Un célèbre cabinet d’avocats améliore les services clients grâce à la salle de courrier numérique

Moore Blatch est un cabinet d’avocats prospère qui fournit des services dans les domaines de la résolution des litiges professionnels, commerciaux et touchant la propriété, et des conseils aux particuliers. Avec son impressionnante croissance au fil des années, gérer la quantité de documents en augmentation constante qui entrent et sortent de l’entreprise a fini par donner le tournis aux dirigeants. Ils se sont rendus compte que pour optimiser l’efficacité au sein du cabinet et fournir des services clients d’excellence, ils devaient prendre ce problème à bras le corps.

Défi

La gestion d’énormes quantités de documentations papier, comme les contrats ainsi que le lancement de nouvelles affaires et leur gestion, les preuves, les déclarations, les classements et les procédures judiciaires ne laisse aucune place aux erreurs ou aux failles de sécurité. Rendre ces documents disponibles immédiatement est un énorme avantage pour les cabinets d’avocats. Afin de fournir des services clients d’exception, les professionnels du droit doivent avoir les données vitales à portée de main.

Moore Blatch a décidé d’accélérer son processus de distribution physique du courrier afin de soutenir la croissance de l’activité et d’accroître l’efficacité de l’équipe juridique. Copyrite, un fournisseur de solutions et de services basé dans le sud de l’Angleterre, avait déjà mis en place des solutions de gestion des impressions chez Moore Blatch et a bien compris la volonté du cabinet de réduire ses frais administratifs et d’accroître sa productivité.

Numériser tout le courrier en grosses quantités serait primordial pour assurer une livraison précise et rapide et permettre au personnel de la salle de courrier de se concentrer sur le traitement des exceptions.

Solution

Après une consultation approfondie avec l’équipe de Moore Blatch, Copyrite a recommandé une solution de salle de courrier numérique basée sur ABBYY FlexiCapture. FlexiCapture aide les entreprises de toute sorte à gérer la paperasse, augmente nettement l’efficacité et réduit les frais administratifs en automatisant les processus de métiers basés sur le papier. La solution offre un seul point d’entrée pour capturer automatiquement au point d’engagement les flux de différents formulaires et documents, quelles que soient leur structure et leur complexité, et transformer ce contenu en données prêtes à l’emploi dans l’entreprise.

La numérisation de documents conjuguée à la saisie de données intelligente permet désormais de numériser le courrier entrant et de classer et diffuser automatiquement les documents dans l’ensemble de l’entreprise. Les informations sont extraites dynamiquement et utilisées à des fins d’indexation dans les systèmes de gestion du cabinet. Du coup, hormis quelques exceptions, il n’est plus nécessaire de les indexer manuellement.

Les documents peuvent être indexés selon leur type et leur contenu (par exemple échéance de la facture), ils deviennent ainsi totalement interrogeables et modifiables à l’avenir. Pour assurer la sécurité des documents, des procédures existent si la reconnaissance d’un document n’est pas à la hauteur d’un niveau convenu d’acceptabilité. Le document en question fait l’objet d’une vérification pour garantir l’exactitude des données avant de retourner vers le processus automatisé.

Résultats

Paul Walshe, Associé chez Moore Blatch a expliqué : « Eliminer la distribution manuelle du courrier était essentielle car nous passions beaucoup de temps à diffuser et classer des documents. La solution Copyrite nous a permis de réduire nos frais généraux et administratifs, d’accélérer le processus de diffusion des documents, et par là même d’améliorer les relations client. » Nous avons maintenant une solution qui est évolutive et peut s’adapter au fur et à mesure de la croissance de la société. »