Healthcare & Pharmaceuticals
Dès 2008, la DSI de Gaches Chimie se met en quête d’une solution pour répondre à différentes problématiques :
Pour les 2000 types de documents envoyés
par les fournisseurs de Gaches Chimie, il
faut reconnaître automatiquement le document
(ex. bulletin d’analyse) et les informations
qu’il contient (ex : article, numéro de lot,
nom du fournisseur…).
Au printemps 2008, plusieurs solutions
sont analysées. En 2009, Gaches Chimie
fait le choix de la solution proposée par
Novadys composée de la solution d´extraction
de données FlexiCapture d’ABBYY et
Documind Advanced Solution pour :
Les 15 000 documents réception fournisseurs qui arrivent chaque année dans l’entreprise au format papier sont numérisés sur chaque site par les 2 ou 3 personnes habilitées et non informaticiens (magasiniers formés par le service informatique de Gaches Chimie), et intégrés au fil de l’eau. Leur « identité » est automatiquement déterminée par ABBYY Flexicapture: bulletin d'analyse de matières chimiques versus certificat de conformité.
Les informations qu’ils contiennent sont également reconnues automatiquement grâce à ABBYY FlexiCapture, vérifiées par des opérateurs, et les documents sont exportés et automatiquement classés dans Documind, et deviennent immédiatement disponibles en consultation. ABBYY FlexiCapture est apprécié pour la facilité et la précision de la reconnaissance des documents et de l´extraction des données de ces derniers.
Les documents clients sont intégrés automatiquement dans la solution depuis l’ERP ; tous les mois, 5 documents sont archivés après avoir été traités dans le logiciel « maison » : bon de livraison client, certificat de conformité Gaches Chimie, facture client, commande fournisseur et réception fournisseur : ils sont exportés au format PDF dans Documind, accompagnés de leurs méta-données et deviennent immédiatement disponibles en consultation.
Les documents sont stockés dans Documind Advanced Solution : classés dans un plan de classement métier et indexés par des critères personnalisés selon le type de documents. Alors que le délai de purge est de 30 mois dans l’ERP, les documents sont conservés 10 ans dans Documind, car pendant cette période ils peuvent être demandés par la douane, la police…
Tous les profils de collaborateurs sont amenés à rechercher les documents gérés par la solution : les magasiniers, à qui un client peut demander de retrouver « le certificat de conformité de tel lot de janvier 2009 », les comptables à qui un client peut demander une copie de sa dernière facture… Les utilisateurs retrouvent les documents grâce à une recherche plein texte et/ou une exploration de plan de classement et/ou une recherche multicritère sur les index personnalisés par type de documents.
Les documents peuvent être ponctuellement envoyés par mail aux clients et fournisseurs « à la demande » après une recherche dans Documind. En outre, au moment de l’édition du bon de livraison client dans l’ERP, les documents fournisseurs associés (certificat de conformité…) sont automatiquement envoyés.
La solution mise en place par la DSI de Gaches Chimie permet à l’entreprise :
Grâce à cette nouvelle solution, Gaches Chimie traite de manière plus efficace et plus rapidement différents types de documents et les données qu'ils contiennent.
