Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung und wie funktioniert sie?

Es mag zwar sehr modern klingen (und ist es auch), aber die frühesten Wurzeln der intelligenten Dokumentenverarbeitung liegen in der Entwicklung der ersten OCR-Lösungen (Optical Character Recognition), die kaum mehr taten, als Zeichenbilder in maschinenkodierten Text umzuwandeln. Intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) verfügt heute über auf künstlicher Intelligenz basierende Funktionen, die die Verarbeitung aller Arten von Daten aus jeder Art von Dokument – strukturiert, halbstrukturiert oder unstrukturiert – für nahezu jeden Prozess in jeder Branche ermöglichen. Dieser Blog befasst sich mit den am häufigsten gestellten Fragen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung, einschließlich ihrer Funktionsweise und Anwendungsbeispielen, um Ihnen zu zeigen, wie Sie IDP nutzen können, um Ihr Unternehmen zu verändern.

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Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)?
Was IDP nicht ist
Die Entwicklung der IDP
Wie es funktioniert
Vorteile
Anwendungsfälle
Wie man die richtige IDP-Software auswählt
Häufig gestellte Fragen

Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)?

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) setzt Techniken der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens ein, um strukturierte, halbstrukturierte und unstrukturierte Dokumente zu verarbeiten, sodass die Technologie den Inhalt der Dokumente wie ein Mensch lesen und verarbeiten kann.

Im Laufe der Jahre hat sich die Technologie weiterentwickelt und umfasst nun auch intelligentere Funktionen wie die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP). Dadurch kann intelligente Dokumentenverarbeitung nun nicht mehr nur einzelne Zeichen erkennen, sondern den konvertierten Text auch bis zu einem gewissen Grad verstehen. Trotz dieser Fortschritte wurde IDP viele Jahre lang isoliert in Poststellen oder ausgelagerten Prozessen eingesetzt, getrennt vom umsatzkritischen Verkehr mit Kundschaft, Lieferanten und Mitarbeitenden.

Heute weicht dieser alte Ansatz einer modernen intelligenten Dokumentenverarbeitung. Während frühere Lösungen vor allem der Extraktion von Text- und Felddaten dienten, wird IDP in Prozessen eingesetzt, in denen Inhalte zur Gestaltung des Erlebnisses der Kundschaft und der Mitarbeitenden genutzt werden. Es beginnt mit einem Überdenken dieser Prozesse, danach kommen moderne, KI-basierte Dokumentenverarbeitungsfunktionen ins Spiel, die Inhalte sofort in nutzbarer Form zur Verfügung stellen, genau dann und dort, wo sie benötigt werden.

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Was IDP nicht ist

Um zu verstehen, was IDP ist und wie sie Unternehmen nützt, muss man wissen, was IDP nicht ist:

• IDP ist nicht nur OCR oder Datenerfassung. IDP umfasst zwar OCR- und Datenerfassungstechnologien, diese sind jedoch Teil eines größeren Pakets von Funktionen, die die Verarbeitung von Inhalten zusätzlich mit Fachwissen und Entscheidungsfindungsmethoden unterstützen.
• IDP ist keine robotische Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA). RPA bezeichnet die Automatisierung eigenständiger Aufgaben innerhalb definierter Prozesse auf Basis von Daten. Da der Inhalt eine Quelle dieser Daten ist, ist es wichtig, den Inhalt im Kontext zu verstehen, bevor daraus Daten für verschiedene nachgelagerte Prozesse extrahiert werden können. Die Robotic Process Automation kann dies nicht allein leisten und benötigt daher die Unterstützung von IDP, um qualifizierte inhaltliche Entscheidungen zu treffen.
• IDP ist nicht dasselbe wie ChatGPT. Viele Leute denken, ChatGPT sei dasselbe wie optische Zeichenerkennung (OCR), aber dem ist nicht so. In Wirklichkeit handelt es sich um ein Modell zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), das Deep-Learning-Algorithmen verwendet, um in menschlicher Sprache Textantworten auf Benutzeranfragen zu erzeugen. Dagegen ist ABBYY Vantage eine IDP-Lösung, die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) einsetzt, um Daten aus Dokumenten verschiedener Art zu extrahieren, darunter Rechnungen, Bestellungen, Verträge und vieles mehr.

  Die Entwicklung der IDP

  

Wie funktioniert die intelligente Dokumentenverarbeitung?

IDP nutzt Techniken der natürlichen Sprachverarbeitung (NLP) und Kontextdaten im umgebenden Text zur Entitätsextraktion, mit der automatisch und mit hoher Genauigkeit festgestellt wird, auf welche Entitäten verwiesen wird. Bezeichnet das Wort „Jaguar“ beispielsweise eine Großkatze oder ein Auto? Oder bezeichnet das Wort „Sue“ in einem englischen Text eine Person oder eine rechtliche Klage? Mittels NLP identifiziert und extrahiert IDP unstrukturierte Daten mit bisher unerreichter Präzision, wie ein menschliches Gehirn, das schnell auf veränderte Eingaben reagiert und das bestmögliche Ergebnis liefert.

FastML, ein neues kundenseitiges selbstlernendes Tool, verwendet visuelle und textuelle Extraktionsmethoden, was eine noch genauere Datenextraktion ermöglicht. Unternehmen, die sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen wollen, können die schwerfällige und inhaltsorientierte Arbeitslast auf intelligente Dokumentenverarbeitung und intelligente Automatisierungslösungen verlagern, damit ihre Mitarbeitenden Zeit haben, sich mit lohnenderen Aufgaben zu beschäftigen und bessere Kundenerlebnisse zu schaffen.

Was sind die Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung?

In allen Branchen stehen die Unternehmen unter dem Druck, mit weniger qualifizierten Ressourcen in kürzerer Zeit mehr zu leisten. Zugleich konzentrieren sich mehr Unternehmen auf die Verbesserung des Kunden- und Mitarbeitererlebnisses, um so Umsatz, Gewinnspanne und Kundenbindung zu steigern. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) kann in beiderlei Hinsicht erhebliche Vorteile bringen. Durch die Nutzung von Document-Skills, die der Art und Weise, wie Menschen Inhalte verstehen und handhaben, sehr nahe kommen, bietet IDP die folgenden Vorteile:

• Operative Effizienz: Die manuelle Datenextraktion und -eingabe kann zeitaufwändig und teuer sein. IDP spart Zeit und Geld und verringert gleichzeitig das Risiko kostspieliger Fehler.
• Compliance: IDP verringert das Risiko menschlicher Fehler, was bedeutet, dass die Unternehmen Vorschriften besser einhalten können. Die Verwaltung von Compliance-Aufgaben wird einfacher, da IDP-Bots eine digitale Spur hinterlassen und die Protokolle im Falle einer Prüfung verwendet werden können.
• Kundenerlebnis: Mit IDP werden die Mitarbeitenden von der mühsamen Arbeit des Lesens und der manuellen Bearbeitung von Dokumenten befreit, während die Kunden von einer größeren Effizienz bei dokumentenzentrierten Prozessen und Entscheidungen in Bezug auf ihr Konto, ihre Forderung oder ihren Fall profitieren.
• Skalierbarkeit: IDP ist skalierbar und kann funktionsübergreifend erweitert werden: IDP-Software kann so trainiert werden, dass sie nur einen bestimmten Dokumententyp (z.B. Rechnungen) und nur 100 Dokumente pro Tag verarbeitet, oder so, dass sie hundert verschiedene Dokumententypen (Rechnungen, Forderungen, Kontoauszüge, Einführungsunterlagen, Quittungen usw.) einliest und Tausende von Dokumenten pro Minute verarbeitet.

Verwandter Inhalt: Bericht zum Stand der intelligenten Automatisierung: Einflussfaktoren und Probleme der Neukundenaufnahme

Process Mining ins Spiel.

Process Mining hilft Unternehmen, ihre Prozesse zu analysieren, um intelligente Entscheidungen darüber zu treffen, wo die Dokumentenverarbeitung automatisiert werden soll. Es extrahiert Zeitstempeldaten aus Informationssystemen und wendet KI an, um ein visuelles Modell des Prozesses von Anfang bis Ende zu erstellen, einschließlich aller Abweichungen. Die Prozessverantwortlichen erhalten einen klaren Überblick darüber, wie die Inhalte durch den Prozess fließen, und erhalten die nötigen Einblicke, um Ineffizienzen zu erkennen und zu beseitigen, die den Erfolg der IDP-Implementierung beeinträchtigen könnten.

Als Grundlage für eine erfolgreiche Automatisierung arbeitet Process Mining mit IDP zusammen, um Unternehmen zu befähigen:

• zu verstehen, wie der Prozess abläuft und wie die Inhalte ihn ermöglichen;
• einen Einblick zu gewinnen, wie Inhalte als Grundlage für eine qualifizierte Entscheidungsfindung innerhalb des Prozesses dienen;
• festzulegen, wie sie mit Inhalten umgehen sollten, damit der Prozess besser funktioniert; und
• die erforderlichen Document-Skills zur Optimierung der Verarbeitung von Inhalten anzuwenden.

IDP-Anwendungsfälle: Digitale Beherrschung Ihrer Daten und Prozesse

Die Vielseitigkeit intelligenter Dokumentenverarbeitungsanwendungen bedeutet, dass Dokumente in jeder Sprache, jedem Format und zu jeder Zeit in intelligenten Automatisierungslösungen genutzt werden können. Wir werden vier Anwendungsfälle in den Bereichen Versicherung, Neukundenaufnahme/KYC, Logistik und Kreditabwicklung untersuchen, um Beispiele für den Einsatz von IDP zu zeigen.

IDP in der Versicherung

Intelligente Dokumentenverarbeitung im Versicherungswesen kann auf vielfältige Weise genutzt werden. Zum Beispiel für die automatisierte Entscheidungsfindung, wie die „automatische Schadensregulierung“, für die Bereitstellung intelligenter digitaler Selbstbedienungsoptionen, die Fragen beantworten können, die normalerweise von einem Callcenter bearbeitet werden, und für die digitale Prozessautomatisierung, die Mitarbeitende von banalen Aufgaben befreit, damit sie sich auf Empathie und ein besseres Kundenerlebnis konzentrieren können.

Der multinationale Versicherungsmakler Ecclesia Group hat mithilfe der intelligenten Dokumentenverarbeitungslösung von ABBYY seine Korrespondenz digitalisiert und rationalisiert und dadurch die Zufriedenheit seiner Kunden erhöht. ABBYY IDP extrahiert wichtige Daten aus gescannten Schadensdokumenten, einschließlich Fallnummern und Kfz-Kennzeichen, gleicht die Dokumente korrekt mit dem entsprechenden Eintrag in der Kundendatenbank ab und leitet das Dokument dann automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter zur weiteren Bearbeitung weiter.

IDP in der Kundendarlehensbearbeitung

Hypothekenanträge sind ein Paradebeispiel für die Überfrachtung mit Dokumenten, denn eine typische Kreditakte umfasst 100 bis 200 Seiten. Zu den erforderlichen Informationen können Führerschein, Geburtsurkunden, Adressnachweise, Rechnungen von Versorgungsunternehmen, Kontoauszüge und Gehaltsabrechnungen gehören. Intelligente Dokumentenverarbeitung kann den gesamten Prozess rationalisieren, indem sie die Informationen in jedem Dokument automatisch erfasst, liest, versteht und validiert, um zu überprüfen, ob die Daten korrekt und echt sind, sodass der Kredit schneller zur Genehmigung freigegeben werden kann. Der gesamte Prozess kann online und über Mobilgeräte abgewickelt werden, um das Kundenerlebnis zu verbessern und zu erleichtern.

Noch besser ist die Skalierbarkeit von IDP, denn in Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs steigt die Anzahl der Kreditanträge oft sprunghaft an. Während der Pandemie mussten die Banken in Spanien zwanzig Millionen Seiten an Dokumenten von Kunden bearbeiten, die einen Kredit beantragten – in Spitzenzeiten mehr als 100.000 pro Tag. Mithilfe der intelligenten Dokumentenverarbeitungstechnologie von ABBYY wurde das alles in weniger als sechs Wochen während des Lockdowns erledigt. Serimag, ein führendes Unternehmen für Prozessautomatisierung im spanischen Bankensektor, nutzte die IDP-Plattform von ABBYY, um Text schnell und präzise aus Millionen von Kreditanträgen zu extrahieren. Dies führte zu einer 75-prozentigen Automatisierung des gesamten Prozesses und unterstützte Serimags Bemühungen, eine SLA-Einhaltung von mehr als 99 Prozent in seinen Ergebnissen zu gewährleisten.

IDP im Bereich Neukundenaufnahme/KYC

Wenn IDP für die eukundenaufnahme und die Einhaltung von KYC-Richtlinien (Know-Your-Customer) eingesetzt wird, können Finanzdienstleister das Kundenerlebnis verbessern, die Effizienz steigern, den Umsatz erhöhen und die Kosten senken.

Serimag hat die branchenführende IDP-Technologie von ABBYY in seinen Dienst zur intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) für Banken in Spanien integriert, um komplexe Begleitdokumente im Kreditantragsprozess zu verwalten und die Auswirkungen von COVID-19 zu mildern. Die IDP-Fähigkeiten von ABBYY lieferten bei diesem kritischen Projekt in turbulenten Zeiten die erwarteten Ergebnisse und ermöglichten eine Automatisierung von mehr als 75 Prozent des gesamten Prozesses.

IDP in der Logistik

Fehler in Papierdokumenten können eine Sendung aufhalten und zu erheblichen Verzögerungen bei der Auslieferung wichtiger Waren führen. Intelligente Dokumentenverarbeitung sorgt für Genauigkeit und betriebliche Effizienz, indem sie eine Vielzahl von Versanddokumenten wie Zollerklärungsformulare, Lieferscheine, Frachtbriefe und Fahrtenbücher automatisch verarbeitet.

Das weltweit im Bereich Logistik tätige Unternehmen Deutsche Post DHL Group liefert Pakete und Expresssendungen grenzüberschreitend in die ganze Welt und erzielte durch die Automatisierung seiner Finanzabteilung hervorragende Ergebnisse.

Das Unternehmen, das im Jahr 2022 einen Umsatz von 100 Milliarden US-Dollar erwirtschaftete, nutzte zuvor ein weitgehend manuelles Buchhaltungssystem für die Verarbeitung von Hunderttausenden von Rechnungen pro Jahr. Durch die Einführung der intelligenten Dokumentenverarbeitung von ABBYY war das Unternehmen in der Lage, Rechnungen von 124 Lieferanten in verschiedenen Sprachen automatisch zu verarbeiten und so Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Das Unternehmen hat dann das IDP-Automatisierungsprojekt auf andere Abteilungen ausgeweitet und konnte so eine unglaubliche Effizienzsteigerung von 70 Prozent erzielen.

Die Auswahl der richtigen Software für intelligente Dokumentenverarbeitung

Künstliche Intelligenz ist in aller Munde, und die Technologielandschaft entwickelt sich ständig weiter. Die Wahl der richtigen intelligenten Dokumentenverarbeitungssoftware ist daher ausschlaggebend, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Weg zur optimalen digitalen Transformation Ihrer Geschäftsprozesse einschlagen. Hier einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten.

• 1. Ermitteln Sie den genauen Bedarf Ihres Unternehmens.
  Eine Universallösung gibt es nicht, daher müssen Sie Ihre spezifischen Anforderungen klar bestimmen. Was genau wollen Sie erreichen? Ein besseres Kundenerlebnis, Produktivitätssteigerungen, eine durchgängig automatisierte Verarbeitung, Entlastung Ihrer Mitarbeitenden? Die konkreten Ziele der Investition in IDP müssen von vornherein festgelegt werden, damit Sie sicher sein können, dass Sie die richtige Plattform zum richtigen Preis wählen, um einen guten ROI zu erzielen. Bereiten Sie detaillierte Fragen an Ihren potenziellen Anbieter vor, die sich auf prognostizierte Ergebnisse, Produktivitätssteigerung, Integrationsaufwand, Benutzeranpassung, Skalierbarkeit, Mitarbeiterschulung sowie Sicherheit und Compliance beziehen, insbesondere im Hinblick auf die Einführung neuer Gesetze zur ethischen KI.
• 2. Bestimmen Sie, welche Daten Sie verarbeiten müssen.
  Je nach Branche variiert die Art der Daten und Dokumente, die Sie verarbeiten müssen. Dabei kann es sich um die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen, juristische Dokumente für Anwaltskanzleien, Kreditanträge für Banken oder die Vertragsverwaltung für Immobilienmakler handeln. Intelligente Dokumentenverarbeitung kann individuell angepasst und für die Bearbeitung verschiedener Dokumententypen trainiert werden. Die benötigten Daten können strukturiert vorliegen, z. B. in Standardformularen und -tabellen oder in den entsprechenden Feldern einer Datenbank oder Softwareplattform eines Unternehmens. Möglicherweise müssen Sie aber auch unstrukturierte Daten verarbeiten, z. B. Texte in E-Mails, Textnachrichten oder Grafiken, von denen einige höchst vertraulich sein können. Bevor Sie Ihre IDP-Plattform auswählen, müssen Sie daher unbedingt genau feststellen, mit welcher Art von Daten Sie arbeiten und wo diese Daten gespeichert sind.
• 3.  Suchen Sie nach einer Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht.
  Sobald Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse ermittelt haben, wird es einfacher sein, eine Lösung zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht. So können beispielsweise Daten in verschiedenen Sprachen vorliegen, die vor der Analyse oder Weiterleitung an ein anderes System übersetzt werden müssen. Möglicherweise gibt es strenge Datenschutzrichtlinien für die Verwendung der Daten, sodass Authentifizierungs- und Validierungsfunktionen in Ihrer IDP-Softwareplattform oberste Priorität haben werden. Auch die Klassifizierung und Integration von Daten ist ein wichtiger Schritt bei der automatischen Übernahme in bestehende Arbeitsabläufe. IDP kann Dokumente in vordefinierte Klassen einteilen, um die Arbeitslast zu organisieren und zu priorisieren, z. B. durch die Sortierung von Bewerbungen nach Datum oder von E-Mails in verschiedene Ordner, je nach ihrem Inhalt.

Die Zukunft der Dokumentenverarbeitung

Intelligente Dokumentenverarbeitung bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen – wenn sie strategisch als wesentlicher Bestandteil des Kundenerlebnisses implementiert wird und die Prozesse dafür ausgelegt sind. Wenn zunächst ein Process Mining durchgeführt und eine solide Grundlage für die Implementierung geschaffen wird, können Unternehmen die Vorteile der IDP voll ausschöpfen, wie Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die Verbesserung des Erlebnisses von Mitarbeitenden und Kundschaft.

Die marktführenden Technologien von ABBYY, die in einem Low-Code/No-Code-Ansatz bereitgestellt werden, bilden die Grundlage für ABBYY Vantage, die neue intelligente Dokumentenverarbeitungsplattform für die digitale Belegschaft.

Im Laufe der Jahre haben wir bei ABBYY gelernt, dass die Kunden eigentlich vorab trainierte Modelle wünschen, deren Fähigkeiten sie sofort nutzen können. Aus diesem Grund haben wir ABBYY Marketplace eingeführt, eine digitale Online-Community, in der Kunden Skills und andere Technologie-Ressourcen herunterladen können, die ABBYYs intelligente Dokumentenverarbeitungsplattform aufwerten.

Mit Vantage können Sie eigene Modelle für die Dokumentenerkennung trainieren und erstellen, ohne Experte für OCR oder maschinelles Lernen zu sein. Durch menschliche Interaktion erhalten Ihre Modelle neue Eingabedaten und werden dadurch verbessert. Der Schlüssel zur Skalierung der Lösung und zur Anwendung der Technologie in vielen Geschäftsbereichen liegt darin, dass sie sich an die verschiedenen Dokumententypen und -varianten anpassen lässt.

Sind Sie bereit, die digitale Transformation zu beschleunigen und bei der Automatisierung der Dokumentenverarbeitung neue Wege einzuschlagen?

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Anmerkung der Redaktion: Dieser Blogbeitrag wurde ursprünglich am 8. Dezember 2021 veröffentlicht und am 28. August 2023 aktualisiert, um den Begriff intelligente Dokumentenverarbeitung klarer zu definieren und den Unterschied zu generativen KI-Modellen wie ChatGPT herauszustellen. Außerdem werden vier moderne IDP-Anwendungsfälle geschildert, die die digitale Transformation unserer Kunden veranschaulichen.