Para muchos empleados, presentar los gastos manualmente es un verdadero dolor de cabeza. Después de un viaje de negocios, puede que los empleados tengan que rebuscar entre los correos electrónicos para encontrar recibos digitales, hacer fotos de los recibos en papel desde su dispositivo móvil y cargarlo todo en una hoja de cálculo o portal de gastos, para después etiquetar, fechar y clasificar cada elemento. Si se teclea mal un número, a menudo se produce un frustrante ir y venir con el Departamento de Finanzas, lo que retrasa los reembolsos.
La automatización de la gestión de gastos ofrece una opción más inteligente y rápida. Los empleados solo tienen que escanear y enviar sus recibos y dejar que la tecnología se encargue de extraer los campos pertinentes, verificar los datos y enviarlos para su procesamiento a Cuentas por Pagar, de modo que los gastos se procesen con mayor rapidez y precisión y los reembolsos se realicen con mayor celeridad.
En un momento en el que las soluciones de automatización de procesos empresariales son más estratégicas e inteligentes que nunca, la automatización de la gestión de gastos con soluciones basadas en IA genera una rápida mejora de la eficiencia y una mayor satisfacción de los empleados de los departamentos de cuentas por pagar.
Por supuesto, para ser realmente eficaz, su plataforma de automatización debe estar diseñada específicamente para las necesidades reales de su empresa, ser capaz de gestionar diversos tipos de documentos, adaptarse a distintos idiomas y formatos y mejorar continuamente. En este artículo, analizaremos qué es la automatización de la gestión de gastos, qué ventajas ofrece esta solución y qué hay que tener en cuenta a la hora de invertir en una solución.
Comprender la automatización de la gestión de gastos
La automatización de la gestión de gastos utiliza la tecnología para capturar y procesar los recibos de gastos de empleados y proveedores, y realizar su seguimiento. En lugar de depender de la clasificación y la introducción de datos de forma manual, la automatización de la gestión de gastos utiliza la tecnología de procesamiento inteligente de documentos (IDP, por sus siglas en inglés) para extraer de forma rápida y automática información clave de recibos y documentos relacionados.
Todas las áreas de la gestión de gastos pueden automatizarse, empezando por cómo se reciben y procesan los recibos, como las facturas de hotel o los recibos de taxi. Tanto si se presentan como imágenes escaneadas, PDF o fotos de móvil, estos documentos se clasifican automáticamente por tipo para poder aplicar las reglas de negocio adecuadas. La automatización de la gestión de gastos extrae detalles importantes, como nombres de proveedores, fechas, importes, impuestos y partidas, y comprueba a continuación el cumplimiento de las políticas de la empresa. Si falta alguna información o esta es incierta, se puede activar una revisión humana. Con el tiempo, el sistema aprende de estas interacciones, lo que aumenta los índices de automatización y reduce la necesidad de intervención manual.
Gracias a su rapidez y precisión, la automatización de la gestión de gastos permite acelerar los ciclos de reembolso y mejorar el cumplimiento de las políticas, sobre todo cuando se integra con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) y plataformas contables. Las empresas también obtienen una mayor visibilidad de sus gastos, lo que les permite tomar decisiones financieras más inteligentes.
Manual frente a automatizada: cómo ha evolucionado la gestión de gastos
Si bien existen varias soluciones de automatización de cuentas por pagar, muchos equipos financieros siguen realizando la mayor parte del trabajo de gestión de gastos prescindiendo de la automatización. Los numerosos pasos manuales implicados suponen un trabajo pesado y dan lugar a errores, lo que conduce a la frustración de los empleados.
Sin embargo, la automatización puede cambiar por completo ese proceso. A continuación, se presenta una breve comparación entre la gestión manual de gastos y la gestión automatizada de gastos.
Gestión manual de gastos
La gestión manual de los gastos depende, en gran medida, de que los empleados y los equipos financieros recopilen, organicen y procesen a mano los datos de los gastos. Por lo general, los empleados recopilan una combinación de recibos en papel, correos electrónicos y otros recibos digitales que luego se introducen manualmente en hojas de cálculo o sistemas de contabilidad. Los errores humanos suelen obligar a repetir el trabajo y la visibilidad empresarial del gasto global es limitada.
Gestión automatizada de gastos
Cuando se automatiza la gestión de gastos, la tecnología basada en IA captura, clasifica y valida los datos de gastos de los recibos y facturas en tiempo real. Los datos clave se extraen automáticamente de los recibos y se cotejan con las políticas de la empresa. Los documentos se clasifican y envían adecuadamente y los datos se transfieren directamente a los sistemas ERP y contables con una intervención humana mínima.
Cómo la automatización de la gestión de gastos ayuda a las empresas a reducir costes
A medida que las empresas crecen y se amplían, su forma de gestionar los gastos debe evolucionar con ellas. A continuación, se explica cómo la automatización de la gestión de gastos ofrece a las empresas una base más inteligente para el seguimiento, la aprobación y el control de los gastos.
Mayor precisión
Los seres humanos suelen cometer errores al realizar tareas repetitivas. Con la introducción manual de datos, es frecuente que se produzcan errores tipográficos costosos y que se omitan campos. La automatización reduce drásticamente esa tasa de error al extraer datos importantes con precisión y cotejarlos minuciosamente con las normas empresariales.
Mayor productividad
La automatización reduce el tiempo necesario para recopilar, procesar y aprobar los gastos, por lo que los equipos financieros pueden gestionar grandes volúmenes de recibos con menos esfuerzo. De este modo, los empleados pueden dedicar más tiempo y energía a tareas más estratégicas y las empresas pueden crecer sin aumentar su plantilla.
Cumplimiento normativo reforzado
Dado que la automatización incorpora comprobaciones de políticas y normas empresariales directamente en el flujo de trabajo, se reduce considerablemente el riesgo de que se produzcan infracciones de las políticas y problemas de auditoría. Algunas soluciones de automatización también admiten la validación con respecto a bases de datos de proveedores y la realización de cálculos fiscales para ayudar a mantener el cumplimiento normativo e interno a gran escala.
Mejor experiencia del empleado
Con la automatización, los recibos de los empleados pueden capturarse sobre la marcha, presentarse en cualquier formato y procesarse rápidamente con menos idas y venidas y un reembolso más rápido.
Procesos de gasto ágiles
Las necesidades de gestión de gastos pueden cambiar rápidamente debido a nuevos proveedores o normas de cumplimiento. Las mejores soluciones de automatización de la gestión de gastos pueden procesar una amplia variedad de tipos de documentos, son compatibles con varios idiomas y aprenden continuamente de las aportaciones de los usuarios para mejorar con el tiempo.
Visibilidad y control
Cuando los datos de gastos se integran automáticamente en los sistemas ERP y contables, las empresas obtienen información en tiempo real sobre los patrones de gasto y previsiones más precisas para elaborar presupuestos más inteligentes.
Más inteligente y más rápida: qué aporta la IA a la gestión de gastos
La IA desempeña un papel fundamental en la automatización de todas las fases del proceso de gestión de gastos, desde la captura de recibos hasta el reembolso:
- Clasificación inteligente de documentos: La IA clasifica automáticamente los documentos de gastos entrantes y los asigna al flujo de procesamiento correcto, de modo que se apliquen las reglas empresariales adecuadas a cada recibo.
- Captura automática de datos: El reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) basado en IA lee y extrae al instante información clave de recibos y facturas, independientemente del formato en que lleguen a su empresa. Las técnicas de preprocesamiento de imágenes, como el recorte automático, la corrección de la desviación y la rotación, mejoran aún más la precisión del reconocimiento.
- Soporte multilingüe: Los modelos de IA pueden entrenarse para procesar recibos y facturas de una amplia gama de países e idiomas a fin de obtener una escalabilidad global.
- Aprobaciones más rápidas: Las tecnologías de IA aplican reglas empresariales preconfiguradas para validar los datos extraídos con respecto a políticas internas y fuentes externas, como bases de datos de proveedores y normas fiscales. De este modo, la mayoría de los recibos se procesan directamente y solo las excepciones se remiten a revisión humana.
- Cumplimiento de la política: Las tecnologías de IA detectan los gastos que contravienen las políticas de la empresa y la información que falta antes de que lleguen al equipo financiero. De este modo, se reduce el riesgo de fraude o los problemas de cumplimiento normativo y se evitan retrasos en las auditorías.
- Integración de flujos de trabajo: Los datos procesados a través de IA pueden fluir directamente a los sistemas empresariales para agilizar los reembolsos y ofrecer visibilidad en tiempo real.
- Aprendizaje continuo: La IA permite que los sistemas de gestión de gastos mejoren con el tiempo aprendiendo de las opiniones de los usuarios. Cuando los usuarios corrigen o verifican los datos, la IA se adapta, aumentando la precisión y los índices de automatización en futuros procesamientos.
La solución adecuada de automatización de la gestión de gastos combina una funcionalidad lista para usar con la flexibilidad necesaria para adaptarse a las necesidades de su empresa. Entre las principales características que hay que tener en cuenta se incluyen:
- Facilidad de configuración y uso: Las interfaces fáciles de usar y la compatibilidad integrada con tipos de documentos comunes, como recibos, facturas de hotel y resguardos de taxi, pueden ayudarle a empezar a trabajar rápidamente sin necesidad de configuraciones complejas.
- Tecnología OCR avanzada: Asegúrese de que su plataforma puede extraer con precisión campos de datos clave de varios idiomas y en diversos formatos de entrada, como documentos escaneados, PDF y fotos de móvil.
- Capacidad de clasificación: Su solución de automatización de la gestión de gastos debe ser capaz de detectar diferentes tipos de documentos de gastos y dirigir cada uno al flujo de procesamiento correcto.
- Seguridad y privacidad de los datos: Los datos financieros y personales sensibles deben protegerse con medidas sólidas. Su solución también debería poder aplicar reglas empresariales preconfiguradas o personalizables para detectar errores e infracciones de las políticas antes de que lleguen al equipo financiero.
- Transparencia y visibilidad: Asegúrese de que su solución se conecta fácilmente con su ERP actual y otras plataformas empresariales para obtener un flujo de datos e informes en tiempo real. Una visión clara y puntual de los datos de gastos y del estado de tramitación le permitirá presupuestar con mayor precisión y prepararse para las auditorías.
- Aprendizaje continuo de la IA: Elija una plataforma que permita la revisión manual de los datos poco fiables y que aprenda de las correcciones. La solución debe poder crecer con su empresa sin necesidad de grandes reconfiguraciones y debe mejorar los índices de procesamiento directo con el tiempo.
