O que é o processamento inteligente de documentos e como funciona?

A diferença entre o IDP e o OCR reside nas capacidades respetivas e na forma como tratam os dados dos documentos.

O OCR é uma tecnologia de captura de dados há muito estabelecida que extrai texto de documentos em papel, imagens digitalizadas ou fotografias e o converte em texto digital editável. Esta tecnologia é frequentemente utilizada para digitalizar documentos impressos, de modo a torná-los acessíveis em formato eletrónico, por exemplo, em páginas Web ou em bases de dados. No entanto, embora o OCR consiga reconhecer e converter caracteres, não compreende o significado nem o contexto do texto; limita-se a identificar os caracteres na página.

O IDP, por outro lado, vai além do reconhecimento de texto. O IDP não só utiliza o OCR para o reconhecimento de caracteres, como também incorpora tecnologias avançadas, como a IA e a aprendizagem automática, para ler, compreender, categorizar e tomar decisões sobre documentos. Por exemplo, o IDP pode ler uma fatura, comparar o seu conteúdo com a ordem de compra correspondente, verificar se os montantes estão corretos e, em seguida, encaminhá-la para a pessoa responsável pelo pagamento.

Em termos simples, o ADP é muito menos eficaz do que o IDP. O ADP consegue tratar de tarefas rotineiras e repetitivas relacionadas com documentos, tais como ordená-los alfabeticamente e extrair informações. No entanto, adota normalmente uma abordagem baseada em regras e funciona melhor com documentos estruturados que tenham o mesmo formato. Isso significa que pode ter dificuldades com documentos não estruturados ou semiestruturados, em que o conteúdo ou o formato variam. Além disso, não consegue adaptar-se nem aprender com conteúdos anteriores com que já se deparou.

Em contrapartida, o processamento inteligente de documentos recorre à IA e à aprendizagem automática para lidar com documentos mais complexos e diversificados, adaptando-se a vários formatos, estruturas e conteúdos, e ajustando-se conforme necessário. Adiciona capacidades cognitivas que lhe permitem "pensar" como um ser humano. Quando se depara com nuances ou irregularidades, sabe como reagir e melhora continuamente, aprendendo com os erros. Isto torna o IDP a solução ideal para o processamento de dados não estruturados em empresas com uma vasta gama de tipos de documentos em constante evolução.

Tanto o IDP como o RPA têm como objetivo automatizar processos empresariais, mas apresentam focos e capacidades diferentes. O IDP utiliza IA para interpretar e extrair dados de documentos não estruturados ou semiestruturados, adaptando-se a formatos complexos. A RPA, por outro lado, foi concebida para automatizar tarefas rotineiras e repetitivas em processos empresariais, tais como a introdução de dados, a recuperação de informações e a atualização de registos em vários sistemas

Em termos simples, enquanto o IDP se encarrega da extração de dados a partir de documentos, a RPA automatiza tarefas repetitivas. Os dois complementam-se ao automatizar diferentes partes dos fluxos de trabalho empresariais.

Um software tradicional destinado à automação de processos empresariais repetitivos e simples, a RPA (automação robótica de processos) é frequentemente referida como a abordagem da "cadeira giratória" à automação: pode realizar tarefas básicas, como introduzir dados, recolher dados, validar informações e atualizar documentos.

O que falta à RPA, no entanto, é a capacidade de compreender a informação com que trabalha e de a contextualizar. É aí que entra o IDP.

O processamento inteligente de documentos confere à RPA as capacidades cognitivas necessárias para compreender os dados que a RPA lê. Esta combinação permite aceder a informações essenciais para que as empresas tomem melhores decisões empresariais. Em conjunto, o IDP e a RPA aumentam a precisão da extração de dados, melhoram as taxas de processamento direto e reduzem a necessidade de intervenção manual, promovendo, em última análise, a excelência operacional e o crescimento do negócio.