Ein umfassender Leitfaden zum Task Mining: Beispiele und Anwendungsfälle

In einem Geschäftsumfeld, in dem jede Sekunde zählt, ist ein genaues Verständnis der eigenen Arbeitsweisen der Schlüssel zu höchster Effizienz. Task Mining beleuchtet die verborgenen Details alltäglicher Aufgaben, indem es Benutzeraktionen erfasst und diese Informationen nutzt, um Ineffizienzen zu ermitteln und aufzuzeigen, wo wertvolle Zeit verschwendet wird. Durch die Umwandlung dieser Daten in verwertbare Erkenntnisse können Unternehmen Ineffizienzen beseitigen und ihre digitale Transformation beschleunigen. Wir wollen uns im Folgenden damit beschäftigen, was Task Mining ist, wie es funktioniert und wie Sie es einsetzen können, um fundierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

Was ist Task Mining?

Task Mining ist eine Technik, die Benutzerinteraktionen wie Tastenanschläge, Mausklicks und Dateneingaben analysiert, um nachzuvollziehen, wie Aufgaben innerhalb von Geschäftsprozessen ausgeführt werden. Es erfasst Daten aus Benutzeraktivitäten, um einen detaillierten Überblick über die Ausführung von Aufgaben zu geben. Aufgrund der erkannten Muster können Ineffizienzen aufgedeckt und Möglichkeiten zur Automatisierung ermittelt werden.

Fortschrittliche Task-Mining-Lösungen erweitern diese Fähigkeiten durch die Einbeziehung von Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Machine Vision und Texterkennung (OCR). Diese Integration ermöglicht die automatische Erfassung und Analyse von Interaktionsdaten in großem Umfang. In Verbindung mit Process Mining und Daten aus Systemereignisprotokollen ergibt sich ein umfassendes, ganzheitliches Bild von Geschäftsabläufen, das verwertbare Erkenntnisse zur Prozessoptimierung und -automatisierung liefert.

Unterschiede zwischen Task Mining und Process Mining

Task Mining erfasst Benutzeraktivitäten auf der Ebene der Benutzeroberfläche von Desktops und analysiert Interaktionen. Es werden Daten auf Aufgabenebene zusammengetragen, zum Beispiel zu bestimmten Aktivitäten, Bildschirmelementen und Verhaltensweisen. Beim Process Mining hingegen werden Ereignisprotokolle – vom System generierte Datensätze mit Zeitstempeln, Aktivitäten und Fall-IDs – analysiert, um Prozesse auf höherer Ebene zu visualisieren und zu rekonstruieren. Während das Process Mining aufzeigt, wie Systeme funktionieren, füllt das Task Mining die Lücken, indem es die Aktionen der Benutzer erfasst. Beides zusammen ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung der Arbeitsabläufe. Die Methodik kombiniert Systemdaten mit menschlichen Erkenntnissen, um den Prozess in seiner Gesamtheit zu verstehen.

Vorteile des Task Mining

Task Mining verschafft Ihrem Unternehmen die nötigen Einblicke, um die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu steigern und die Unternehmensleistung zu verbessern. Vermutungen werden durch datengestützte Fakten ersetzt. Hier einige der wichtigsten Vorteile:

• Gewinnung tieferer Einblicke in die Prozesse: Task Mining kann die Lücken in Ihren Systemdaten füllen, um herauszufinden, wie Aufgaben ausgeführt werden und wo Ineffizienzen liegen.
• Verringerung der Reibung im Prozess: Durch die Ermittlung von Ineffizienzen und Engpässen kann das Task Mining dazu beitragen, Aufgaben zu rationalisieren und sich wiederholende, zeitraubende Arbeiten zu eliminieren.
• Beschleunigung der digitalen Transformation: Mithilfe von Task Mining können Sie feststellen, an welchen Stellen Investitionen in Automatisierung besonders gewinnbringend sind.
• Steigerung der Produktivität: Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen mittels Task Mining können Ihre Mitarbeitenden effektiver arbeiten und sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren.
• Datengestützte Entscheidungsfindung: Task Mining bietet verwertbare Einblicke in die Prozessperformance und Ressourcenzuweisung. So können Sie bessere Entscheidungen treffen und die Ergebnisse verbessern.

So funktioniert Task Mining

 

 

Das Task Mining erfolgt in der Regel in drei Hauptschritten: Bestandsaufnahme, Analyse und Empfehlungen. Während die Grundlagen ähnlich sind, unterscheiden sich die Tools in ihrer Ausgereiftheit. Erweiterte Plattformen bieten tiefere Einblicke und intelligentere Technologien. Und so läuft es ab:

1. Bestandsaufnahme: Erfassung von Daten
   Die Datenerfassung beginnt mit der Aufzeichnung von Benutzerinteraktionen wie Bildschirmaktivitäten, Tastenanschläge und Mausklicks, um zu verstehen, wie Aufgaben ausgeführt werden. Wenn Sie einfache Task-Mining-Tools verwenden, können auf den Geräten der Benutzer einfache Agenten oder Rekorder installiert werden, um Sitzungen zu protokollieren, die Anwendungsnutzung zu verfolgen und Arbeitsabläufe abzubilden. Für höhere Präzision können erweiterte Tools mit Machine-Vision- und OCR-Technologien Bildschirmelemente interpretieren und automatisch Daten extrahieren, um genauere Erkenntnisse zu gewinnen.
2. Analyse: Verarbeitung, Prozessabbildung und Mustererkennung
   Nachdem die Daten zusammengetragen wurden, müssen sie gefiltert und verarbeitet werden, um irrelevante oder doppelte Ereignisse zu entfernen. Nach der Bereinigung kann das Task-Mining-Tool sequenzielle Aktionen identifizieren und in verschiedene Aufgaben gruppieren. Zur visuellen Darstellung dieser Abläufe stehen Flussdiagramme oder Zeitleisten zur Verfügung. Einfache Tools mit den gängigen Grundfunktionen helfen Ihnen, sich wiederholende Handlungen und Engpässe auf der Aufgabenebene zu erkennen. Durch den Einsatz erweiterter Plattformen können Sie jedoch tiefere Einblicke gewinnen, die durch die KI-Mustererkennung unterstützt werden, um Abweichungen in den Aufgaben, Ineffizienzen und Zusammenhänge in größeren Prozessen aufzudecken.
3. Empfehlungen: Vorschläge zur Automatisierung oder Prozessverbesserung
   Mit den Erkenntnissen aus dem Task Mining können Sie Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung und -verbesserung ermitteln. Grundlegende Tools können vorschlagen, einfache, sich wiederholende oder zeitaufwändige Aufgaben auf der Grundlage vordefinierter Regeln zu automatisieren, um schrittweise Verbesserungen zu erzielen. Erweiterte Plattformen können darüber hinaus Aufgaben basierend auf ihrer Komplexität, Häufigkeit und Ausführungszeit bewerten, um realisierbare Empfehlungen abzugeben. Anhand dieser Daten können Sie die Prioritäten für Automatisierungsmaßnahmen dort setzen, wo sie den größten Nutzen bringen, und sicherstellen, dass die Verbesserungen mit den übergeordneten Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Task Mining – Beispiele und Anwendungsfälle

Banken

Im Banken- und Finanzdienstleistungssektor kann Task Mining eingesetzt werden, um Prozesse zu beschleunigen, Reibungen in der Interaktion mit Kunden zu verringern und sich wiederholende Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert werden könnten. Mögliche Anwendungsfälle:

• Bearbeitung von Kreditanträgen
• Genehmigung von Hypotheken
• Aufgaben rund um die Kontoeröffnung
• Workflows zur Betrugserkennung
• Compliance-Überwachung
• Streitschlichtung in Zusammenhang mit Transaktionen

Versicherungswesen

Mithilfe von Task Mining lassen sich Ineffizienzen bei der Verwaltung von Versicherungspolicen aufdecken, z. B. unnötige Schritte bei der Schadenabwicklung oder Verzögerungen in der Kundenbetreuung. Mögliche Anwendungsfälle:

• Automatisierung der Schadensabwicklung
• Aufgaben rund um den Vertragsabschluss
• Nachverfolgung der Beitragszahlung
• Kunden-Onboarding-Prozesse
• Risikobewertung
• Dokumentenprüfung

Transport und Logistik

Bei Transport- und Logistikprozessen kann das Task Mining dazu beitragen, die Lieferdauer und die Effizienz der Lieferkette zu verbessern. Mögliche Anwendungsfälle:

• Sendungsverfolgung
• Bestandsverwaltung
• Routenoptimierung
• Frachtplanung
• Aktualisierungen von Kundenlieferungen
• Automatisierung der Logistikberichterstattung

Finanzsektor

Im Finanzsektor kann Task Mining eine schnellere und genauere Finanzberichterstattung, Compliance-Aufgaben und die Verarbeitung von Transaktionen unterstützen. Mögliche Anwendungsfälle:

• Finanzberichterstattung
• Vorbereitung von Prüfungen
• Automatisierung der Rechnungsbearbeitung
• Compliance-Überwachung
• Abgleich von Transaktionen
• Genehmigung von Ausgaben

Wie KI das Task Mining revolutioniert

Auch das Task Mining durchläuft einen tiefgreifenden digitalen Wandel und wird dadurch für Unternehmen immer intelligenter, schneller und effektiver. Durch die Integration modernster KI-Funktionen können Task-Mining-Tools jetzt über die einfache Analyse von Benutzerinteraktionen hinausgehen und tief in die Details von Aufgaben eintauchen, um verborgene Erkenntnisse und Muster aufzudecken, die zuvor nicht sichtbar waren. KI-gestütztes Task Mining verbindet granulare Aufgabendaten mit umfassenderen Geschäftsprozessen und bietet so eine durchgängige Transparenz, die Ihnen hilft, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

KI macht das Task Mining zu einer erweiterten Process-Intelligence-Lösung, die automatisch riesige Datenmengen analysiert, um Muster, Abweichungen und Ineffizienzen bei der Aufgabenausführung zu erkennen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Analyse und es werden intelligente Empfehlungen generiert. Durch die Ermittlung von Aufgaben, die sich aufgrund ihrer Häufigkeit, Komplexität und Wiederholbarkeit für eine Automatisierung eignen, können Sie sich auf die wichtigsten Bereiche konzentrieren und die Optimierung dort vorantreiben, wo sie am meisten bringt.

KI-gestützte Process Intelligence kann auch die Datensicherheit durch fortschrittliche Technologien wie Machine Vision und OCR-Technologien verbessern und sicherstellen, dass sensible Informationen erkannt und DSGVO- und HIPAA-konform unkenntlich gemacht werden. Sie unterstützt eine skalierbare, unternehmensübergreifende Datenerfassung und kann optimierte Automatisierungspläne liefern, die die digitale Transformation beschleunigen. Durch die Überbrückung der Lücke zwischen Aufgabendaten auf Benutzerebene und übergreifenden Geschäftsprozessen ermöglicht Task Mining in Kombination mit Process Mining intelligentere, ganzheitliche, datengesteuerte Entscheidungen, die zu transformativen Geschäftsergebnissen führen.

Kombinieren Sie Task Mining, Process Mining und Simulationen mit ABBYY Timeline

Nicht alle Task-Mining-Lösungen sind gleich. Während sich herkömmliche Tools ausschließlich auf Benutzeraktionen konzentrieren, hebt ABBYY Timeline das Task Mining auf die nächste Stufe, indem es Task Mining und Process Mining für eine vollständige Prozesserkennung kombiniert. So erhalten Sie eine vollständige 360-Grad-Sicht auf Ihre Abläufe. Auch Simulationstechniken werden in die Lösung einbezogen, um die Ergebnisse der vorgeschlagenen Prozessverbesserungen vorherzusagen.

Dank fortschrittlicher Künstlicher Intelligenz und Maschinellem Lernen erkennt Timeline automatisch Muster, deckt Ineffizienzen auf und identifiziert Abweichungen bei der Aufgabenausführung, selbst in großen, verteilten Teams. Auf diese Weise können Sie die wertvollsten Automatisierungsmöglichkeiten ermitteln und effektiv skalieren, um maximale Wirkung zu erzielen.

Mit Echtzeitüberwachung und über 25 vordefinierte Analysetools können Sie mit Timeline tief in Aufgaben eintauchen, Prozessänderungen simulieren, Ergebnisse vorhersagen und die Auswirkungen von Änderungen in Echtzeit messen. Sie möchten herausfinden, wie ABBYY Timeline Ihre Arbeitsweise verändern kann? Setzen Sie sich noch heute mit einem unserer Experten in Verbindung.