ABBYY Europe, fournisseur leader de technologies et de solutions de reconnaissance de documents, de capture de données et linguistiques, a uniformisé et amélioré le traitement des factures de Röchling Automotive AG & Co. KG. Désormais, le fournisseur automobile utilise une solution d’ABBYY pour traiter les factures reçues au format papier ou par e-mail par les succursales dans quatre pays. Ce logiciel capture les documents, extrait les données des factures et les transfère à des systèmes SAP en aval. Ainsi, Röchling bénéficie d’étapes de processus simplifiées, d’une meilleure interconnexion entre les sites et d’une organisation plus cohérente de la gestion des factures.
Röchling Automotive est un fournisseur de pièces en plastique pour l’industrie automobile. Les succursales d’Allemagne, de République tchèque, de Belgique et des Etats-Unis reçoivent les factures de près de 2 000 fournisseurs dans divers formats et langues, soit jusqu’à 50 000 factures par an. Jusqu’à présent, les données des factures étaient automatiquement saisies sur chacun des sites et transférées vers des flux de travail SAP et des systèmes d’archives. Néanmoins, cette méthode ne permettait ni une saisie homogène sur une plate-forme unique, ni le traitement des factures électroniques. En outre, l’accès aux données était très lent. C’est pourquoi les succursales souhaitaient une nouvelle solution pour le traitement des factures. Avec ABBYY FlexiCapture for Invoices, Röchling a trouvé la solution logicielle adaptée.
« 90 % des factures aux Etats-Unis nous parviennent en pièces jointes d’e-mail. En Europe, il y a encore beaucoup de factures papier mais ici aussi, on entre progressivement dans l’ère du numérique », explique Andreas Lupfer, chef d’équipe PLM / SAP Application Support, Röchling Automotive SE & Co. KG « L’ancienne solution ne permettait pas de traiter les factures par e-mail, mais uniquement les documents qu’elle recevait via le scanner connecté. Pour traiter toutes les factures dans un système homogène, il nous fallait d’abord imprimer celles au format électronique puis les numériser au format PDF en même temps que les factures papier. C’était un processus évidemment très lourd et une perte de temps que nous pouvons désormais éviter. »
Les factures papier sont désormais scannées sur place et celles reçues par email sont directement transférées vers la solution d’ABBYY. Le logiciel de capture d’ABBYY extrait automatiquement les en-têtes et pieds de page. En fonction des résultats obtenus, les documents qui requièrent un contrôle manuel ou une correction des résultats de la reconnaissance sont envoyés au responsable compétent. Les données validées sont ensuite soumises aux services spécialisés pour contrôle et validation, puis transférées vers les flux de travail correspondants dans le système SAP. Contrairement à l’ancienne solution, ABBYY FlexiCapture for Invoices assure également un apprentissage automatique du système. Autrement dit, il est possible de sélectionner manuellement certains modèles de factures, que le système utilisera par la suite pour les futures factures du même fournisseur (par ex. pour déterminer l’emplacement de nouveaux champs sur la facture). Cela permet d’optimiser continuellement le taux de reconnaissance et d’identifier plus rapidement les factures de nouveaux fournisseurs. Grâce au routeur de document de KGS Software, partenaire d’ABBYY, il est possible d’extraire les données des factures à partir des fichiers PDF qui sont directement introduits dans les processus SAP adéquats pour un traitement ultérieur.
« Pour obtenir un processus homogène pour tous les sites, il nous fallait une solution capable de traiter les factures sous toutes les formes, formats et langues nécessaires », explique Vivien Rebsdat, responsable / Manager IT, Röchling Automotive SE & Co. KG. « La solution ABBYY FlexiCapture for Invoices répond à toutes nos exigences et fournit d’excellents résultats de saisie de factures. Cette solution enlève un important poids des épaules de nos collaborateurs. Nous sommes également très satisfaits de l’encadrement du projet par ABBYY.»
ABBYY FlexiCapture for Invoices est une solution opérationnelle destinée à la saisie automatique des factures dans le processus de comptabilité fournisseurs. Reposant sur la plateforme Enterprise Capture ABBYY FlexiCapture, elle offre les fonctions essentielles d’une solution clé en main tout en s’adaptant en toute flexibilité aux besoins, processus et infrastructures informatiques propres à l’entreprise. Cette solution est la clé d’une comptabilité fournisseurs plus efficace, elle offre une totale transparence dans tout le cycle de facturation et aide les entreprises à minimiser les risques. En outre, cette solution peut également servir à la saisie et au traitement d’autres types de documents au sein de l’entreprise, comme les formulaires utilisés dans le cadre de la communication avec les clients, les dossiers personnels, les commandes ou les courriers numériques, pour une sécurité d’investissement maximale.
Vous trouverez de plus amples informations concernant le traitement des factures via SAP sur https://www.abbyy.com/fr-fr/sap-input-management.
ABBYY est un acteur majeur au niveau mondial pour les technologies et les solutions permettant aux entreprises d’actionner l’information. Notre entreprise définit les standards de la capture de données à l’aide de technologies innovantes reposant sur la linguistique et s’intégrant à l’ensemble du cycle de vie des informations. Les solutions ABBYY permettent d’optimiser les processus commerciaux, d’atténuer les risques, d’accélérer les prises de décision et d’accroître les revenus. Les technologies ABBYY sont utilisées sous licence par certaines des plus grandes entreprises et agences gouvernementales internationales, de même que par des PME et des particuliers. ABBYY Europe GmbH est membre du groupe ABBYY et gère les activités commerciales et marketing en Europe occidentale. Le groupe ABBYY dispose de bureaux en Allemagne, au Royaume-Uni, en France, en Espagne, en Ukraine, à Chypre, en Russie, aux États-Unis, au Canada, aux Émirats Arabes Unis, en Australie, au Japon et à Taïwan. Pour en savoir plus, consultez le site www.abbyy.com.
ABBYY, le logo d’ABBYY et FlexiCapture sont des marques déposées ou des appellations commerciales d’ABBYY Software Ltd. SAP est une marque ou une marque déposée de SAP SE en Allemagne et/ou dans d’autres pays. Toutes les autres appellations commerciales appartiennent à leurs propriétaires respectifs.
Basée à Mannheim, en Allemagne, le groupe Röchling est composé de 77 entreprises qui emploient environ 8 500 personnes dans 22 pays à travers le monde. L’association des compétences des PME formant le groupe fait de Röchling un leader technologique mondial dans tous les domaines liés à la transformation des matières plastiques. Les divisions industrie, automobile et médicale du groupe génèrent un chiffre d’affaires annuel d’environ 1,6 milliard d’euros en Europe, aux Etats-Unis et en Asie. Röchling Automotive compte plus de 4200 employés dans le monde et est partenaire des constructeurs automobiles et fournisseurs de systèmes informatiques. 22 usines de fabrication réparties sur 4 continents et 4 sites de développement assurent une proximité optimale avec les clients. Plus d'informations sur www.roechling.com.
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