Une des plus grandes sociétés dans le secteur des médias, dont le siège est à New York, et qui se charge de la commercialisation de films, a mandaté arvato pour développer la livraison de films sur supports de données destinés aux marché allemand et à celui des pays européens voisins. Dès la phase de commencement du projet, arvato systems Technologies a mis en oeuvre un workflow électronique basé sur un système BPM pour le traitement des indications de charge et des retours. Les documents sont numérisés et archivés électroniquement à long terme. Les processus mis en oeuvre sont analysés et optimisés régulièrement. Les ressources et les coûts des processus bénéficient d'une attention particulière. Une reconnaissance et une classification automatiques de documents devaient être implémentées afin de garantir un traitement efficace, rapide et avantageux des documents d'indication de charge et de retours. En outre, le processus devait indiquer les sources d'erreurs plus faibles et comporter des possibilités d’établir des règles individuelles de validation propres à chaque document basé sur l'organisation hiérarchique du client.

Défi

Le traitement des indications de charge et des retours constitue un processus complexe, qui conduit à une réduction du montant de la facture de la marchandise achetée, et il doit s’inscrire dans la systémique. Les collaborateurs spécialisés de la société de médias, qui s'occupent du traitement des indications de charge et des retours, sont répartis sur différents sites et travaillent souvent sur des systèmes différents. Un tel traitement décentralisé nécessite un déroulement long avec des coûts associés. Dans une première étape, arvato systems Technologies optimise le traitement de l'indication de charge et des retours par la mise en oeuvre du système de workflow Metastorm BPM et d’une solution de numérisation et d’archivage pour l'entreprise SER. Généralement, les indications de charge et les opérations de retour se présentent sous forme de documents papier. Dans une première étape, les documents correspondants seront numérisés et traités manuellement afin de permettre le traitement dans Metastorm BPM. Le workflow transmet les indications aux collaborateurs spécialisés et stocke parallèlement les copies numériques des documents, et de toutes les données significatives des opérations de traitement, dans les archives.

Une simple numérisation des documents au moyen d’un scanner est insuffisante pour l'archivage des documents nécessitant une révision ultérieure et l'automatisation du processus de classification des données importantes. Les documents doivent être stockés dans le système d'archivage de façon à pouvoir être consultés, et à prendre en charge la recherche du contenu dans les documents, au moyen des logiciels correspondants, ainsi que l'extraction automatique des données nécessaires à la classification des documents destinés à la suite du traitement dans le workflow. arvato systems Technologies a cherché une solution qui permet non seulement la numérisation des documents nécessaire à l’archivage, mais également la lecture ciblée et la classification des données issues des documents.

L'entreprise a finalement décidé qu'une solution « Data Capture » (acquisition de données) était nécessaire pour obtenir les résultats souhaités.

Solution

La recherche d'une solution de capture de données adaptée qui répondait aux exigences de qualité d'arvato systems Technologies, relatives à la garantie du niveau de service, commença au moyen d'un catalogue de critères qui englobait, à la fois l’extraction ciblée d'un attribut représentatif d'un certain type de documents, la qualité de reconnaissance, et le rapport qualité-prix. À l’aide d’un benchmark qui permit d´évaluer les différentes solutions de capture en fonction des exigences d'arvato, arvato systems Technologies se décida finalement pour ABBYY FlexiCapture, une plateforme de capture pour les entreprises qui automatise les processus d'extraction de données et d'informations de différents types de documents.

ABBYY FlexiCapture représente la solution idéale pour les projets où l’on extrait automatiquement les données significatives de factures, de bons de livraisons, de contrats, ou comme dans ce projet, d´indications de charge et de documents de retour, et où elles sont transmises pour d'autres traitements basés sur des transactions dans des systèmes tiers. En outre, ABBYY FlexiCapture fournit des interfaces standard, mais peut aussi être intégré, via une exportation personalisable par script, dans de nombreux systèmes back end comme Metastorm. En plus des nombreux avantages technologiques, son modèle de licence flexible bénéficie d’un rapport qualité-prix intéressant, une raison supplémentaire qui explique la décision d’arvato systems Technologies en faveur d’ABBYY FlexiCapture. C’est aussi la garantie d'un rapide retour sur investissement. Arvato systems Technologies peut aussi assurer la garantie de son niveau de service envers les groupes de médias grâce à la fiabilité des produits et à l’excellent support d’ABBYY. « ABBYY FlexiCapture complète idéalement notre solution pour l'obtention de la valeur ajoutée que nous voulons offrir à nos clients », confirme Rüdiger Düchting, directeur des projets BPM d’arvato systems Technologies.

Résultats

L’utilisation de la solution d’acquisition de données ABBYY FlexiCapture permet d'extraire automatiquement les informations de documents, immédiatement après la numérisation. Une information d'acheminement, nécessaire au transfert du document vers le collaborateur spécialisé concerné, est extraite du document, et ce dernier, accompagné des données extraites, est diffusé au collaborateur pour le traitement dans Metastorm BPM. Cette attribution de rôles s’effectue à l’aide des attributs clients, numéros clients et types de documents. La numérisation et la saisie des attributs dans le processus de capture déclenchent automatiquement la création d'une nouvelle opération dans le système BPM. Le tableau d'attribution transmet cette opération au collaborateur spécialisé qui la traite ou la transmet à d'autres secteurs en charge.

Au cas où la reconnaissance serait limitée par la qualité de numérisation ou la complexité des documents d'indication de charge, ces documents pourront d'abord être vérifiés manuellement avant d'intégrer le processus de workflow pour traitement.

Pendant l´activité, la plate-forme d’acquisition, qui englobe la technologie de reconnaissance performante d'ABBYY, a un taux moyen de reconnaissance de 85 %. Ainsi, pendant une durée de 6 mois, 40 500 documents ont été capturés, dont 34 500 furent traités automatiquement. L’alliance d’arvato systems Technologies et d’ABBYY FlexiCapture permit l’amélioration des solutions existantes: non seulement par la garantie de la qualité et l'efficacité de l'archivage à long terme, la réduction de la charge de travail des collaborateurs, et la diminution du taux d'erreur, mais aussi par l'accélération de tout le processus de traitement des indications de charge et des documents de retours.

La collaboration entre ABBYY et arvato systems Technologies fut également un succès au niveau de la communication d’entreprise. Le respect mutuel, lié à la qualité des solutions et à la philosophie des collaborateurs, renforça la coopération lorsque le projet fut terminé: arvato systems Technologies est non seulement un partenaire certifié d’ABBYY depuis 2009 mais ABBYY FlexiCapture sera également intégré à d'autres projets. « L'alchimie entre les deux entreprises était parfaite », confirme Rüdiger Düchting d'arvato systems Technologies.