez un logiciel qui vous donne un aperçu du délai de traitement des factures, des goulots d’étranglement dans le circuit d’approbation, ainsi que d’autres indicateurs-clés de performance. Cela vous aidera à identifier les axes d’amélioration.
• Accessibilité sur mobile : avoir accès au logiciel sur des appareils mobiles peut s’avérer utile pour approuver les factures, même en déplacement, et rester informé du statut de leur traitement.
• Assistance fournisseur : tenez compte du niveau d'assistance que le fournisseur du logiciel apporte à ses clients. Une assistance rapide est importante si vous rencontrez des difficultés ou avez besoin d’aide pour la personnalisation de l’outil.
• Coût et ROI : faites une évaluation du coût du logiciel par rapport aux potentiels économies et gains de temps que vous pourrez en tirer. Calculez le retour sur investissement (ROI) sur la base des gains en efficacité et de la réduction des erreurs.

Passez à l’automatisation des factures

Maintenant que vous avez vu tous les avantages du traitement automatisé des factures, il est temps de passer à l’action et de récolter tous les bénéfices de coûts réduits, d’une productivité accrue et d’une plus grande précision. ABBYY a déjà aidé de nombreux groupes internationaux à faire baisser les coûts de traitement de leurs factures et à considérablement accélérer les délais de traitement, grâce à son logiciel de traitement des factures. Voyez comment il peut aider votre entreprise ou demandez une démo, sans engagement de votre part.

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