Das Verständnis Ihrer operativen Arbeitsabläufe ist der Schlüssel zur Umsetzung und Aufrechterhaltung von Geschäftsverbesserungen. Ein klarer Einblick in Ihre Geschäftsprozesse ermöglicht es Ihnen, effizienter zu arbeiten, sich schnell anzupassen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Aus diesem Grund wenden sich viele Unternehmen dem Process Discovery zu, einem leistungsstarken Satz von Techniken, mit denen Sie Ihre Prozesse visualisieren, analysieren und verstehen können, um sie strategisch zu verbessern und zu automatisieren.
Durch die Nutzung der durch Process Discovery gewonnenen Erkenntnisse können Sie Ihr Unternehmen agil und wettbewerbsfähig halten. Process Discovery ist jedoch nur der Anfang der datengesteuerten Prozessverbesserung. Um den vollen Nutzen zu erzielen, benötigen Sie ein fortschrittliches Tool, das einen ganzheitlichen Ansatz zur Prozess-Exzellenz verfolgt, um eine höhere Effizienz zu erzielen.
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Was ist Process Discovery?
Process Discovery vs. Process Mining
Was sind die Vorteile von Process Discovery?
Wie funktioniert Process Discovery?
Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer Process-Discovery-Lösung achten?
Process Discovery Beispiele und Anwendungsfälle nach Branchen
Herausforderungen von Process Discovery
Was sind die erwarteten Ergebnisse von Process Discovery?
Process Discovery und eine intelligente Automatisierungsplattform
Process Discovery ist eine strategische Technik, um ein tiefes Verständnis für die Arbeitsabläufe in Ihrer Organisation zu erlangen. Betrachten Sie es als einen grundlegenden ersten Schritt zur Visualisierung und Analyse, wie Ihre Geschäftsprozesse in ihrem aktuellen Zustand („As-is“) funktionieren. Process Discovery ist ein Kernelement der Process Intelligence, die auf den Erkenntnissen aus dem Process Discovery durch Prozessanalyse, Prozessüberwachung, Prozessvorhersage und Prozesssimulation aufbaut. Durch die Integration der aus diesen Schlüsselfähigkeiten gewonnenen Erkenntnisse befähigen Process-Intelligence-Lösungen Unternehmen, kontinuierliche Prozessverbesserungen und -optimierungen im gesamten Unternehmen umzusetzen.
Process Discovery umfasst zwei Schlüsseltechniken: Process Mining, wdas Daten aus Systemprotokollen analysiert, um Arbeitsabläufe zu rekonstruieren, und Task Mining, das Benutzeraktivitäten auf ihren Desktops erfasst, um fehlende Details zu ergänzen. Dieser kombinierte Ansatz ist unerlässlich, um Engpässe, Redundanzen und Abweichungen zu identifizieren.
Manuelles vs. automatisiertes Business Process Discovery
Früher erfolgte die Prozesserkennung manuell – durch Interviews mit Mitarbeitern, persönliche Beobachtungen und Ähnliches –, um Arbeitsabläufe abzubilden. Obwohl diese Techniken auch heute noch nützlich sind, können sie, wenn sie allein angewendet werden, zeitaufwendig, subjektiv und fehleranfällig sein. Darüber hinaus sind viele heutige Prozesse komplex und in Technologiesystemen verborgen, sodass bei der manuellen Erkennung Ineffizienzen oder undokumentierte Schritte in digitalen Arbeitsabläufen übersehen werden können.
Heute entscheiden sich viele Unternehmen für das automatisierte Business Process Discovery. Diese Methode ruft Daten aus Systemprotokollen und digitalen Arbeitsabläufen ab und erfasst die Prozessausführung in Echtzeit mithilfe von Tools wie Process-Mining-Software und KI-gestützten Analyseplattformen. Die automatisierte Erkennung liefert genauere und umfassendere Einblicke sowie eine schnelle Analyse großer Datensätze, was sie zu einer schnelleren und skalierbareren Lösung für kleine und mittlere Unternehmen sowie für große Organisationen macht.
Process Mining ist eine Schlüsselkomponente von Process Discovery. Lassen Sie uns zunächst das breitere Konzept von Process Discovery untersuchen und dann genauer betrachten, wie Process Mining hineinpasst.
Als grundlegender Schritt zum Verständnis, wie Prozesse tatsächlich funktionieren, bietet Process Discovery ein Fenster in die Praxis, wie Prozesse ablaufen, und schafft Klarheit zur Unterstützung von Initiativen wie der Robotic Process Automation (RPA). Indem der „As-is“-Zustand der Abläufe aufgedeckt wird, identifiziert Process Discovery Verbesserungsbereiche.
Moderne Process-Discovery-Tools e bieten Ihnen mehrere Perspektiven darauf, wie Ihre Prozesse funktionieren, basierend auf der Art des Prozesses und Ihren spezifischen Zielen. Die Tools können selbst die komplexesten oder unstrukturiertesten Arbeitsabläufe visualisieren, einschließlich solcher mit hoher Variabilität oder Ad-hoc-Schritten, die nicht sauber in traditionelle Flussdiagramme passen. Dies stellt sicher, dass selbst diese unvorhersehbaren Prozesse konsistente Ergebnisse liefern und unbeabsichtigte Folgen vermieden werden.
Process Mining hingegen ist nur eine Technik, die im Rahmen von Process Discovery eingesetzt wird. Process Mining wird verwendet, um Prozesse aus protokollierten Ereignissen zu rekonstruieren und liefert detaillierte, datengestützte Einblicke, wie Prozesse in realen Szenarien ausgeführt werden. Im Wesentlichen unterstützt Process Mining das Process Discovery, indem es die notwendigen Erkenntnisse liefert, um Prozesse genau abzubilden und Verbesserungsbereiche aufzudecken.
Indem es Ihnen ein klares Verständnis Ihrer Abläufe vermittelt, legt Process Discovery den Grundstein für intelligente und wirkungsvolle Geschäftsentscheidungen. Mit diesen Informationen können Sie:
Geschäftsprozesse klar verstehen
Da Process Discovery es Ihnen ermöglicht, Ihre exakten Arbeitsabläufe zu sehen, können Sie Unterschiede zwischen dem, wie Sie glauben, dass die Dinge funktionieren, und wie sie tatsächlich funktionieren, erkennen. Dies ermöglicht es Ihnen, verborgene Engpässe und andere Verbesserungsmöglichkeiten in Ihren Abläufen zu finden.
Ineffizienzen identifizieren
Process Discovery beleuchtet Möglichkeiten zur Beschleunigung von Arbeitsabläufen und zur Optimierung der Ressourcenzuweisung, wodurch Organisationen befähigt werden, schneller zu reagieren und sich leichter an sich ändernde Marktanforderungen anzupassen. Es kann auch hochwertige Möglichkeiten zur Implementierung von Automatisierung, wie z.B. RPA, aufdecken. Durch die Eliminierung repetitiver Aufgaben fördert es auch ein erfüllenderes Arbeitsumfeld und verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit.
Zeit und Aufwand sparen
Process Discovery kann den Prozess des Verstehens und Dokumentierens von Geschäftsabläufen beschleunigen. Indem es den Bedarf an umfangreichem manuellem Aufwand eliminiert, liefert es schnelle Beobachtungen, ermöglicht schnelle Verbesserungen und gibt den Teams die Freiheit, sich auf strategische Arbeit statt auf mühsame Datenerfassung zu konzentrieren.
Entscheidungsfindung verbessern
Mit Process Discovery können Sie einen datengesteuerten Ansatz verfolgen, um Bereiche mit hoher Auswirkung in Ihren Arbeitsabläufen zu identifizieren, was eine strategische Ressourcenzuweisung ermöglicht. Genaue Daten zur Prozessleistung verbessern auch die Planung und Durchführung von Automatisierungsinitiativen und stellen sicher, dass Geschäftsverbesserungen mit Ihren Zielen übereinstimmen.
Skalierbarkeit verbessern
Die Nutzung von Process Discovery ermöglicht es Unternehmen, Prozesse über große Datensätze hinweg abzubilden und zu bewerten. Selbst wenn ein Unternehmen wächst oder neue Prozesse einführt, können Erkennung und Analyse ohne signifikante Zunahme von Zeit oder Ressourcen Schritt halten, was eine kontinuierliche Optimierung bei gleichbleibend hoher Produktivität ermöglicht.
Process Discovery erfordert die systematische Dokumentation und Analyse von Geschäftsabläufen. Die beteiligten Schritte umfassen:
- Aufzeichnen von Benutzerinteraktionen: Der erste Schritt im Process Discovery besteht darin, Sitzungsprotokolle zu sammeln und zu erfassen, wie Aufgaben tatsächlich im Laufe der Zeit ausgeführt werden, ohne Ihre täglichen Abläufe zu unterbrechen.
- Datenerfassung: Daten werden aus verschiedenen Quellen innerhalb der Organisation extrahiert, wie z.B. Systemprotokolle, Transaktionsprotokolle und Mitarbeitereingaben, die aus einer beliebigen Kombination von Unternehmens- und Abteilungssystemen gesammelt werden.
- Abbilden von Prozessen: Die gesammelten Daten werden verwendet, um detaillierte Prozesslandkarten zu erstellen – visuelle Darstellungen, die jeden Schritt im Arbeitsablauf beschreiben, einschließlich Eingaben, Aktionen und Ausgaben.
Die Wahl der richtigen Process-Discovery-Lösung ist wie die Auswahl des perfekten Werkzeugs für eine komplexe Aufgabe – eines, das nicht nur die Arbeit erledigen kann, sondern auch jeden Aspekt der Aufgabe verbessert. Um das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen, suchen Sie nach den folgenden wesentlichen Merkmalen:
Integration mit bestehenden Systemen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Process-Discovery-Lösung eine Verbindung zu einer breiten Palette von Unternehmensplattformen und -systemen herstellen kann. Eine wirklich effektive Lösung sollte sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren, wie z.B. Ihre Enterprise Resource Planning (ERP)- und Customer Relationship Management (CRM)-Systeme. Dies gewährleistet einen reibungslosen Datenaustausch, bricht Informationssilos auf und minimiert Unterbrechungen Ihrer Abläufe. Suchen Sie nach Werkzeugen, die robuste Konnektoren und Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) bieten, um die Kompatibilität mit Ihrem aktuellen Technologie-Stack zu gewährleisten. Idealerweise bietet Ihr Werkzeug eine umfassende Lösung zur Visualisierung und Analyse Ihrer Prozesse über alle Ihre Systeme hinweg.
Echtzeit-Einblicke
Wählen Sie ein Process-Discovery-Werkzeug, das Live-Daten und Updates zur Prozessausführung bereitstellt, sodass Sie die Abläufe während ihres Geschehens überwachen und schnell handeln können. Mit Echtzeit-Ereignisprotokolldaten kann Ihr Werkzeug als eine einzige Quelle der Wahrheit dienen, um sicherzustellen, dass alle Entscheidungen auf genauen und unvoreingenommenen Informationen basieren. Dieses Maß an Transparenz unterstützt eine dynamische Entscheidungsfindung und hilft, Ihre Prozesse an die aktuellen Geschäftsanforderungen anzupassen.
Fortschrittliche Analysen
Process-Discovery-Lösungen, die hochentwickelte Algorithmen und KI zur Analyse von Prozessdaten verwenden, liefern eine tiefere Analyse der Prozessleistung. Dies gibt Ihnen ein nuancierteres Verständnis Ihrer Prozesse, sodass Sie Muster, Trends und Anomalien identifizieren können, die durch eine einfache Analyse möglicherweise nicht offensichtlich sind.
Automatisierungsfähigkeiten
Ein Werkzeug, das die Erkennung und Abbildung von Geschäftsprozessen automatisiert, kann den manuellen Aufwand drastisch reduzieren und den Prozess des Verstehens Ihrer Abläufe beschleunigen. Es ermöglicht, den Prozess endlich von Anfang bis Ende zu sehen, selbst wenn mehrere Schritte und Systeme beteiligt sind. Indem es Prozesse auf eine Weise visualisiert, die manuell nicht möglich ist, liefert es zusätzliche Einblicke für Verbesserungen. Dies führt nicht nur zu genaueren Ergebnissen, sondern gibt Ihrem Team auch die Freiheit, sich auf die tatsächliche Verbesserung dieser Prozesse zu konzentrieren. Darüber hinaus können sich automatisierte Werkzeuge leicht an die Entwicklung Ihrer Prozesse anpassen und sicherstellen, dass Ihre Einblicke immer auf dem neuesten Stand sind.
Benutzerfreundliche Oberfläche
Um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder das Process-Discovery-Werkzeug effektiv nutzen können, sollte die Benutzeroberfläche intuitiv und leicht zu navigieren sein. Eine gut gestaltete Benutzeroberfläche reduziert die Lernkurve und hilft den Benutzern, schnell auf Prozesslandkarten und Daten zuzugreifen und diese zu verstehen, ohne umfangreiche Schulungen zu benötigen. Die Entscheidung für eine Low-Code-Plattform ist ideal, da sie es nicht-technischen Benutzern ermöglicht, einfach mit dem Werkzeug zu interagieren und Anpassungen vorzunehmen, ohne dass spezielle Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Finanzwesen
In der Welt der Finanzen kann Process Discovery transformativ sein. Es hilft Ihnen nicht nur, Lücken in Ihren Aufzeichnungen zu erkennen, um konform zu bleiben, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Finanzberichte genau und zeitnah sind, indem jeder Schritt Ihrer Datenverarbeitung abgebildet wird. Finanzinstitute können dann ihre Abläufe optimieren und die Genauigkeit erhöhen.
Buchhaltung
Process Discovery kann versteckte Ineffizienzen und Risiken in der aufdecken, indem es Engpässe wie Verzögerungen bei der Rechnungsfreigabe oder Dateneingabefehler in Ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess identifiziert. Es hilft auch bei der Verbesserung der Abstimmung, indem es fehleranfällige Bereiche hervorhebt und repetitive Aufgaben automatisiert. Indem es die Punkte zwischen verschiedenen Buchhaltungsaktivitäten verbindet, verbessert Process Discovery die Compliance und Genauigkeit.
Personalwesen
Process Discovery kann HR-Funktionen wie Recruiting, Onboarding und Mitarbeiterverwaltung optimieren. Zum Beispiel können Organisationen durch die Abbildung des Recruiting-Prozesses Verlangsamungen im Einstellungsprozess identifizieren und beheben, um schnellere Einstellungen und bessere Kandidatenerfahrungen zu ermöglichen. Während des Onboardings kann Process Discovery unnötige Komplexität bei der Dokumentenverarbeitung und den Schulungsplänen aufzeigen. Darüber hinaus kann es Lücken in Leistungsbeurteilungs- und Sozialleistungsprozessen aufdecken, wodurch Ihr HR-Team effektiver und reaktionsschneller wird.
Versicherung
Process Discovery kann die Effizienz und Kundenzufriedenheit in der Versicherungsbranche erheblich verbessern. Indem jeder Schritt eines Schadensfalls, von der ersten Einreichung bis zur endgültigen Entscheidung, abgebildet wird, kann Process Discovery Verbesserungsbereiche für schnellere Genehmigungen mit weniger Fehlern aufzeigen. Process Discovery hilft Ihnen auch dabei, Ihren Underwriting-Prozess zu verfeinern und sicherzustellen, dass Sie Risiken genau bewerten und faire Prämien festlegen, während Sie mit sich ändernden Vorschriften Schritt halten.
Kundenservice
Process Discovery kann die gesamte Customer Journey abbilden, vom ersten Kontakt bis zur endgültigen Lösung. Diese Vogelperspektive ermöglicht es Ihnen, alles zu verbessern, von der Begrüßung neuer Kunden bis zur Gewährleistung schneller Antworten auf häufige Anfragen. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Support-Tickets stecken bleiben und Verzögerungen verursachen, kann Process Mining die Ursache aufdecken, sodass Sie das Problem effektiv lösen können.
Telekommunikation
Durch Process Discovery können Telekommunikationsanbieter ihre Kunden-Onboarding-, Abrechnungs- und Serviceprozesse optimieren, um Fehler zu reduzieren, Reaktionszeiten zu beschleunigen und die allgemeine Servicequalität zu verbessern. Process Discovery kann auch zur Verbesserung der Netzwerk-Wartungsverwaltung und Fehlerbehebung durch die Verbesserung von Arbeitsabläufen eingesetzt werden.
Unzureichende Tools und Technologie
Unzureichende Tools für Process Discovery können die Fähigkeit einschränken, Prozesse effektiv zu erfassen, zu analysieren und zu visualisieren, was Ihre Fähigkeit zur Umsetzung von Verbesserungen und zur Nutzung von Optimierungsmöglichkeiten behindert. Darüber hinaus können einige Prozesse sehr komplex sein und mehrere Abteilungen oder Systeme umfassen, was es schwierig macht, sie mit manuellen Prozessen genau abzubilden.
Mangel an umfassenden Echtzeitdaten
Während fortschrittliche Process-Discovery-Werkzeuge minutengenaue Einblicke liefern, können Organisationen, die auf weniger robuste Technologien angewiesen sind, mit veralteten oder statischen Daten und unvollständigen Prozesslandkarten zu kämpfen haben, die die aktuellen Arbeitsabläufe nicht widerspiegeln. Dieser Mangel an Echtzeit-Transparenz kann ihre Fähigkeit beeinträchtigen, schnell auf Marktveränderungen oder interne Herausforderungen zu reagieren.
Schwierigkeiten bei der Anpassung an Veränderungen
In einigen Fällen können Mitarbeiter Veränderungen widerstehen oder sich durch Process-Discovery-Bemühungen bedroht fühlen, was die Genauigkeit der gesammelten Daten und die erfolgreiche Umsetzung neuer Prozesse beeinträchtigen kann, insbesondere wenn man sich auf manuelle Methoden verlässt. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, müssen effektive Process-Discovery-Lösungen datengesteuert sein und dynamische Fähigkeiten bieten, die sich schnell an Veränderungen anpassen und darauf reagieren können.
Wer sind die typischen Stakeholder im Process-Discovery-Prozess?
Typische Stakeholder im Process-Discovery-Prozess sind Führungskräfte, Automatisierungsleiter, Mitglieder des Prozessteams und Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen der Organisation. Führungskräfte sind beispielsweise an der Entscheidungsfindung und der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten beteiligt, während Prozessteams eine Schlüsselrolle bei der Analyse und Abbildung bestehender Arbeitsabläufe spielen. Mitarbeiter an vorderster Front und Abteilungsleiter können wertvolle Einblicke in den täglichen Betrieb und Schmerzpunkte liefern.
Bei der Betrachtung von Technologieimplementierungen wie Intelligent Document Processing und RPA können IT-Teams zu den Stakeholdern gehören. Da jedoch nicht alle Prozessbeteiligten Technologieexperten sein werden, ist ein Werkzeug, das sowohl für technische als auch für nicht-technische Benutzer zugänglich ist, unerlässlich. Darüber hinaus können externe Berater oder Process-Discovery-Spezialisten hinzugezogen werden, um Fachwissen und eine objektive Perspektive bereitzustellen. Jede dieser Gruppen bringt einzigartiges Wissen und Perspektiven ein, um ein umfassendes Verständnis der Geschäftsprozesse und potenziellen Verbesserungsbereiche zu gewährleisten.
Process Discovery bietet eine Grundlage für Prozessverbesserungen, indem es den aktuellen Zustand Ihrer Geschäftsprozesse transparent macht, sodass Sie schnell erkennen können, welche Prozesse zu verbessern sind. Wenn es durch Process Intelligence erweitert wird, bietet Process Discovery eine vollständige Prozesstransparenz und reduziert die Zeit, die für die Untersuchung und das Verständnis jedes Prozessausführungsszenarios erforderlich ist, drastisch. Diese Klarheit ermöglicht es Ihnen, Prozesse zu rationalisieren, Kosten zu senken und gleichzeitig die Gesamtleistung zu optimieren. Darüber hinaus unterstützt Process Discovery kontinuierliche Verbesserungsbemühungen und hilft, die Einhaltung von Vorschriften auch bei sich ändernden Regularien zu gewährleisten.
Was ist der Unterschied zwischen Process Discovery und Task Mining?
Process Discovery und Task Mining sind beides Techniken zur Analyse und Optimierung von Geschäftsabläufen, aber sie konzentrieren sich auf unterschiedliche Aspekte der Prozessanalyse. Process Discovery zielt darauf ab, einen umfassenden Überblick über die gesamten Geschäftsprozesse zu geben. Task Mining hingegen ist eine Process-Discovery-Technik, die sich auf die Details der Aufgabenausführung konzentriert, indem sie Echtzeitdaten wie Benutzerinteraktionen erfasst, um eine granulare Ansicht der Aufgabenausführung zu liefern. Im Wesentlichen bietet Process Discovery eine übergeordnete Ansicht der End-to-End-Prozesse, während Task Mining einen detaillierten Einblick in die Ausführung spezifischer Aufgaben innerhalb dieser Prozesse bietet.
Wie hilft Process Discovery bei der Robotic Process Automation (RPA)?
Process Discovery verbessert RPA, indem es eine klare und detaillierte Ansicht bestehender Geschäftsprozesse bietet. Mithilfe von Process Intelligence können Organisationen aktuelle Arbeitsabläufe abbilden und Prozesse identifizieren, die für die Automatisierung bereit sind. Dies vereinfacht die Aufgabe zu bestimmen, welche Prozesse am meisten von RPA profitieren werden, und reduziert das Raten und Ausprobieren, das oft mit Prozessverbesserungen verbunden ist. Darüber hinaus können Organisationen durch die frühzeitige Identifizierung von Problemen besser auf RPA-Implementierungen vorbereitet sein, was zu reibungsloseren Übergängen und erfolgreicheren Automatisierungsergebnissen führt.
Für effektives Process Discovery benötigen Sie ein umfassendes Werkzeug, das umsetzbare Echtzeit-Einblicke liefert, die Sie bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und der Beseitigung von Fehlern unterstützen können. Genau dafür wurde ABBYY Timeline entwickelt. Timeline automatisiert die Erfassung und Analyse von Ereignisprotokolldaten aus verschiedenen Systemen und Benutzerinteraktionen und bietet eine vollständige Transparenz Ihrer Prozesse. Es erstellt einen interaktiven digitalen Zwilling – eine virtuelle Echtzeitdarstellung Ihrer Prozesse – der es Ihnen ermöglicht, Bereiche, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, leicht zu identifizieren.
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