Numérisation sans perturbation : les pompiers néo-zélandais montrent l’exemple

Les pompiers et les services d’urgence de Nouvelle-Zélande constituent un service public essentiel, gérant plus de 650 casernes et s’appuyant sur 3 000 salariés et 12 000 bénévoles. Chaque minute de leur temps et chaque dollar de leur budget ont un impact direct sur leur capacité à protéger les populations à travers le pays. C’est pourquoi ils se sont tournés vers Desktop Imaging et ABBYY pour gagner un temps précieux et optimiser leurs efforts en automatisant une activité réputée particulièrement chronophage : la comptabilité fournisseurs.

Dans les coulisses des services d'incendie et de secours de Nouvelle-Zélande, l'équipe des transactions était confrontée à plusieurs défis convergents :

• La gestion manuelle des factures et les anciens processus de saisie de données ralentissaient les opérations.
• La solution de saisie de documents utilisée par le service comptabilité fournisseurs arrivait en fin de contrat.
• Le renforcement des exigences de conformité imposait l'adoption de la solution de facturation électronique Peppol.
• La pression s'accentuait pour respecter, voire dépasser, les objectifs de délais de paiement fixés par le gouvernement.
• Il fallait également appliquer des règles de gestion afin de réduire les interventions manuelles pour corriger les factures non conformes.

Le service comptabilité fournisseurs devait adopter une nouvelle solution automatisée de traitement des factures. Cette solution devait moderniser ses processus, l'aider à se conformer aux exigences de conformité et garantir l'application uniforme des conditions fournisseurs et des exigences commerciales.

Les exigences pour cette nouvelle solution ont été clairement définies :

• Moderniser et optimiser les opérations sans augmenter les effectifs ni investir dans de nouvelles infrastructures, grâce à un service évolutif permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Disposer d’une solution hautement configurable, tout en restant un produit standard prêt à l’emploi et non une application sur mesure.
• Garantir un fonctionnement entièrement automatisé (“hands-off”) pour l’équipe, afin de ne pas ajouter de nouvelles tâches à une organisation déjà très sollicitée.

En résumé, l'organisation devait entièrement repenser son processus de comptabilité fournisseurs sans perturber ses services d'urgence essentiels.

Un service cloud d’automatisation des factures entièrement géré

Les pompiers et les services d'urgence de Nouvelle-Zélande se sont associés à Desktop Imaging pour trouver la solution idéale : DI Invoicing, un service cloud complet et entièrement géré, conçu pour éliminer la saisie manuelle de données, réduire les risques et garantir la conformité aux normes gouvernementales.

Leader néo-zélandais de la numérisation documentaire depuis 1997, Desktop Imaging a fourni un service ne nécessitant ni nouveau logiciel, ni investissement en infrastructure, ni charge de travail supplémentaire pour les équipes internes.

Au cœur de cette solution se trouve ABBYY Vantage, plateforme leader du marché pour le traitement intelligent des documents (IDP), alimentée par l’IA et le machine learning. Grâce à cette technologie d’IA spécialement conçue par ABBYY, DI Invoicing classe automatiquement les factures, en extrait les données clés, valide les informations provenant de différents canaux (email, courrier postal et facturation électronique), et améliore continuellement sa précision grâce à l’apprentissage automatique.

Les résultats ont été immédiats et transformateurs : des processus de facturation plus rapides, plus intelligents et entièrement conformes.

• Automatisation complète des processus : les pompiers et les services d’urgence de Nouvelle-Zélande bénéficient désormais d’un processus de saisie et de validation des factures entièrement automatisé. De la réception à l’approbation, les factures standard sont traitées automatiquement, quelle que soit leur origine ou leur format.

• Précision et rapidité : Les fonctionnalités de traitement parallèle et de supervision en temps réel éliminent les retards et réduisent les risques d’erreur. Le traitement prioritaire garantit le respect constant des accords de niveau de service (SLA).

• Utilisation plus stratégique des ressources : Libérée des corrections manuelles de données, l’équipe de comptabilité fournisseurs peut désormais se concentrer sur la gestion des exceptions et l’amélioration des relations fournisseurs, créant ainsi une valeur bien plus importante pour l’organisation.

• Cadre de validation exhaustif : DI Invoicing effectue une validation à plusieurs niveaux pour garantir l’exactitude et la conformité. Celle-ci comprend :

  • L’application des règles fiscales relatives aux informations sur les fournitures taxables
  • La concordance des fournisseurs avec la base de données des fournisseurs agréés
  • La validation et le rapprochement des bons de commande
  • La validation et le rapprochement des unités commerciales
  • La vérification des comptes bancaires pour sécuriser les paiements
  • Les contrôles de la date de facture, de la devise et des exonérations de taxes

• Prêt pour l’avenir : Grâce à l’intégration complète de la facturation électronique, les pompiers et les services d’urgence de Nouvelle-Zélande répondent aux exigences gouvernementales en matière de cycles de paiement plus rapides et d’adoption accrue du numérique, sans qu’il soit nécessaire de modifier les systèmes centraux.