Healthcare & Pharmaceuticals | Digital Archiving
Dans le cadre de son système de gestion électronique de documents, le groupe a, au cours des années, constitué des archives contenant toutes les autorisations de distribution de ses médicaments. Une grande partie de cette documentation est constituée d’images de documents textes numérisés datant d’une cinquantaine d’années pour les plus anciens. Ces archives comptent au total 30 millions de pages de documents. La recherche précise d’informations dans ces archives se révèle être difficile, de longue haleine et coûteuse étant donné qu’une recherche plein texte n’est pas possible.
Pour résoudre ce problème, Boehringer Ingelheim a recherché une solution qui permettrait d’exploiter le contenu des documents existants par une recherche plein texte et d’archiver de nouveaux documents directement dans un format interrogeable. Pour que la solution puisse être utilisée de manière intuitive, Boehringer Ingelheim a fait développer une interface offrant aux utilisateurs des options de recherche flexibles. Cette solution repose sur la technologie de reconnaissance de texte (Reconnaissance optique de caractère, OCR). Seule une conversion précise des documents scannés en informations numériques garantit que les informations souhaitées soient trouvées. De ce fait, il fallait choisir une solution OCR performante offrant précision de reconnaissance, stabilité, une administration non complexe et de bonnes possibilités d’intégration.
Après une phase d’évaluation intensive des produits OCR disponibles sur le marché, le groupe a choisi ABBYY Recognition Server, la solution flexible de reconnaissance de documents basée sur serveur et conçue à partir des technologies maintes fois récompensées d’ABBYY. Cette solution OCR clés en main convertit des documents papier ainsi que des fichiers d’images en textes ou en documents PDF interrogeables. Ces derniers peuvent être ultérieurement classés, archivés, interrogés ou transmis au système de gestion de contenu.
ABBYY Recognition Server a été spécialement conçu pour le traitement rapide de grands volumes de documents. La reconnaissance et la conversion sont effectuées sur des postes dédiés à ces processus pendant que l’administration se fait de manière centrale sur le Gestionnaire de Serveur. Celui-ci distribue automatiquement tous les documents entrant sur les postes de traitement disponibles. Dans le cas où un poste de traitement ne fonctionne plus, il redirigera les tâches vers un autre poste. De plus, sa mise en oeuvre en tant que service assure une disponibilité et une utilisation universelles.
Grâce aux interfaces flexibles (API) du Recognition Server, l’intégration de la solution dans l’infrastructure du système d’information existante s’effectue sans difficultés. La Console de Gestion permet à la personne en charge chez Boehringer Ingelheim de définir les paramètres ainsi que d’administrer les postes de reconnaissance de manière centralisée et ainsi déterminer le flux de tâches de groupes de travail et projets spécifiques.
Dans ce projet, les documents sont automatiquement lus et reconnus depuis le système de gestion électronique de documents existant et les résultats sont réassignés aux documents originaux sous la forme de fichiers textes pouvant être indexés. Les collaborateurs de Boehringer Ingelheim dématérialisent chaque jour dans le monde entier environ 10 000 nouvelles pages de document devant ensuite être traitées en priorité. Au coeur de cette solution, ABBYY Recognition Server joue un rôle central.
Grâce aux interfaces très performantes, l’intégration dans la structure du système d’information existante est rendue plus facile et ABBYY Recognition Server a également convaincu dans la pratique au quotidien. La planification, les tests et l’installation ont pu être réalisés dans le temps imparti et conformément au budget, permettant le lancement de l’intégration au système en septembre 2007.
L’installation de Boehringer Ingelheim comprend ABBYY Recognition Server avec quatre postes de traitement. Le planning du projet prévoit que les documents des archives existantes seront complètement traités en à peu près une année. Du fait que tous les nouveaux documents arrivant sont ajoutés au système, Boehringer Ingelheim disposera à la fin de ce projet d’archives complètes de documents d’autorisation indexables.
