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Guide de l’e-facturation en comptabilité fournisseurs
Slavena Hristova
6 mai 2024
6 mai 2024
Au cours des dernières années, l’adoption de la facturation électronique (e-facturation) a modifié de façon significative le paysage de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs (CF), transformant la façon dont les entreprises traitent leurs activités de facturation.
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Qu'est-ce que l’e-facturation ?
Comment fonctionne l’e-facturation ?
Quels sont les avantages de l’e-facturation ?
Attentes vs. Réalité: l’e-facturation dans les processus comptables
Comment automatiser l’e-facturation avec l'automatisation de la comptabilité fournisseurs
Choisir la bonne solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs pour votre e-facturation
L’e-facturation n’est pas vraiment une idée nouvelle, mais elle a connu un essor récent, stimulé par des progrès technologiques et différentes mesures réglementaires, en particulier au sein de l’Union Européenne (UE). Ces mesures visent à réduire les écarts de TVA et à augmenter la transparence financière.
À mesure que le monde des affaires s’adapte, il est essentiel pour les entreprises de comprendre tant les obstacles que les avantages liés à l’e-facturation. Parmi les obstacles, des normes internationales qui varient, la difficulté à rester en conformité avec les réglementations, et l’intégration aux systèmes existants. Néanmoins, si elle est le fruit d’une stratégie bien pensée et mise en place avec la bonne technologie, l’e-facturation peut vraiment améliorer l’efficacité, la précision et l’impact environnemental de l’automatisation des processus comptables dans différents secteurs d’activité.
La facturation électronique (e-facturation) consiste en un échange numérique de factures respectant un format de données structurées, lisibles par des machines (comme JSON ou XML) et pouvant être automatiquement importées dans le système ERP de l’acheteur, sans saisie manuelle des données.
Par définition, l’objectif principal de l’e-facturation est l’importation automatisée dans un système comptable. Bien qu’il soit possible d’avoir une représentation visuelle des données dans un format lisible par des humains (comme PDF), c’est secondaire. Cela n’est ni obligatoire, ni considéré comme faisant partie de la facture.
L’e-facturation automatise l’intégralité du processus de facturation, depuis la création de la facture et le transfert des données jusqu’à la validation et l’intégration aux systèmes du client, ce qui se traduit par un flux de travail plus efficace, plus précis et plus rationnel de la comptabilité fournisseurs.
Techniquement, les e-factures ne sont pas un concept nouveau. Aux côtés des normes technologiques telles que EDIFACT, UBL 2.0 ou eFF (Electronic Flexible Format) utilisées pour l’échange électronique de données depuis plus de 20 ans dans différents scénarios, il existe différents formats spécifiques pour l’ e-facturation tels que
L’e-facturation offre aux entreprises des avantages tels que l’efficacité, la justesse des données, la visibilité, la sécurité et la réduction des coûts.
Mais le levier principal est d’en finir avec "L'écart de TVA" entre le déclaré et le perçu et de garantir le financement du secteur public, plutôt que de simplement améliorer l’automatisation de la comptabilité des entreprises et leur efficacité. Le "Rapport 2023 sur l'écart de TVA", publié en 2023 par la commission européenne a révélé un écart de 61 milliards d’€ dus à la fraude, à l’évasion fiscale et aux erreurs de calcul. Des pays tels que l’Italie et la Pologne, en rendant l’e-facturation obligatoire, ont significativement réduit leurs écarts de TVA.
La proposition TVA 2022 à l'ère du numérique (ViDA) vise à mettre en place un reporting numérique transfrontalier en utilisant l’e-facturation pour les transactions B2B, tandis que les factures PEPPOL deviennent obligatoires pour les transactions B2G. De nombreux États de l’UE prévoient d’appliquer l’e-facturation aux transactions B2B d’ici quatre ans, ce qui témoigne d’une tendance croissante à l’adoption réglementaire de normes d’e-facturation.
Les avantages de l’e-facturation pour les finances d’un État sont indéniables, et les premiers résultats sont déjà impressionnants. Du point de vue des entreprises, il y a également des gains significatifs d’efficacité à passer du scan et du traitement manuel des factures papier et PDF à des formats électroniques standardisés.
Au moins en théorie, ce concept promet de solutionner de nombreux obstacles à l’efficacité. Mais dans la pratique, les entreprises font encore face à des problèmes qui, bien qu’ils soient différents de ceux rencontrés avec le papier, doivent néanmoins être résolus. Explorons quatre problèmes de l’e-facturation à travers le prisme des attentes versus la réalité.
| Les attentes avec l’e-facturation | La réalité avec l’e-facturation |
| Format standardisé Les données des factures structurées sont échangées numériquement et entièrement automatisées entre le vendeur et l’acheteur. Aucune intervention manuelle n’est nécessaire. |
Facturation hybride pour les opérations internationales Mélange de normes pour les opérations internationales Liberté d’interprétation de la norme |
| Conformité réglementaire Adhérer à une norme d’e-facturation garantit la conformité réglementaire et la tranquillité d’esprit tant pour les fournisseurs que pour les acheteurs. |
Une réglementation en constante évolution Même si l’intention de faire en sorte que toutes les parties prenantes (au moins dans l’ensemble de l’UE) adhèrent aux mêmes normes et maintiennent le respect des règles au-delà des frontières est claire, la réalité n’en demeure pas moins que la législation et les réglementations des États membres évoluent encore à leur propre rythme et, souvent, on ne sait pas dans quelle direction. |
| Transfert de données transparent entre les systèmes Une norme internationale d’échange électronique de données de facturation élimine toutes les inefficacités et tous les obstacles sur la voie de la numérisation. Les données sont transférées entre les organisations automatiquement, sans intervention humaine. |
Intégration des plateformes d’e-facturation Gestion du changement et adoption de nouveaux processus internes |
| 100% dans la justesse des données et traitement sans contact des factures Grâce à un processus qui élimine le besoin de saisie manuelle et même de scan ou d’OCR, puisque toutes les données nécessaires sont soumises dans un format structuré et lisible par des machines, aucune vérification, ni validation manuelles ne sont nécessaires. Les données peuvent être intégrées directement au système ERP et être traitées automatiquement. |
Validation des données Traitement des erreurs |
| Soutenabilité |
De nouvelles solutions prêtes à relever le défi Bien qu’en théorie l’e-facturation apparaisse comme tout ce dont rêvent les équipes d’automatisation, en réalité la complexité des réglementations, le niveau de maturité et d’adoption, les normes et les formats, font que les entreprises internationales doivent encore faire face à une réalité confuse qui nécessite de nouvelles solutions. |
Bien que l’adoption de l’e-facturation s’accélère, il est important de garder à l’esprit qu’elle doit être déployée par étapes, et en fonction de la juridiction.
L'Allemagne a mis en place l’e-facturation pour les commandes publiques, mais ne l’a pas encore rendue obligatoire pour le B2B. Un projet de législation est cependant prévu pour 2025.
La France va rendre l'e-facturation obligatoire pour les grandes entreprises d’ici septembre 2026. Toutes les autres entreprises devront se mettre en règle d’ici septembre 2027.
En Espagne, la loi 18/22 impose aux entreprises générant au moins 8 millions d’Euros de chiffre d’affaires annuel de se conformer à cette obligation, d’ici un an à compter de la date d’adoption des réglementations techniques sur la facturation électronique.
Au Royaume-Uni, l'e-facturation n’est pas obligatoire pour les paiements B2B, mais l’est pour les paiements faits par ou à destination des organismes publics.
Les gouvernements du monde entier agissent comme des catalyseurs de l’adoption des solutions d’e-facturation, et le paysage évolue donc rapidement. On s’attend à ce que le scan et l’OCR des factures diminuent drastiquement, tandis que le nombre d'e-factures devrait augmenter de 10 à 20% par an à moyen terme.
Bien qu’en théorie, l’e-facturation apparaisse comme tout ce dont rêvent les équipes d’automatisation, en réalité la complexité des réglementations, le niveau de maturité et d’adoption, les normes et les formats, font que les entreprises internationales doivent encore faire face à une réalité confuse qui nécessite de nouvelles solutions.
L’argument de fond est que le modèle hybride d'automation des factures est parti pour perdurer dans un avenir proche. Pouvoir gérer cette complexité requiert des solutions d’IA sur mesure, comme le traitement intelligent des documents, capables d’analyser, de classer, de capturer et de normaliser de façon intelligente les données tirées des factures, quel que soit leur type, leur format et leur langue, en un unique flux structuré qui va alimenter le système ERP.
En savoir plus sur la façon dont ABBYY gère l’automatisation hybride de la comptabilité fournisseurs ici.
Slavena Hristova
Directrice du Marketing Produit, groupe Vantage chez ABBYY
Slavena Hristova est Directrice du Marketing Produit pour Vantage chez ABBYY. Elle dirige le marketing produit international pour la ligne de produits ABBYY Vantage. Elle supervise l’ensemble du cycle de vie du produit, depuis l’analyse des demandes du marché à la stratégie de lancement sur le marché, en passant par les outils d’aide à la vente, ou le catalogue de formation pour les partenaires du réseau. Elle a plusieurs années d’expérience dans la gestion de produits et le marketing, dans les domaines de la reconnaissance de texte, de la gestion des informations et des documents.
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