Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Wie Sie Ihre Rechnungsverarbeitung optimieren können

Die Verarbeitung von Rechnungen bedeutete früher stundenlanges manuelles Sortieren, Überprüfen und Eingeben von Zahlen – und schließlich das Einholen von Genehmigungen in verschiedenen Abteilungen. Heute übernimmt die Automatisierung oft die Hauptarbeit. Die Rechnungsautomatisierung kann Schlüsseldaten erfassen, extrahieren und validieren und diese Informationen dann direkt an die Geschäftssysteme zur durchgängigen Verarbeitung senden.

In diesem Guide erfahren Sie, wie die automatisierte Rechnungsverarbeitung funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die richtige Verarbeitungslösung für Ihr Unternehmen auswählen.

Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Automatisierte Rechnungsverarbeitung ist der Einsatz von Software zur Erfassung, Extraktion, Validierung von Rechnungsdaten und deren Integration in Geschäftsprozesse.

 

 

Ohne Automatisierung sind Unternehmen in der Regel darauf angewiesen, dass Mitarbeitende Daten manuell eingeben, Angaben überprüfen, Genehmigungen erteilen, Zahlungen abwickeln und Datensätze für künftige Referenzen organisieren – was alles sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann. Automatisierung beschleunigt den Prozess, indem sie folgende Aufgaben übernimmt:

• Datenanalyse und -extraktion
• Datenvalidierung und -verifizierung
• Ausnahmebehandlung
• Workflow Management
• Genehmigung und Zahlung

Eine Schlüsseltechnologie für die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist die Texterkennung (OCR), die wichtige Details wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Daten, Einzelposten und Summen aus Rechnungen extrahiert, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

In Kombination mit KI-Technologien wie maschinellem Lernen (Machine Learning, ML) und natürlicher Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP) wird die automatisierte Rechnungsverarbeitung intelligenter und in die Lage versetzt, auch unstrukturierte PDFs und handschriftliche Belege effizient zu verarbeiten – unabhängig davon, ob sie auf Papier, per E-Mail, API, Scan oder mobil eingehen. ML ermöglicht es dem System, Muster zu erkennen und die Genauigkeit kontinuierlich zu verbessern, indem es aus früheren Korrekturen lernt, während NLP hilft, den Kontext zu verstehen und sich an neue Formate anzupassen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Wie die automatisierte Rechnungsverarbeitung funktioniert

Der genaue Ablauf der automatisierten Rechnungsverarbeitung hängt von der gewählten Lösung ab. Intelligente Dokumentenverarbeitungslösungen (IDP), die auf KI basieren, können beispielsweise über eine einfache, regelbasierte Automatisierung hinausgehen, um komplexere Aufgaben zu bewältigen und die Genauigkeit kontinuierlich zu verbessern. Diese Lösungen liefern die Daten an die Informationssysteme des Unternehmens wie RPA, BPM und ERP, um eine durchgängige Rechnungsverarbeitung zu ermöglichen. Unabhängig davon, über welchen Kanal die Rechnungen eingehen – Papier, E-Mail, API, MFP/lokales Scannen, mobiles Gerät, webbasiertes Scannen –, werden alle Rechnungen zentral verarbeitet. Der Prozess läuft in der Regel wie folgt ab:

1. Scannen und Datenextraktion: Rechnungen, die in physischem oder digitalem Format eingehen, werden gescannt oder in das System hochgeladen. OCR-Technologie wird eingesetzt, um relevante Informationen aus den Rechnungen zu erkennen und zu extrahieren, z. B. Angaben zum Lieferanten, Rechnungsnummer, Datum, Einzelposten und Beträge.
2. Validierung der Daten:  Die extrahierten Daten werden dann anhand vordefinierter Regeln und Kriterien validiert. Auf diese Weise lassen sich eventuelle Fehler oder Ungereimtheiten feststellen.
3. Abgleich und Verifizierung: Das System kann die Rechnungsdaten automatisch mit Bestellungen abgleichen, um sicherzustellen, dass Waren oder Dienstleistungen wie erwartet geliefert wurden.
4. Ausnahmebehandlung: Werden Unstimmigkeiten oder Ausnahmen festgestellt, kann das System diese Probleme zur weiteren Untersuchung und Problemlösung kennzeichnen.
5. Workflow Management: Die Rechnungen werden gemäß den Unternehmensrichtlinien und Hierarchien an die zuständigen Abteilungen oder Personen zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet.
6. Bezahlung:: Sobald die Rechnung die erforderlichen Genehmigungen durchlaufen hat, kann das System den Zahlungsvorgang auslösen. Dies kann die Erstellung von Zahlungsanweisungen, die Aktualisierung von Buchhaltungsunterlagen und die Auslösung der eigentlichen Zahlung an den Lieferanten umfassen.

Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

 

 

 

Automatisierung verbessert die Rechnungsverarbeitung nicht nur, indem sie Ihre Arbeitsabläufe beschleunigt und rationalisiert, sondern auch, indem sie Ihnen bessere Finanzkontrollen und eine bessere Übersicht ermöglicht. Die Vorteile sind:

 

Effizienz

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ermöglicht einen optimierten Arbeitsablauf, der unnötige Schritte eliminiert, Engpässe reduziert, die Leistung steigert und Zeitverluste minimiert. Sie ermöglicht auch die Zentralisierung von Datensätzen, was für die Buchhaltung im Hinblick auf Sicherheit, Zugang und Effizienz wichtig ist. Zur Rationalisierung der Buchhaltung gehört auch die Ermittlung und Beseitigung potenzieller Fehlerquellen, während die Standardisierung von Prozessen sicherstellt, dass Aufgaben auf einheitliche Weise ausgeführt werden.

Mit KI-gestützter automatisierter Rechnungsverarbeitung können Unternehmen die Verarbeitungszeit von Rechnungen um bis zu 90 % verkürzen. Durch die durchgängige Verarbeitung werden Aufgaben, die früher ein oder zwei Tage dauerten, auf unter eine Stunde reduziert. Die Produktivität von Mitarbeitenden steigt um bis zu 400 %, und das Buchhaltungspersonal verbringt 30 % weniger Zeit mit Anfragen, sodass sich alle auf Aufgaben mit einer höheren Wertschöpfung konzentrieren können.

Genauigkeit

Menschen können beim Lesen, Eingeben oder Vergleichen von Daten ermüden und abgelenkt werden, was zu Fehlern führen kann. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung beseitigt dieses Problem. Beim dreifachen Abgleich wird die Bestellung zuerst mit dem Wareneingang abgeglichen und anschließend mit der Rechnung hinsichtlich Menge und Preis. Das automatisierte System sorgt außerdem für zusätzliche Genauigkeit, indem es die Rechnung mit dem Wareneingangsbericht abgleicht. Diese dreifache Kontrolle hilft Unternehmen, Über-, Unter- oder Fehlzahlungen zu vermeiden und gleichzeitig die Gesamteffizienz zu steigern.

Compliance

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung erzwingt Genehmigungsworkflows, unterhält einen klaren Prüfpfad und validiert Rechnungen, um Betrug und Fehler zu vermeiden. Die Verarbeitung von Rechnungen gemäß den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Standards hilft Unternehmen, steuerliche, finanzielle und branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen und damit die Wahrscheinlichkeit von Strafzahlungen zu minimieren.

Kosteneinsparungen

Kosteneinsparungen sind immer ein wichtiges Argument für die Umstellung auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung. Unternehmen können dabei von bis zu 91 Prozent niedrigeren Bearbeitungskosten profitieren. Jüngste Erhebungen zeigen, dass die durchschnittlichen Kosten pro Rechnung bei 11 US-Dollar liegen, während die besten Unternehmen nur 3 US-Dollar oder weniger pro Rechnung aufwenden. Mit der Rechnungsautomatisierung können Unternehmen auch Geld sparen, da sie von Skonti für frühzeitige Zahlungen profitieren können.

Sichtbarkeit

Automatisierung ermöglicht eine Echtzeitverfolgung und Berichterstattung über den Status von Rechnungen. Dieser Einblick in den Lebenszyklus von Rechnungen hilft Unternehmen, ausstehende Zahlungen zu verfolgen, Ausgaben zu prognostizieren und fundiertere finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Wie man die Rechnungsverarbeitung automatisiert

1. Lösung für die Rechnungsverarbeitung auswählen

Wählen Sie eine einsatzbereite Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung, die die Erfassung, Erkennung, Feldextraktion und Validierung von Daten automatisiert und so die durchgehende Verarbeitung von Rechnungen auf der Grundlage von Bestellungen einfach und genau macht.

2. Workflow anpassen

Denken Sie strategisch über den Ablauf der verschiedenen Schritte und Entscheidungen nach, um die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen effizient und effektiv durchzuführen. Bei der Anpassung eines Workflows geht es um dessen Abstimmung und Konfiguration für die speziellen Anforderungen, Präferenzen und Einschränkungen der Situation in Ihrem Unternehmen.

3. In bestehenden Systemen integrieren

Führende Anbieter von Software für die Rechnungsverarbeitung bieten kostenlose Konnektoren für eine schnelle und kostengünstige Integration mit führenden ERP- und Buchhaltungssystemen an. Integrieren Sie Ihre Lösung zur Rechnungsautomatisierung in Ihre bestehende Infrastruktur, sodass die extrahierten und geprüften Rechnungsdaten direkt an Ihre bestehenden Systeme weitergeleitet werden – einschließlich Robotic Process Automation (RPA), Customer Relationship Management (CRM), Business Process Management (BPM), Enterprise Content Management (ECM) und Buchhaltungsplattformen. Auf diese Weise entsteht ein intelligenter, durchgängig automatisierter Workflow für die Rechnungsverarbeitung.

4. Testen und Überprüfen

Angepasste Workflows müssen in einer kontrollierten Umgebung getestet werden, um Feedback zu erhalten und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Außerdem ist es wichtig, die Leistung des Workflows ständig zu überwachen, Daten zu sammeln und seine Effektivität zu analysieren. So lassen sich Bereiche identifizieren, die weiter optimiert werden müssen, und die notwendigen Änderungen können umgesetzt werden. Wenn sich der Kontext ändert oder neue Anforderungen entstehen, müssen Sie darauf vorbereitet sein, Anpassungen vorzunehmen und den individuell abgestimmten Workflow zu modifizieren, damit er relevant und effektiv bleibt.

Wie man die richtige Software zur Rechnungsautomatisierung auswählt

Die Auswahl der richtigen Software zur Rechnungsautomatisierung für Ihr Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung, die Ihre Effizienz und Genauigkeit erheblich beeinflussen kann. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Bewertung der verschiedenen Optionen berücksichtigen sollten:

• Integrationsfähigkeit: Die Software sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP-, Buchhaltungs- und anderen Systeme integrieren lassen. Diese Integration automatisiert den Datenfluss.
• Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie auf Funktionen wie automatische Datenerfassung, Rechnungsabgleich und Genehmigungsworkflows. Diese Features reduzieren manuelle Aufgaben und beschleunigen den Rechnungsverarbeitungszyklus.
• Automatisierungsfunktionen: Seek automatic data capture, invoice matching, and approval workflows to reduce manual tasks and speed up the invoice processing cycle.
• Datenextraktion: Die Software sollte eine hochpräzise OCR-Technologie mit vortrainierten Extraktionsmodellen enthalten, um wichtige Daten aus gescannten oder fotografierten Rechnungen zu extrahieren.
• Validierungs- und Freigabeworkflows: Stellen Sie sicher, dass die Software Rechnungen zuverlässig mit Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen kann und mehrstufige Freigaben sowie Benachrichtigungen unterstützt.
• Datensicherheit und Compliance: Vergewissern Sie sich, dass die Software den Industriestandards für Datensicherheit und Compliance entspricht, insbesondere wenn damit sensible Finanzdaten verarbeitet werden.
• Anpassung und Skalierbarkeit: Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, Felder und Workflows an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Zudem sollte sie in der Lage sein, ein wachsendes Rechnungsvolumen zu bewältigen und sich an sich verändernde Geschäftsbedürfnisse anzupassen.
• Berichte und Analysen: Wählen Sie eine Lösung, die Einblicke in die Bearbeitungszeiten von Rechnungen, Engpässe bei der Genehmigung und andere wichtige Leistungskennzahlen bietet. Dies kann Ihnen helfen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.
• Support durch den Anbieter:  Berücksichtigen Sie den Umfang des Kundensupports, den der Softwareanbieter bereitstellt. Schnelle Unterstützung ist wichtig, wenn Sie Probleme haben oder Hilfe bei der Anpassung benötigen.
• Kosten und ROI: Bewerten Sie die Kosten der Software im Vergleich zu den möglichen Zeit- und Kosteneinsparungen, die sie bietet. Berechnen Sie die Investitionsrendite (ROI) auf der Grundlage von Effizienzsteigerungen.

Beispiele für automatisierte Rechnungsverarbeitung

• Gesundheitswesen: Automatisieren Sie die Verarbeitung von Rechnungen medizinischer Lieferanten, indem Sie sie nahtlos mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen. Durch die Reduzierung manueller Überprüfungen verbessert das System die Nachverfolgung von Lieferantenverträgen und die Einhaltung von Vorschriften im Gesundheitswesen und stellt sicher, dass Zahlungen nur für erhaltene Artikel geleistet werden.
• Versicherungen: Extrahieren und validieren Sie Daten aus Rechnungen zu Schadensmeldungen und gleichen Sie diese mit Versicherungsdetails und Anbieterinformationen ab, um Fehler zu reduzieren und den Genehmigungsprozess zu beschleunigen.
• Logistik und Lieferkette: Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand im Transport- und Logistikbereich und leisten Sie schnellere und genauere Zahlungen an Spediteure, indem Sie Versand- und Lieferrechnungen automatisch mit Lieferaufträgen und Tracking-Daten abgleichen.
• Regierungsgehörden und öffentlicher Sektor: Konsistente abteilungsübergreifende Verwaltung von Verträgen und Einkäufen durch die automatische Weiterleitung von Workflows zur Genehmigung von Beschaffungsrechnungen in Übereinstimmung mit Budget- und Regulierungsstandards.

Warum ABBYY für die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wählen?

ABBYYs branchenführende, KI-gestützte Software für die Rechnungsverarbeitung bietet Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz in großem Umfang. Ihre Vorteile:

• Erstklassige KI und OCR: Branchenführende OCR und speziell entwickelte KI gewährleisten eine hochpräzise Datenextraktion aus jedem Rechnungsformat und in jeder Sprache. Die KI-gestützte Betrugserkennung hilft, Anomalien, doppelte Rechnungen und verdächtige Transaktionen zu erkennen, bevor Zahlungen verarbeitet werden.
• Nahtlose Integration und Skalierung: Vordefinierte Konnektoren und Low-Code-Integration ermöglichen es, ABBYY mit ERP-, RPA-, BPM- und Buchhaltungsplattformen für reibungslose Workflows zu verbinden. Die Lösung von ABBYY passt sich auch an wachsende Geschäftsanforderungen an und bietet Optionen für die Bereitstellung in der Cloud, vor Ort und über API.
• Low-code/no-code (LCNC): Geschäftsanwender können auch ohne technisches Fachwissen Workflows konfigurieren und benutzerdefinierte Modelle erstellen, wodurch die Automatisierung zugänglicher und an veränderte Geschäftsanforderungen anpassbar wird.
• Schnelle Implementierung und ROI: Legen Sie schnell los mit vortrainierten KI-Modellen, die vom ersten Tag an eine Genauigkeit von über 90 % erreichen, und verbessern Sie die Genauigkeit mit der Zeit, indem Sie manuelle Korrekturen reduzieren und die Effizienz steigern.

TDiese Kombination von Vorteilen liefert ABBYY-Kunden echte Ergebnisse. Ein Beispiel hierfür ist GEMLUX, ein führender Hersteller von Schiffsausrüstung. Vor der Automatisierung mussten die Vertriebsmitarbeitenden des Unternehmens im Rahmen der manuellen Bestellabwicklung 30 bis 45 Minuten für die Eingabe von Bestellungen – manche mit mehr als 100 Positionen – aufwenden, während die Konsolidierung von Lieferantenbestellungen einen ganzen Tag dauern konnte. Durch die Integration der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) von ABBYY in NetSuite ERP konnte GEMLUX die Bearbeitung von Bestellungen auf nur 3 bis 5 Minuten reduzieren. Auch die Verwaltung von Lieferantenbestellungen wurde um 75 % beschleunigt. Mit der Einführung von ABBYY IDP weitet GEMLUX die Automatisierung nun auch auf andere Dokumenten-Workflows aus.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Herausforderungen, und die speziell entwickelte KI-Lösung von ABBYY passt sich an die unterschiedlichen Anforderungen an, indem sie auf bestimmte Branchen zugeschnittene, vortrainierte Modelle verwendet. Wenn Sie wissen möchten, wie ABBYY Ihre Rechnungsverarbeitung optimieren kann, fordern Sie noch heute eine Demo mit einem unserer Experten an.