BPO and Shared Services | Digital Archiving
La société RWS est réputée pour compter parmi les leaders mondiaux de la traduction et la recherche documentaire dans le domaine des brevets. La société réalise avant tout ce travail pour des clients des domaines chimique, pharmaceutique, juridique et de l’ingénierie. Aujourd’hui, le groupe emploie plus de 350 personnes avec des sociétés actives au Royaume-Uni, aux Etats-Unis, au Japon et en Allemagne et dispose de bureaux commerciaux en France et en Suisse.
Les activités de RWS consistent à exploiter un grand nombre de documents, produisant annuellement des millions de pages de traduction pour ses clients. Outre la traduction de brevets, la société a vu ses activités se développer rapidement dans le domaine de la traduction commerciale ces dernières années. Plus précisément, la société s’est développée, incluant la traduction de documents plus importants, tels que des manuels d'utilisation, des brochures commerciales et des sites Internet.
Traditionnellement, les documents étaient stockés par RWS sous la forme d’images TIF de plusieurs pages. En 2007, RWS a estimé que cette méthode de stockage n’était plus suffisante. Pour mieux traiter ces documents, RWS avait besoin d’une solution qui pourrait convertir les numérisations des nouvelles traductions de documents dans un format PDF interrogeable et qui déposerait ensuite le résultat dans un système d’archivage numérique. RWS a toujours mis un fort accent sur la recherche de solutions technologiques conformes à ses besoins en termes d’activités quotidiennes et a entrepris de trouver la meilleure solution pour aider à la conversion de ses documents à grande échelle.
Après des discussions poussées sur les défis que doit relever RWS, ABBYY a recommandé Recognition Server en tant que solution la plus adaptée. Recognition Server est une solution fiable et puissante sur serveur, conçue pour le traitement d’un volume moyen à élevé de documents pour les départements et les entreprises de grande taille. Il peut s’utiliser à la fois en tant que programme indépendant et en tant que partie intégrale d’un système tiers tel que de GED, systèmes de gestion des enregistrements et systèmes électroniques d’archivage. Le traitement de la conversion de documents est automatique et ne nécessite pas de surveillance.
Recognition Server est idéal pour une utilisation en tant que service centralisé pour les besoins quotidiens en OCR des employés de la société qui doivent convertir des documents imprimés dans des formats interrogeables, tels que PDF et PDF/A pour la numérisation d’archives ou la création d’enregistrements. Une fois installé sur un serveur au siège de l’organisation, le programme délivre des fonctions OCR 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à tous, y compris aux employés situés dans des filiales à distance ou travaillant à domicile via une connexion Internet. Alimenté par la technologie OCR primée d’ABBYY, Recognition Server excelle particulièrement dans le travail en environnement international et offre une précision de reconnaissance sans précédent dans plus de 190 langues.
Recognition Server est intégré aux systèmes RWS via une application sur mesure développée en interne par RWS. Il suffit à l’utilisateur de numériser un document à l’aide d’un code-barres figurant sur les copieurs multifonctions existants de RWS. L’application envoie alors les documents pour conversion vers un dossier d’images que Recognition Server contrôle ; le reste du système est automatique. dans les scénarios typiques d’utilisation, la demande de traitement exécute environ 5 000 pages par jour. Recognition Server traite chaque fichier image selon un flux de travail (jeu de paramètres de traitement prédéfinis par l’administrateur). Recognition Server peut traiter plusieurs flux de travaux avec différents paramètres, chacun correspondant à une source d’entrée unique (un dossier ou une boîte de messagerie). Toutes les images, apparaissant dans le dossier/la boîte de messagerie source, sont traitées en utilisant les paramètres du flux de travail associé. Si plusieurs flux de travaux sont installés, le Recognition Server d’ABBYY traite alors simultanément les fichiers de tous les flux de travaux en fonction du moment de leur création et de leur niveau de priorité.
Les avantages que le déploiement de Recognition Server présente pour RWS sont nombreux. Recognition Server permet à RWS de stocker tous ses documents au format PDF, chacun d’entre eux étant disponible de manière cohérente pour l’utilisateur. Le stockage des fichiers au format PDF interrogeable permet à RWS d’indexer chaque document dans un système de gestion de documents et de le rendre disponible pour la recherche en interne. « Le processus d’installation a été direct et rapide, sans difficultés ou problèmes de dépendance », précise Alan price, de RWS. « Qui plus est, le besoin en formation des utilisateurs a été quasi inutile, ce qui signifie que les employés ont pu passer au nouveau système en très peu de temps. »
Le retour sur investissement de la première version de Recognition Server a été réalisé sur une période de 12 mois. En outre, RWS a évalué l’économie initiale à un total de 100 000 livres sterling, la moitié étant constituée des seules économies en termes de travail et le reste combinant plusieurs facteurs, dont une réduction des dépenses de licences. Le niveau d’évolutivité de Recognition Server a permis à RWS d’étendre la portée de son processus de conversion de documents. La solution s’adapte à la croissance des activités et fournit un processus automatique au fur et à mesure de l’augmentation de la demande.
