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Contexte

IDéation informatique, une société de services indépendante intervenant dans les domaines des systèmes informatiques et du développement de logiciels, propose aux collectivités locales un module OCR intégré à ses solutions de suivi du courrier et d’archivage.

IDéation informatique est confronté depuis de nombreuses années aux besoins d’administrations locales (mairies, communautés de communes, préfectures) qui cherchent à gérer le suivi du courrier et l’archivage. Ces collectivités locales doivent pouvoir gérer tous les correspondants concernés par un courrier, gérer des alertes sur des dates limites de réponse et de traitement, ou encore, analyser le flux des courriers au sein de leurs services.

L’un des objectifs des collectivités locales est d’être capable de tracer les courriers et d’établir des liens entre leurs différents documents.

L’autre objectif est de pouvoir effectuer des recherches contextuelles rapides sur le contenu de tous les courriers papier, numérisés préalablement, afin de retrouver, analyser et réutiliser toutes les informations nécessaires.

IDéation informatique devait intégrer dans ses solutions une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) afin de permettre la réutilisation facile du contenu des courriers et la recherche rapide des informations archivées. Le format électronique à prendre en compte est PDF. Une réponse pleinement adaptée aux besoins des collectivités locales passait par la nécessité, non seulement de tracer l’information, mais aussi de rendre cette dernière réutilisable et interrogeable, et ceci dans le cadre d’un traitement de documents par plusieurs employés.

Solution

Pour le développement de Followin, son logiciel de suivi de courrier, IDéation informatique a conduit une recherche et de nombreux tests sur les produits de reconnaissance de texte (OCR) disponibles. ABBYY FineReader se révéla être la solution la plus fiable et la mieux adaptée.

IDéation informatique décida donc d’intégrer ABBYY FineReader au sein de son logiciel de suivi du courrier.

ABBYY FineReader est un logiciel de reconnaissance de texte, ou OCR, qui convertit les documents numérisés, fichiers PDF et images d'appareil photo en formats modifiables et interrogeables, notamment Microsoft^® Word et Excel^®. Ses capacités de reconnaissance avancées délivrent un accès complet aux informations confinées au papier et aux images et éliminent virtuellement la réécriture et le reformatage, tous deux chronophages. De plus, n'importe quel document peut par exemple être archivé numériquement dans un format PDF interrogeable, ce qui lui permet d'être facilement et rapidement retrouvé par la suite. ABBYY FineReader comprend des fonctions pour travailler à plusieurs
en réseau local. En particulier, FineReader Corporate Edition possède la fonction Hot Folder qui permet de placer des fichiers dans un répertoire surveillé, actif pour un traitement automatique, la planification du traitement à des moments choisis, quand le logiciel vérifie automatiquement le contenu des répertoires, et la supervision des tâches à l’aide d’un fichier-journal et de notifications à l’écran.

Les courriers scannés depuis les postes clients sont déposés par le logiciel de suivi de courrier Followin dans des répertoires surveillés. Grâce à la fonction Hot Folder d’ABBYY FineReader intégrée aux logiciels d’IDéation informatique, ces documents sont traités automatiquement puis indexés dans une base de données pour être réutilisés et retrouvés très facilement.

L’intégration d’ABBYY FineReader au coeur du module OCR des solutions Web Followin ou STOCDOC d’IDéation informatique n’a posé aucun problème.

Résultat

Grâce à l’intégration d’ABBYY FineReader à ses solutions de suivi du courrier et d’archivage, IDéation informatique possède un module OCR performant qui permet de réutiliser le contenu des documents, notamment PDF, et d’effectuer des recherches, sans passer par des étapes fastidieuses de réécriture et reformatage de documents.

Les employés des collectivités locales, notamment des mairies de 5 000 à plus de 50 000 habitants, peuvent accéder simplement et rapidement aux informations contenues dans tous leurs courriers, même archivés, tout en traitant ces informations en réseau.

La simplicité d’utilisation d’ABBYY FineReader, et de sa fonction Hot Folder, permet une mise en place très rapide de la solution dans une collectivité locale. Cette mise en place très rapide est appréciée par les équipes des clients d’IDéation informatique.

Plusieurs collectivités locales, comme les mairies de Wavrin et de Beauvais, bénéficient d’une reconnaissance de texte performante et facile d’utilisation grâce à ABBYY FineReader intégré aux solutions Web d’IDéation informatique. Le traitement par plusieurs employés du courrier est devenu plus rapide et plus simple. Les administrés bénéficient ainsi d’une meilleure gestion de l’information.

La charte Marianne – principal outil de promotion de l'accueil et de la qualité de service dans l’État – visant à garantir entre autre la qualité de l’accueil courrier et des valeurs telles que la rapidité, la clarté des réponses, mais aussi un esprit de rigueur, est ainsi respectée par les administrations qui utilisent le logiciel Followin d’IDéation informatique couplé à ABBYY FineReader.

A propos d’IDéation Informatique

IDEATION Informatique est une société de services indépendante intervenant dans les domaines des systèmes informatiques et du développement de logiciels, et plus particulièrement:

- dans le conseil et l’assistance technique;
- dans le développement, la vente, l’installation et la maintenance de progiciels et de logiciels spécifiques;
- dans le conseil, la vente, l’installation et la maintenance de matériels et réseaux informatiques;
- dans le développement de solutions nouvelles;
- dans l’évolution des systèmes d’informations en place;
- ...

Contact: www.ideation.fr