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Contexte

Le Journal de la Next-Gen doit publier rapidement sur Internet des informations pertinentes sur les logiciels et matériels dédiés aux postes de travail des utilisateurs de PC qui travaillent avec Windows, Mac ou Linux. Traiter le plus d’informations pertinentes en peu de temps est une nécessité pour les journalistes du Journal de la Next-Gen. Une perte de temps, c’est risquer de ne pas présenter des informations importantes avec le bon timing. Plus il y a de sources d’informations à traiter et plus le papier risque de s’accumuler. Les membres de la rédaction du Journal de la Next-Gen ont dû s’équiper afin de traiter le plus rapidement possible les informations papier et électroniques à leur disposition. Pour accélérer la rédaction d’articles après avoir numériser des informations, il était nécessaire ensuite de pouvoir les réutiliser facilement et rapidement. Cela impliquait de réduire très significativement la réécriture et le reformatage des informations pertinentes afin de les réutiliser à travers des formats connus comme Word, Excel, HTML ou PDF. Le principal objectif était de fortement faciliter la communication au sein de l’équipe du Journal de la Next-Gen. Cette équipe comprend 5 personnes: 3 journalistes, 1 rédacteur et un associé.

Solution

Pour améliorer le traitement et la réutilisation des informations, le Journal de la Next-Gen a recherché une solution de reconnaissance optique de caractères (OCR). L’OCR permet de déverrouiller les informations contenues dans divers types de documents papier et de convertir des documents PDF en d’autres formats pour une meilleure exploitation de leurs contenus. La solution recherchée devait aussi posséder une interface conviviale et des fonctionnalités aisées à appréhender.

Le Journal de la Next-Gen a effectué une étude des produits et solutions OCR disponibles sur le marché. ABBYY FineReader est apparu comme le logiciel le plus adapté aux besoins réels du Journal de la Next-Gen. Il est très facile à utiliser grâce à une interface simple et explicite. En un seul clic, une opération peut être effectuée avec succès. La précision d’ABBYY FineReader, sa vitesse et son prix ont aussi été des facteurs importants dans le processus de prise de décision.

ABBYY FineReader est un logiciel de reconnaissance de texte, ou OCR, qui convertit les documents numérisés, fichiers PDF et images d’appareil photo en formats modifiables et interrogeables, notamment Microsoft® Word et Excel®. Ses capacités de reconnaissance avancées délivrent un accès complet aux informations confinées au papier et aux images et éliminent virtuellement la réécriture et le reformatage, tous deux chronophages. De plus, n’importe quel document peut par exemple être archivé numériquement dans un format PDF interrogeable, ce qui lui permet d’être facilement et rapidement retrouvé par la suite.

L’installation d’ABBYY FineReader a été immédiate. Comme le souligne Jerry Galassi, rédacteur-en-chef du Journal de la Next-Gen, « même un débutant saurait déployer ce logiciel sur ses PC, et surtout, en tirer la substantifique moelle. » Le Journal de la Next-Gen a depuis effectué deux migrations jusqu’à la version 11 de FineReader sans aucune difficulté.

Afin de rationaliser les applications métiers et d’éviter les soucis d’interopérabilité, FineReader est installé sur tous les postes des collaborateurs du Journal de la Next-Gen. Leur métier les oblige à se déplacer pour être au coeur même de l’actualité et y coller en temps réel. Ils se doivent de communiquer avec les mêmes applications. ABBYY FineReader est utilisé plusieurs fois par jour au sein de la rédaction du Journal de la Next-Gen. 35% des documents sont traités avec FineReader. Ces derniers sont à l’origine en majorité des documents papier, en particulier des dossiers de presse. 15% des documents traitées sont des pièces jointes de messages électroniques. Ce pourcentage est en augmentation.

ABBYY FineReader est utilisé par l’équipe de rédaction du Journal de la Next-Gen, tout d’abord seul et indépendamment, comme logiciel principal mais il est aussi intégré à la suite Bureautique Microsoft Office 2010. De plus, il est utilisé avec Microsoft Outlook 2010, mais moins régulièrement.

Résultat

Le résultat dépasse souvent les espérances du Journal de la Next-Gen en matière de traitement des informations.

L’importation et l’exportation de fichiers PDF interrogeables sont possibles avec la prise en charge du mot de passe. Les informations contenues dans l’image d’un PDF peuvent être extraites pour être modifiées. Ces mêmes informations peuvent être ensuite enregistrées dans un PDF interrogeable. Les documents papier peuvent être facilement archivés électroniquement en tant que PDF interrogeables.

Les fichiers multilingues, souvent des PDF « protégés », dont le mot de passe est connu, peuvent maintenant être traités pour informer sur un thème ou un autre.

La souplesse des fonctionnalités (une action par type de travaux à réaliser) et le gain de temps sont très appréciés par les collaborateurs du Journal de la Next-Gen.

« Un logiciel comme FineReader ne vaut pas uniquement par la puissance de ses fonctionnalités, pour nous qui rédigeons des articles tous les jours, ABBYY FineReader est un allié précieux pour d’autres raisons », explique Jerry Galassi.

Parmi ces raisons, la simplicité d’utilisation de FineReader est un facteur très important. Son interface simple et intuitive offre la possibilité de maîtriser les fonctions principales de l’application très rapidement. Il est aussi possible de personnaliser de nombreuses fonctions de l’interface, comme l’espace de travail, en modifiant la taille et l’emplacement des fenêtres, en sélectionnant des couleurs, en personnalisant les barres d’outils et autres éléments de l’interface, etc. Chaque collaborateur à ses préférences. De plus, il est facile de faire la distinction entre les pages sélectionnées au lieu de reconnaître le document seulement dans son intégralité.

Pour toutes ces raisons, l’équipe du Journal de la Next-Gen aime travailler tous les jours avec un logiciel aussi utile et productif que FineReader. « Si je ne devais retenir qu’une seule chose sur ABBYY FineReader, je retiendrais la souplesse et la simplicité de son utilisation qui permettent d’aller à l’essentiel, la réactivité », souligne Jerry Galassi.

A propos du Journal de la Next-Gen

Le Journal de la Next-Gen est un site Web Pro dédié à l’information informatique et généraliste du PC. Il propose uniquement de l’information dédiée au poste de
travail de l’utilisateur de PC (Windows, Mac, Linux) sur les thèmes suivants: bureautique, navigateur, internet, jeux vidéo, accessoire, console, insolite, testsoftware/hardware, etc. Il s´adresse à des utilisateurs de PC de 6 à 77 ans, néophytes à professionnels de tous bords, du particulier aux TPE/PME. Les informations pertinentes des éditeurs et concepteurs de software et de hardware sont traitées puis publiées sur internet par le Journal de la Next-Gen.

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