Procesamiento inteligente de documentos. ¿Qué es y cómo funciona?

Las raíces del procesamiento inteligente de documentos (Intelligent Document Processing - IDP) se remontan a los primeros tiempos de las soluciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), herramientas que convertían imágenes de caracteres en texto digital comprensible para los ordenadores. Hoy en día, las soluciones de IDP van mucho más allá, ya que utilizan la inteligencia artificial (IA) y algunas de las tecnologías más avanzadas disponibles para analizar todo tipo de datos de cualquier tipo de documento (estructurado, semiestructurado o no estructurado) para casi cualquier proceso en cualquier sector.

Esta entrada del blog responde a las preguntas más frecuentes sobre el procesamiento inteligente de documentos, explica cómo funciona y muestra sus numerosas aplicaciones prácticas. Además, le explicaremos cómo puede aprovechar el IDP para transformar su empresa.

¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?

El procesamiento inteligente de documentos (IDP) utiliza la IA y el aprendizaje automático para leer, extraer y organizar datos de cualquier documento, haciéndolo utilizable para su negocio.
El IDP funciona con cualquier tipo y formato de documento (estructurado, semiestructurado y no estructurado) para procesar el contenido de los documentos como un humano.

Con el paso de los años, la tecnología IDP ha evolucionado para incorporar funciones más inteligentes, como el procesamiento del lenguaje natural (Natural Language Processing - PLN), que permite a los ordenadores ir más allá del simple reconocimiento de caracteres para comprender el significado de las palabras y frases del texto que se está convirtiendo. A pesar de estos avances, durante mucho tiempo el IDP se limitó sobre todo a tareas administrativas, como la gestión del correo o las funciones de externalización de procesos empresariales (BPO), aisladas de las interacciones críticas para los ingresos con clientes, proveedores y empleados.

Hoy en día, el procesamiento inteligente de documentos evoluciona rápidamente. La tecnología moderna de procesamiento inteligente de documentos va más allá de la simple extracción de datos. Esta tecnología redimensiona la forma en que se utiliza el contenido como parte de las experiencias de clientes y empleados, utilizando modelos avanzados de procesamiento de documentos basados en IA para que la información esté disponible de inmediato y sea procesable exactamente cuándo y dónde se necesite.

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¿Cuáles son las ventajas del procesamiento inteligente de documentos?

En todos los sectores, las empresas se enfrentan a la presión de hacer más (y más rápido) con menos recursos cualificados. Al mismo tiempo, cada vez más organizaciones se centran en mejorar las experiencias de clientes y empleados como clave para aumentar los ingresos, los márgenes y la retención. El procesamiento inteligente de documentos (IDP) puede aportar ventajas significativas en ambos aspectos. Al aplicar las habilidades documentales de un modo que se asemeja a la forma en que los humanos entienden y gestionan los contenidos, el IDP proporciona las siguientes ventajas:

• Eficacia operativa: La extracción e introducción manual de datos puede llevar mucho tiempo y ser costosa. El procesamiento inteligente de documentos ahorra tiempo y dinero a la vez que reduce el riesgo de errores costosos.
• Conformidad: El procesamiento inteligente de documentos automatiza las tareas de cumplimiento normativo y reduce el riesgo de error humano, ayudando a las empresas a mantenerse al día con los requisitos reglamentarios. Además, el IDP facilita la gestión y la demostración del cumplimiento de las normas en caso de auditoría.
• Experiencia del cliente: Con el IDP, los clientes disfrutan de respuestas y resoluciones más rápidas, ya que los documentos y datos que impulsan el proceso se procesan y analizan con rapidez y precisión. También disfrutan de experiencias de incorporación y servicio más fluidas que requieren menos entrada manual de datos.
• Escalabilidad: El procesamiento inteligente de documentos es escalable y puede ampliarse a otras funciones: El software de IDP puede ser entrenado para procesar un tipo de documento (por ejemplo: facturas) y procesar tan sólo 100 documentos por día. Sin embargo, para requisitos más complejos, el IDP puede aprender a procesar 100 tipos de documentos diferentes (no sólo facturas, sino también reclamaciones, extractos bancarios, onboarding de clientes, recibos, etc.) para procesar miles de documentos por minuto.

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Qué no es el procesamiento inteligente de documentos

Para comprender realmente el poder y el potencial del procesamiento inteligente de documentos, es útil aclarar lo que no es, así como lo que es:

• El procesamiento inteligente de documentos no es sólo OCR o captura de datos. Aunque el IDP incorpora tecnología de OCR y captura de datos, estas forman parte de un conjunto más amplio de capacidades que añaden más destreza experta y toma de decisiones al tratamiento de contenidos.
• El procesamiento inteligente de documentos no es automatización robótica de procesos (RPA). Mientras que la RPA automatiza tareas específicas y repetitivas dentro de procesos bien definidos, pero se basa en datos para funcionar. Dado que muchos de estos datos proceden de documentos, es esencial comprender el contexto completo del contenido antes de extraer cualquier información para diversos procesos posteriores. La automatización robótica de procesos no puede interpretar este contexto, que es donde entra en juego el IDP, que añade la capacidad de analizar y procesar contenidos para que la RPA pueda tomar decisiones cualificadas para llevar a cabo sus tareas.
• El procesamiento inteligente de documentos no es lo mismo que ChatGPT. . ChatGPT es un modelo de procesamiento del lenguaje natural (NLP) que utiliza algoritmos de aprendizaje profundo para generar respuestas de texto similares a las humanas. El IDP, en cambio, utiliza técnicas de NLP junto con otras herramientas avanzadas. En el núcleo de IDP se encuentra el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que extrae datos de documentos como facturas, órdenes de compra, contratos, etc. Herramientas como ABBYY Vantage ofrecen una solución de IDP que combina el OCR con la IA y el aprendizaje automático no sólo para extraer estos datos, sino también para clasificar documentos y validar datos para hacerlos procesables, lo que permite la automatización de tareas de gran carga documental en todos los sectores.

¿Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos?

Desglosemos el recorrido de un documento a través del procesamiento inteligente de documentos.

El IDP comienza con la entrada de documentos. En este paso, se recopilan automáticamente los documentos que llegan a su empresa a través de distintos sistemas y formatos: notas manuscritas, correos electrónicos, faxes, fotografías, etc.

A continuación, potentes herramientas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) convierten toda la información de los documentos en texto legible por máquina. Los archivos pueden dividirse o preprocesarse para mejorar la calidad de la imagen, según sea necesario.

Luego viene la clasificación de los documentos.El IDP identifica y clasifica los documentos por tipos en función de su contenido y contexto. Mediante el procesamiento del lenguaje natural (NLP), lee el texto e interpreta su significado. Por ejemplo, si encuentra la palabra «jaguar», el IDP utiliza pistas contextuales del texto circundante para averiguar si la palabra se refiere a un gran felino o a un coche. Del mismo modo, si el IDP ve la palabra «Sue» en inglés, analizará las palabras clave y frases circundantes, utilizando el contexto para averiguar si la palabra se refiere al nombre de una persona o a una acción legal.

Al aprovechar el NLP, el IDP imita la comprensión humana, adaptándose rápidamente a las entradas cambiantes para interpretar y extraer un porcentaje notablemente alto de datos no estructurados. Esto garantiza la clasificación más precisa, con todo colocado exactamente donde corresponde.

Una vez clasificados los documentos, comienza la extracción de datos. Aquí, el IDP aplica la tecnología FastML un mecanismo de aprendizaje del lado del cliente que mejora la forma en que se extraen los datos de los documentos. FastML trabaja analizando tanto los elementos visuales como el propio texto para capturar la información con mayor precisión. Este doble enfoque permite que el procesamiento inteligente de documentos se adapte a distintos tipos de documentos, diseños e idiomas.

Con esta tecnología, las empresas pueden automatizar tareas que consumen mucho tiempo, liberando a los trabajadores humanos para que se centren en tareas de mayor valor. En lugar de dedicar tiempo a la introducción manual de datos o al procesamiento de documentos, los empleados pueden dedicarse a un trabajo más gratificante que mejore la experiencia del cliente e impulse el crecimiento de la empresa.

Casos de uso del procesamiento inteligente de documentos

La versatilidad de las aplicaciones de procesamiento inteligente de documentos permite utilizar documentos de cualquier idioma, formato y momento en soluciones de automatización inteligente. Exploraremos cuatro casos de uso en el sector de los seguros, el onboarding de clientes/KYC, la logística y el procesamiento de préstamos para mostrar ejemplos de cómo el IDP puede mejorar radicalmente la eficiencia organizativa.

Seguros

El procesamiento inteligente de documentos en el sector de los seguros está revolucionando la gestión de siniestros y el servicio al cliente. Por ejemplo, el IDP permite tramitar siniestros con manos libres, gestionando automáticamente siniestros sencillos sin intervención humana. El IDP también puede impulsar opciones de autoservicio digital inteligente, permitiendo a los clientes obtener respuestas a sus preguntas sin pasar por un centro de llamadas. Y al ocuparse de las tareas mundanas, el IDP libera a sus empleados para que se centren en la empatía y en mejorar la experiencia del cliente.

Por ejemplo, Ecclesia Group. Este corredor de seguros multinacional utilizó la solución de IDP de ABBYY para digitalizar, agilizar y mejorar la gestión de la correspondencia con los clientes. Ahora, el procesamiento inteligente de documentos extrae automáticamente datos críticos como números de caso y matrículas de los documentos de siniestros, relaciona la información con el cliente correcto y envía los documentos al gestor de siniestros adecuado para su posterior procesamiento.

Servicios bancarios y financieros

El procesamiento inteligente de documentos en los servicios financieros está transformando los procesos documentales en el onboarding de clientes, el cumplimiento de las normas KYC, la financiación del comercio, etc. Tomemos como ejemplo el procesamiento de solicitudes de hipotecas. Las solicitudes de hipotecas van acompañadas de una montaña de papeleo, con una carpeta de préstamo típica de 100 a 200 páginas. La información requerida puede incluir el permiso de conducir, el certificado de nacimiento, un comprobante de domicilio, facturas de servicios públicos, extractos bancarios y nóminas. El procesamiento inteligente de documentos puede agilizar todo el proceso de solicitud y aprobación capturando, leyendo, comprendiendo y validando automáticamente la información de cada documento para verificar que los datos son correctos y auténticos. Esto acelera la aprobación de los préstamos y ofrece al cliente una experiencia más cómoda, ya que le permite presentar la solicitud en línea o a través del teléfono.

El IDP ayuda incluso a los bancos a gestionar grandes oleadas de solicitudes, lo que suele ocurrir durante las recesiones económicas. Durante la pandemia, por ejemplo, los bancos españoles se vieron desbordados por la asombrosa cantidad de 20 millones de páginas (a veces más de 100.000 al día) de documentos de clientes que solicitaban préstamos. Serimag, empresa líder en automatización de procesos para el sector bancario en España, hizo un gran uso de la plataforma de IDP de ABBYY para extraer texto de forma rápida y precisa de millones de solicitudes de préstamos. La empresa consiguió una automatización del 75% de todo el proceso, completando el proyecto en menos de seis semanas durante el bloqueo y garantizando al mismo tiempo una precisión superior al 99% para cumplir sus acuerdos de nivel de servicio ("Service level agreements - SLA")

Sector sanitario

Las organizaciones sanitarias se enfrentan a una enorme presión para optimizar la utilización de los servicios, mejorar la gestión de los ingresos y reducir los costes. Cada vez son más los proveedores sanitarios que recurren a la automatización inteligente para agilizar los procesos y extraer información empresarial práctica de sus procesos basados en datos. El procesamiento inteligente de documentos en el sector sanitario les ayuda a conseguirlo proporcionándoles acceso instantáneo a los datos críticos de sus documentos para que puedan tomar decisiones más rápidas e inteligentes.

La Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA) utilizó ABBYY IDP para agilizar el procesamiento de los formularios de notificación de efectos adversos de los medicamentos y, como resultado, proteger mejor la salud pública. La plataforma de IDP de ABBYY impulsada por IA proporcionó un 99% de precisión en la captura de detalles críticos y su entrega a las partes adecuadas.

Transporte y logística

Los errores en el papeleo pueden detener un envío en seco y provocar retrasos importantes en la entrega de mercancías esenciales. El procesamiento inteligente de documentos en transporte y logística aporta precisión y eficiencia operativa al gestionar automáticamente toda una serie de documentos de envío, como formularios de declaración de aduanas, recibos de entrega, conocimientos de embarque y registros de conductores, en cualquier momento y lugar.

La empresa de logística global Deutsche Post DHL Group obtuvo resultados impresionantes cuando utilizó el IDP de ABBYY para automatizar su departamento financiero. La empresa, que generó 100.000 millones de dólares en 2022, contaba anteriormente con un sistema de contabilidad muy manual para procesar cientos de miles de facturas al año. Pero con el IDP, la empresa pudo procesar automáticamente facturas en diferentes idiomas de 124 proveedores diferentes, reduciendo errores y aumentando la productividad. A continuación, la empresa extendió el proyecto de automatización de IDP a otros departamentos, consiguiendo finalmente un increíble aumento de la eficiencia del 70%.

¿Cómo ha evolucionado el tratamiento inteligente de documentos?

Antes del procesamiento inteligente de documentos, gestionar la afluencia de documentos era una tarea laboriosa y propensa a errores. La introducción manual de datos y los procesos basados en papel provocaban cuellos de botella y costosos errores. Las soluciones de OCR heredadas ofrecían cierto alivio, pero carecían de la inteligencia necesaria para comprender y extraer realmente información significativa. Las empresas tenían que lidiar con grandes cantidades de datos no estructurados, luchando por mantenerse al día con las demandas de negocio de ritmo rápido.

El IDP, combinando la potencia del OCR avanzado y la IA, cambió ese statu quo. Al incorporar el aprendizaje automático y la PNL, las soluciones de IDP ahora no solo pueden extraer datos, sino también comprender el contexto, clasificar documentos y tomar decisiones inteligentes. Se trata de un gran avance que inaugura una nueva era de precisión y eficiencia.

¿Cuál es el futuro de IDP? El futuro del procesamiento inteligente de documentos está llamado a revolucionar la forma en que las empresas y los profesionales de TI (Tecnologías de la Información) manejan grandes cantidades de datos, aportando un valor aún mayor a las empresas a través de:

• Capacidades mejoradas de IA y ML, que permitirán gestionar documentos cada vez más complejos con mayor precisión y eficiencia.
• Análisis predictivo: los sistemas de IDP podrán analizar datos históricos y predecir tendencias y patrones en los datos de los documentos, lo que permitirá a las empresas tomar decisiones con mayor conocimiento de causa.
• Mayor personalización y flexibilidad, lo que permite a las empresas adaptar la solución a sus necesidades específicas y hace que IDP sea accesible para una gama más amplia de sectores y aplicaciones.
• Más integraciones con otras tecnologías empresariales, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), la automatización robótica de procesos (RPA) y la gestión de procesos empresariales (BPM), lo que permite flujos de trabajo fluidos y una eficiencia empresarial aún mayor.

Cómo elegir el software inteligente de tratamiento de documentos adecuado

Con tanto bombo y platillo en torno a la IA, y un panorama tecnológico en constante evolución, elegir el software de procesamiento inteligente de documentos adecuado es vital. A continuación, le presentamos algunos puntos clave que le ayudarán a encontrar la solución óptima para su transformación digital.

• 1. Evaluación de las necesidades específicas de la organización.
  Un planteamiento único nunca funciona, así que debe pensar claramente en los requisitos específicos. ¿Qué quiere conseguir exactamente? ¿Mejorar la experiencia del cliente, mejorar la productividad, procesar directamente sin contacto, reducir el agotamiento de los empleados? Los objetivos definitivos de la inversión en IDP deben esbozarse desde el principio para estar seguro de que elegirá la plataforma adecuada al precio adecuado para lograr un buen retorno de la inversión. Esté preparado con preguntas detalladas para su posible proveedor en términos de resultados previstos, aumento de la productividad, facilidad de integración, adaptación del usuario, escalabilidad, formación de los empleados, así como seguridad y cumplimiento, especialmente con la introducción de nuevas leyes sobre IA ética.
  
  Defina claramente sus objetivos para asegurarse de que elige la plataforma adecuada y obtiene el mejor valor por su dinero para lograr un fuerte retorno de la inversión. Prepárese para plantear a sus posibles proveedores preguntas detalladas sobre los resultados previstos, el aumento de la productividad, la facilidad de integración, la adopción por parte de los usuarios, la escalabilidad y los requisitos de formación de los empleados. No olvide abordar la seguridad y el cumplimiento, especialmente a la luz de las nuevas normativas sobre IA ética.
• 2. Determinación de los datos que deben ser procesados.
  Cada sector tiene sus propias necesidades de documentos y datos. Las aseguradoras gestionan las reclamaciones, los bufetes de abogados los documentos legales, los bancos las solicitudes de préstamos y los agentes inmobiliarios los contratos. La clave está en encontrar una solución inteligente de procesamiento de documentos personalizada y capacitada para gestionar sus requisitos específicos.
  
  Tanto si sus datos están estructurados en formularios y tablas estándar, como si están ocultos en texto no estructurado, como correos electrónicos, mensajes de texto o gráficos, la plataforma IDP adecuada puede extraerlos y procesarlos todos. Comprender sus necesidades de datos antes de elegir su plataforma IDP es especialmente crucial cuando se trata de información altamente confidencial o sensible.
• 3.  Búsqueda de una solución alineada con las necesidades identificadas
  Una vez evaluadas sus necesidades específicas, encontrar la solución adecuada será más fácil. Por ejemplo, si trabaja con documentos en varios idiomas, busque una solución que pueda traducirlos con precisión o reenviarlos a otro sistema antes de analizarlos. Si sus datos están sujetos a estrictas directrices de privacidad, las funciones de autenticación y validación de su plataforma de software de IDP serán una prioridad absoluta.
  
  La integración sin fisuras también es un factor importante. El IDP puede realizar una clasificación automática de los datos y organizar los documentos en función de su contenido, agilizando la carga de trabajo y priorizando las tareas. Las facturas pueden enrutarse automáticamente hacia flujos de trabajo existentes, las solicitudes clasificarse por fecha o los correos electrónicos archivarse en diferentes carpetas en función de clases predefinidas. Este nivel de automatización no sólo ahorra tiempo, sino que mejora la eficiencia general.

¿Cómo ayuda ABBYY en el procesamiento inteligente de documentos?

El procesamiento inteligente de documentos ofrece a las empresas una serie de ventajas, pero para aprovechar todo su potencial es necesario aplicarlo estratégicamente. Utilizando primero la minería de procesos para comprender los flujos de trabajo actuales de su empresa, las empresas pueden maximizar las ventajas del IDP, como la reducción de costes, el aumento de la eficiencia, el cumplimiento de la normativa y la mejora de la experiencia de empleados y clientes.

ABBYY Vantage, la plataforma inteligente de procesamiento de documentos diseñada para los trabajadores digitales de hoy en día, ofrece las tecnologías líderes del mercado de ABBYY en una plataforma de bajo código/sin código fácil de usar.

A lo largo de los años, en ABBYY hemos aprendido que nuestros clientes buscan facilidad de uso, un inicio rápido y un rápido retorno de la inversión cuando se trata de invertir en IDP. Por eso presentamos ABBYY Marketplace, una comunidad digital en línea en la que puede descargar modelos de documentos listos para usar y otras herramientas valiosas que mejoran la plataforma de IDP de ABBYY.

Con Vantage, puede entrenar y personalizar fácilmente sus modelos de documentos sin necesidad de tener experiencia en OCR o aprendizaje automático. La revisión humana está integrada en el proceso, alimentando el aprendizaje continuo en línea para mejorar sus modelos. La clave para ampliar esta solución a diferentes áreas de su empresa es su capacidad para adaptarse a diversos tipos y formatos de documentos.

¿Está listo para acelerar la transformación digital y redefinir la forma en que automatiza los procesos documentales? Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para descubrir cómo podemos ayudar a su empresa a implementar una solución de IDP perfecta y adaptada a sus necesidades.

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