Comprender sus flujos de trabajo operativos es clave para implementar y mantener la mejora empresarial. Una visión clara de sus procesos de negocio le permite operar de forma más eficiente, adaptarse rápidamente y tomar decisiones inteligentes. Por eso, muchas empresas están recurriendo al descubrimiento de procesos, un potente conjunto de técnicas que le permite visualizar, analizar y comprender sus procesos para poder mejorarlos y automatizarlos estratégicamente.
Al aprovechar la información revelada a través del descubrimiento de procesos, puede mantener su negocio ágil y competitivo. Sin embargo, el descubrimiento de procesos es solo el comienzo de la mejora de procesos basada en datos. Para aprovechar al máximo los beneficios, necesita una herramienta avanzada que adopte un enfoque integral de la excelencia de procesos para impulsar una mayor eficiencia.
Ir a:
Definición de descubrimiento de procesos
Descubrimiento de procesos vs. minería de procesos
¿Cuáles son los beneficios del descubrimiento de procesos?
¿Cómo funciona el descubrimiento de procesos?
¿Qué debe buscar al seleccionar una solución de descubrimiento de procesos?
Ejemplos de descubrimiento de procesos y casos de uso por industria
Desafíos del descubrimiento de procesos
¿Cuáles son los resultados esperados del descubrimiento de procesos?
Descubrimiento de procesos y una plataforma de automatización inteligente
El descubrimiento de procesos es una técnica estratégica para obtener una comprensión profunda de los flujos de trabajo de su organización. Piense en ello como un primer paso fundamental para visualizar y analizar cómo funcionan sus procesos de negocio en su estado actual (“as-is”). El descubrimiento de procesos es un elemento fundamental de la inteligencia de procesos (Process Intelligence), que se basa en la inteligencia obtenida del descubrimiento de procesos a través del análisis de procesos, el monitoreo de procesos, la predicción de procesos y la simulación de procesos. Al integrar los conocimientos obtenidos a través de estas capacidades clave, las soluciones de inteligencia de procesos capacitan a las empresas para implementar la mejora y optimización continua de los procesos en toda la organización.
El descubrimiento de procesos implica dos técnicas clave: la minería de procesos (Process Mining), que analiza los datos de los registros del sistema para reconstruir los flujos de trabajo, y la minería de tareas (Task Mining), que captura las actividades de los usuarios en sus escritorios para completar cualquier detalle que falte. Este enfoque combinado es esencial para identificar cuellos de botella, redundancias y desviaciones.
Descubrimiento manual de procesos de negocio vs. descubrimiento automatizado de procesos de negocio
En el pasado, el descubrimiento de procesos era manual —implicaba entrevistas con los trabajadores, observaciones en persona y similares— para mapear los flujos de trabajo. Aunque estas técnicas siguen siendo útiles hoy en día, cuando se emplean solas, pueden consumir mucho tiempo, ser subjetivas y propensas a errores. Además, muchos procesos actuales son complejos y están ocultos dentro de los sistemas tecnológicos, por lo que el descubrimiento manual puede pasar por alto ineficiencias o pasos no documentados en los flujos de trabajo digitales.
Hoy en día, muchas empresas optan por el descubrimiento automatizado de procesos de negocio. Este método recupera datos de los registros del sistema y los flujos de trabajo digitales, capturando la ejecución de procesos en tiempo real mediante herramientas como el software de minería de procesos y las plataformas de análisis impulsadas por IA. El descubrimiento automatizado proporciona información más precisa y completa junto con un análisis rápido de grandes conjuntos de datos, lo que lo convierte en una solución más rápida y escalable tanto para pymes como para grandes organizaciones.
La minería de procesos es un componente clave del descubrimiento de procesos. Primero exploremos el concepto más amplio de descubrimiento de procesos y luego veamos en detalle cómo encaja la minería de procesos.
Como paso fundamental para entender cómo funcionan realmente los procesos, el descubrimiento de procesos proporciona una ventana a cómo funcionan los procesos en la práctica, aportando claridad para apoyar iniciativas como la automatización robótica de procesos (RPA). Al revelar el estado “as-is” de las operaciones, el descubrimiento de procesos identifica áreas de mejora.
Las herramientas de descubrimiento de procesos de última generación le ofrecen múltiples perspectivas sobre cómo funcionan sus procesos en función de la naturaleza del proceso y sus objetivos específicos. Las herramientas pueden visualizar incluso los flujos de trabajo más complejos o no estructurados, incluidos aquellos con alta variabilidad o pasos ad hoc que no encajan perfectamente en los diagramas de flujo tradicionales. Esto garantiza que incluso estos procesos impredecibles ofrezcan resultados consistentes y eviten consecuencias no deseadas.
La minería de procesos, en cambio, es solo una técnica utilizada en el descubrimiento de procesos. La minería de procesos se utiliza para reconstruir procesos a partir de eventos registrados en logs, proporcionando información detallada y basada en datos sobre cómo se ejecutan los procesos en escenarios del mundo real. Esencialmente, la minería de procesos apoya el descubrimiento de procesos al proporcionar los conocimientos necesarios para mapear los procesos con precisión y descubrir áreas de mejora.
Al brindarle una comprensión clara de sus operaciones, el descubrimiento de procesos sienta las bases para decisiones de negocio inteligentes y de alto impacto. Con esta información, usted puede:
Comprender claramente los procesos de negocio
Debido a que el descubrimiento de procesos le permite ver sus flujos de trabajo exactos, le permite detectar cualquier diferencia entre cómo cree que funcionan las cosas y cómo funcionan realmente. Esto le permite encontrar cuellos de botella ocultos y otras oportunidades de mejora en sus operaciones.
Identificar ineficiencias
El descubrimiento de procesos ilumina oportunidades para acelerar los flujos de trabajo y optimizar la asignación de recursos, capacitando a las organizaciones para responder más rápido y adaptarse más fácilmente a las cambiantes demandas del mercado. También puede revelar oportunidades de alto valor para implementar la automatización, como la RPA. Al eliminar tareas repetitivas, también fomenta un entorno de trabajo más satisfactorio y mejora la satisfacción de los empleados.
Ahorrar tiempo y esfuerzo
El descubrimiento de procesos puede acelerar el proceso de comprensión y documentación de las operaciones de negocio. Al eliminar la necesidad de un extenso esfuerzo manual, proporciona observaciones rápidas, permitiendo mejoras rápidas y liberando a los equipos para que se centren en el trabajo estratégico en lugar de en la tediosa recopilación de datos.
Mejorar la toma de decisiones
Con el descubrimiento de procesos, puede adoptar un enfoque basado en datos para identificar áreas de alto impacto en sus flujos de trabajo, permitiendo una asignación estratégica de recursos. Los datos precisos sobre el rendimiento de los procesos también mejoran la planificación y ejecución de iniciativas de automatización, asegurando que las mejoras empresariales se alineen con sus objetivos.
Mejorar la escalabilidad
Aprovechar el descubrimiento de procesos permite a las empresas mapear y evaluar procesos a través de grandes conjuntos de datos. Incluso a medida que un negocio crece o introduce nuevos procesos, el descubrimiento y el análisis pueden mantenerse al día sin aumentos significativos en tiempo o recursos, permitiendo una optimización continua mientras se mantiene una alta productividad.
El descubrimiento de procesos requiere documentar y analizar sistemáticamente las operaciones de negocio. Los pasos involucrados incluyen:
- Registrar las interacciones del usuario: El primer paso en el descubrimiento de procesos es recopilar registros de sesión, capturando cómo se realizan realmente las tareas a lo largo del tiempo sin interrumpir sus operaciones diarias.
- Capturar datos: Los datos se extraen de diversas fuentes dentro de la organización, como registros del sistema, registros de transacciones y entradas de empleados recopiladas de cualquier combinación de sistemas de software empresariales y departamentales.
- Mapear procesos: Los datos recopilados se utilizan para crear mapas de procesos detallados, representaciones visuales que describen cada paso en el flujo de trabajo, incluidas las entradas, acciones y salidas.
Elegir la solución de descubrimiento de procesos adecuada es como seleccionar la herramienta perfecta para un trabajo complejo: una que no solo pueda hacer el trabajo, sino que también mejore cada aspecto de la tarea en cuestión. Para aprovechar al máximo su inversión, busque las siguientes características esenciales:
Integración con los sistemas existentes
Asegúrese de que su solución de descubrimiento de procesos se conecte con una amplia gama de plataformas y sistemas empresariales. Una solución verdaderamente eficaz debe integrarse sin problemas con su infraestructura de TI existente, como sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Esto garantiza un intercambio de datos fluido, rompe los silos de información y minimiza las interrupciones en sus operaciones. Busque herramientas que ofrezcan conectores robustos e interfaces de programación de aplicaciones (API) para garantizar la compatibilidad con su pila tecnológica actual. Idealmente, su herramienta ofrece una solución integral para visualizar y analizar sus procesos en todos sus sistemas.
Información en tiempo real
Elija una herramienta de descubrimiento de procesos que proporcione datos en vivo y actualizaciones sobre la ejecución de los procesos, lo que le permitirá monitorear las operaciones a medida que ocurren para que pueda tomar medidas rápidas. Con datos de registro de eventos en tiempo real, su herramienta puede servir como una única fuente de verdad para garantizar que todas las decisiones se basen en información precisa e imparcial. Este nivel de visibilidad apoya la toma de decisiones dinámica y ayuda a mantener sus procesos alineados con las necesidades actuales del negocio.
Análisis avanzado
Las soluciones de descubrimiento de procesos que utilizan algoritmos sofisticados e IA para analizar los datos de los procesos y proporcionar un análisis más profundo del rendimiento de los mismos. Esto le brinda una comprensión más matizada de sus procesos para que pueda identificar patrones, tendencias y anomalías que pueden no ser evidentes a través del análisis básico.
Capacidades de automatización
Una herramienta que automatiza el descubrimiento y el mapeo de los procesos de negocio puede reducir drásticamente el trabajo manual y acelerar el proceso de comprensión de sus operaciones. Hace posible ver finalmente el proceso de principio a fin, incluso cuando están involucrados múltiples pasos y sistemas. Al visualizar los procesos de una manera que no es posible manualmente, proporciona información adicional para la mejora. Esto no solo conduce a resultados más precisos, sino que también libera a su equipo para que se concentre en mejorar realmente esos procesos. Además, las herramientas automatizadas pueden adaptarse fácilmente a medida que sus procesos evolucionan, asegurando que su información esté siempre actualizada.
Interfaz fácil de usar
Para garantizar que todos los miembros del equipo puedan utilizar eficazmente la herramienta de descubrimiento de procesos, la interfaz debe ser intuitiva y fácil de navegar. Una interfaz bien diseñada reduce la curva de aprendizaje y ayuda a los usuarios a acceder y comprender rápidamente los mapas de procesos y los datos sin una formación extensa. Optar por una plataforma de código bajo (low-code) es ideal, ya que permite a los usuarios no técnicos interactuar fácilmente con la herramienta y realizar ajustes sin necesidad de conocimientos de codificación especializados.
Finanzas
En el mundo de las finanzas, el descubrimiento de procesos puede ser transformador. No solo le ayuda a detectar lagunas en sus registros para mantenerse en cumplimiento, sino que también garantiza que sus informes financieros sean precisos y oportunos al mapear cada paso de su manejo de datos. Las instituciones financieras pueden entonces optimizar sus operaciones y aumentar la precisión.
Contabilidad
El descubrimiento de procesos puede descubrir ineficiencias y riesgos ocultos en la contabilidad al identificar cuellos de botella, como retrasos en las aprobaciones de facturas o errores de entrada de datos en su proceso de cuentas por pagar. También ayuda a mejorar la conciliación, destacando áreas propensas a errores y automatizando tareas repetitivas. Al conectar los puntos entre diferentes actividades contables, el descubrimiento de procesos mejora el cumplimiento y la precisión.
RR. HH.
El descubrimiento de procesos puede optimizar funciones de RR. HH. como el reclutamiento, la incorporación y la gestión de empleados. Por ejemplo, al mapear el proceso de reclutamiento, las organizaciones pueden identificar ralentizaciones en el proceso de contratación y solucionarlas para permitir contrataciones más rápidas y mejores experiencias para los candidatos. Durante la incorporación, el descubrimiento de procesos puede resaltar una complejidad innecesaria en el procesamiento de documentos y los horarios de capacitación. Además, puede revelar lagunas en los procesos de evaluación de desempeño y administración de beneficios, haciendo que su equipo de RR. HH. sea más eficaz y receptivo.
Seguros
El descubrimiento de procesos puede mejorar en gran medida la eficiencia y la satisfacción del cliente en la industria de seguros. Al mapear cada paso de una reclamación, desde su presentación inicial hasta la decisión final, el descubrimiento de procesos puede resaltar áreas de mejora para lograr aprobaciones más rápidas con menos errores. El descubrimiento de procesos también le ayuda a afinar su proceso de suscripción, asegurándose de que está evaluando los riesgos con precisión y estableciendo primas justas mientras se mantiene en línea con las regulaciones cambiantes.
Servicio al cliente
El descubrimiento de procesos puede mapear todo el recorrido del cliente, desde el primer contacto hasta la resolución final. Esta vista panorámica le permite mejorar todo, desde dar la bienvenida a nuevos clientes hasta garantizar respuestas rápidas a consultas comunes. Por ejemplo, si descubre que los tickets de soporte se están atascando y causando retrasos, la minería de procesos puede revelar la causa, permitiéndole resolver el problema de manera eficaz.
Telecomunicaciones
A través del descubrimiento de procesos, los proveedores de telecomunicaciones pueden optimizar sus procesos de incorporación de clientes, facturación y servicio para reducir errores, acelerar los tiempos de respuesta y mejorar la calidad general del servicio. El descubrimiento de procesos también se puede utilizar para mejorar la gestión del mantenimiento de la red y la resolución de fallas mediante la mejora de los flujos de trabajo.
Herramientas y tecnología insuficientes
Las herramientas inadecuadas para el descubrimiento de procesos pueden limitar la capacidad de capturar, analizar y visualizar procesos de manera efectiva, obstaculizando su capacidad para implementar mejoras y capitalizar las oportunidades de optimización. Además, algunos procesos pueden ser muy complejos e involucrar a múltiples departamentos o sistemas, lo que dificulta su mapeo preciso utilizando procesos manuales.
Falta de datos completos y en tiempo real
Mientras que las herramientas avanzadas de descubrimiento de procesos proporcionan información actualizada al minuto, las organizaciones que dependen de tecnología menos robusta pueden tener dificultades con datos obsoletos o estáticos y mapas de procesos incompletos que no reflejan los flujos de trabajo actuales. Esta falta de visibilidad en tiempo real puede obstaculizar su capacidad para responder rápidamente a los cambios del mercado o a los desafíos internos.
Dificultad para adaptarse a los cambios
En algunos casos, los empleados pueden resistirse a los cambios o sentirse amenazados por los esfuerzos de descubrimiento de procesos, lo que puede afectar la precisión de los datos recopilados y la implementación exitosa de nuevos procesos, particularmente cuando se depende de métodos manuales. Para abordar estos desafíos, las soluciones eficaces de descubrimiento de procesos deben estar basadas en datos y ofrecer capacidades dinámicas que puedan adaptarse y responder rápidamente a los cambios.
¿Quiénes son los interesados típicos en el proceso de descubrimiento de procesos?
Los interesados típicos en el proceso de descubrimiento de procesos incluyen a ejecutivos de la empresa, líderes de automatización, miembros del equipo de procesos y empleados de diferentes niveles de la organización. Los ejecutivos, por ejemplo, se involucran en la toma de decisiones y en la identificación de oportunidades de mejora, mientras que los equipos de procesos desempeñan un papel clave en el análisis y mapeo de los flujos de trabajo existentes. El personal de primera línea y los gerentes de departamento pueden proporcionar información valiosa sobre las operaciones diarias y los puntos débiles.
Al considerar implementaciones tecnológicas como el procesamiento inteligente de documentos y la RPA, los interesados pueden incluir a los equipos de TI. Pero como no todos los interesados en el proceso serán expertos en tecnología, es esencial una herramienta que sea accesible tanto para usuarios técnicos como no técnicos. Además, se pueden incorporar consultores externos o especialistas en descubrimiento de procesos para proporcionar experiencia y una perspectiva objetiva. Cada uno de estos grupos aporta conocimientos y perspectivas únicos para garantizar una comprensión integral de los procesos de negocio y las posibles áreas de mejora.
El descubrimiento de procesos proporciona una base para las mejoras de los procesos al hacer transparente el estado actual de sus procesos de negocio para que pueda identificar rápidamente qué procesos mejorar. Cuando se mejora con la inteligencia de procesos, el descubrimiento de procesos ofrece una visibilidad total de los procesos, reduciendo drásticamente el tiempo necesario para examinar y comprender cada escenario de ejecución de procesos. Esta claridad le permite optimizar los procesos, reduciendo costos mientras optimiza el rendimiento general. Además, el descubrimiento de procesos apoya los esfuerzos de mejora continua y ayuda a garantizar el cumplimiento incluso a medida que cambian las regulaciones.
¿Cuál es la diferencia entre el descubrimiento de procesos y la minería de tareas?
El descubrimiento de procesos y la minería de tareas son ambas técnicas utilizadas para analizar y optimizar las operaciones de negocio, pero se centran en diferentes aspectos del análisis de procesos. El descubrimiento de procesos tiene como objetivo proporcionar una visión integral de los procesos de negocio en general. La minería de tareas, en cambio, es una técnica de descubrimiento de procesos que se centra en los detalles de cómo se ejecutan las tareas capturando datos en tiempo real, como las interacciones del usuario, para ofrecer una visión granular de la ejecución de la tarea. Básicamente, mientras que el descubrimiento de procesos proporciona una visión de alto nivel de los procesos de principio a fin, la minería de tareas ofrece una mirada detallada a la ejecución de tareas específicas dentro de esos procesos.
¿Cómo ayuda el descubrimiento de procesos con la automatización robótica de procesos (RPA)?
El descubrimiento de procesos mejora la RPA al ofrecer una visión clara y detallada de los procesos de negocio existentes. Utilizando la inteligencia de procesos, las organizaciones pueden trazar los flujos de trabajo actuales e identificar los procesos que están listos para la automatización. Esto simplifica la tarea de determinar qué procesos se beneficiarán más de la RPA, reduciendo las conjeturas y el ensayo y error que a menudo implica la mejora de procesos. Además, al identificar problemas temprano, las organizaciones pueden prepararse mejor para las implementaciones de RPA, lo que conduce a transiciones más fluidas y resultados de automatización más exitosos.
Para un descubrimiento de procesos eficaz, necesita una herramienta integral que proporcione información procesable y en tiempo real que pueda guiarlo para optimizar los flujos de trabajo y eliminar errores. Para eso está diseñado ABBYY Timeline. Timeline automatiza la recopilación y el análisis de datos de registro de eventos de diversos sistemas e interacciones de usuarios, ofreciendo una visibilidad completa de sus procesos. Crea un gemelo digital interactivo —una representación virtual en tiempo real de sus procesos— que le permite identificar áreas para mayor atención con facilidad.
Además, con su interfaz de código bajo (low-code), Timeline permite a los usuarios no técnicos comenzar rápidamente. Desbloquee el potencial de ABBYY Timeline para transformar su gestión de procesos y mantener su organización ágil y competitiva en un entorno empresarial en constante cambio.
