94% der deutschen Unternehmen erzielten laut ABBYY-Umfrage Erfolge beim Einsatz von Automatisierungstechnologien

Dabei steht zunehmend der Mensch im Mittelpunkt und trägt in großem Maße dazu bei, ob Automatisierungsprojekte gelingen oder scheitern

Laut einer neuen Studie des auf intelligente Automatisierung spezialisierten Unternehmens ABBYY haben 99% der deutschen IT-Entscheider in den letzten zwei Jahren eine Form der Automatisierung in ihrem Unternehmen implementiert. Ausgelöst durch die Pandemie hat sich das Verhalten gegenüber der Integration von Automatisierungstechnologien deutlich verändert, denn es lässt sich ein neuer Ansatz beobachten, bei dem zunehmend der Mensch im Mittelpunkt steht. 94% der Befragten in deutschen Unternehmen sind der Meinung, dass sie Automatisierungstechnologien erfolgreich eingesetzt haben. Dabei liegt Deutschland über dem globalen Durchschnitt von 89%. In der Vergangenheit lag die Zahl erfolgreich umgesetzter Projekte deutlich niedriger, wobei hauptsächlich RPA-Technologien verwendet wurden.

Durch die Pandemie haben viele Unternehmen ihre Pläne zur Einführung digitaler Technologien beschleunigt. Eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Integration von Automatisierungstechnologien spielt seit der Pandemie bei Geschäftsentscheidungen der "People First"-Ansatz. Bei der Implementierung neuer Technologien geht es nicht mehr nur um das Geschäft, sondern zunehmend auch um die Mitarbeiter.

Befragt wurden 1,208 IT-Entscheider in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, den USA und Japan. Auf die Frage, aus welchen Gründen IT-Leiter Investitionen in neue Technologien getätigt haben, antworteten

• 48%, sie wollen besser auf die Arbeit im Home Office vorbereitet sein (Deutschland: 40%)
• 47%, um auf das hybride Arbeiten vorbereitet zu sein (Deutschland: 41%)
• 35%, um der Überlastung ihrer Mitarbeiter entgegenzuwirken (Deutschland: 31%)
• 20%, dass sie Druck von ihren Mitarbeitern verspürten (Deutschland: 22%).

Vor dem Hintergrund, dass das Arbeiten im Home Office für die meisten Unternehmen zur Norm geworden ist, unzufriedene Arbeitnehmer eine größere Kündigungswelle begünstigt haben und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zur Priorität geworden ist, stellt dies eine positive Entwicklung dar.

Unternehmen auf Erfolgskurs bringen

Global sagen 30% der IT-Entscheider, dass sie diejenigen Abteilungen automatisiert haben, die den größten ROI bringen würden. In Deutschland liegt die Zahl deutlich niedriger bei 21%. Infolgedessen wurden in Deutschland in der IT (49%), im Finanzwesen (32%) und beim Customer Service/Onboarding (24%) am meisten neue Technologien implementiert, wobei die intelligente Dokumentenverarbeitung (48%) und die Prozessautomatisierung (38%) die beiden am häufigsten eingesetzten Automatisierungstechnologien in den letzten zwei Jahren waren. Robotic Process Automation (RPA) hingegen wurde mit 25% am seltensten in Deutschland implementiert und liegt global sogar noch deutlicher an letzter Stelle (32%).

Insgesamt besteht großes Vertrauen in Automatisierungstechnologien und der Wille, die Projekte nicht beim ersten Anzeichen eines Misserfolgs wieder aufzugeben. Global betrachtet erwarteten 62% der Entscheidungsträger eine doppelte Kapitalrendite für ihre Investition. Dies war weitestgehend erfolgreich, denn 43% gaben an, dass die doppelte Kapitalrendite erreicht wurde. Auch in Deutschland stimmen Erwartung und Realität überein, denn hier erwarteten 53% die einmaligen Investitionskosten wieder reinzuholen, was zu 47% erfolgte. Die größten Hoffnungen vor der Einführung von Automatisierungstechnologien waren die Steigerung der Produktivität (46%) und eine Verbesserung der Effizienz (42%). Dies geht so weit, dass die Gewinnung und Bindung von Kunden und Mitarbeitern bei den Prioritäten der IT-Entscheider in den Hintergrund getreten ist - ein ungewöhnliches Ergebnis, das aber zeigt, dass die Mitarbeiterbindung derzeit schon viel stärker im Mittelpunkt der Entscheidungen stehen könnte.

Fallstricke verstehen, um die Vorteile zu erkennen

Sind Automatisierungsprojekte nicht erfolgreich, spielt dabei häufig der Faktor Mensch eine Rolle. Unternehmen gaben weltweit an, dass das Arbeiten im Home Office (29%) und nicht ausreichend für das Arbeiten mit neuen Technologien ausgebildete Mitarbeiter (23%) zwei der Hauptgründe für das Scheitern von Automatisierungsprojekten waren. Auch wenn der Mensch jetzt eine wichtige Komponente im Entscheidungsprozess darstellt, besteht immer noch eine Diskrepanz zwischen den Entscheidern und den Mitarbeitern, die diese Technologien nutzen, denn 33% der Entscheider sind nicht im selben Maße technikaffin. Investitionen in neue Technologien müssen mit Investitionen in benutzerfreundliche Lösungen und mit der Schulung der Mitarbeiter einhergehen, um feststellen zu können, woran ein Projekt letztlich scheitert.

Die Maßnahmen, die nach dem Scheitern von Automatisierungsprojekten ergriffen werden, sind von entscheidender Bedeutung, können aber auch von menschlichen Faktoren, insbesondere Persönlichkeitsmerkmalen, beeinflusst werden. Die Umfrage bestätigte, dass die Führungsebene den Entscheidungsprozess für Automatisierungsprojekte vorantreibt. Global gaben 60% der CEOs (in Deutschland 44%) und 63% der CTOs (in Deutschland 57%) an, extrovertiert zu sein. Dies deutet darauf hin, dass stereotypisch selbstbewusste Führungskräfte die Sache in die Hand nehmen und mit Automatisierungsprojekten Erfolg haben.

Die Umfrage ergab weiterhin, dass introvertierte oder extrovertierte Persönlichkeitsmerkmale einen Einfluss auf das weitere Vorgehen nach einem Misserfolg haben können. War ein Projekt beispielsweise nicht erfolgreich, zogen es 42% der Extrovertierten vor, externe Experten hinzuzuziehen, während ebenfalls 42% der Introvertierten die Technologie lieber ersetzt hätten. Bis Führungskräfte erkennen, dass ein Projekt scheitert, kann es bis zu einem Jahr dauern. So lange werden ineffiziente Automatisierungen fortgesetzt (83%), wobei 28% der Introvertierten das Scheitern eines Projekts laut Angaben früher erkennen, verglichen mit 14% der Extrovertierten. Darüber hinaus sagen 46% der IT-Entscheider, sie hätten das Scheitern eines Automatisierungsprojekts innerhalb von drei Monaten erkannt (in Deutschland sind es mit 75% deutlich mehr) und überraschenderweise brachen einige das Projekt sogar komplett ab, was sich mit einer verschwendeten Investition in neue Technologien gleichsetzen lässt. Dies verdeutlicht, wie wichtig es für Unternehmen ist, vor dem Start eines Automatisierungsprojekts die Prozesse und die Art und Weise, wie die Mitarbeiter mit den verschiedenen Systemen interagieren, zu verstehen, um die Mitarbeiter und das Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen.

„Die Pandemie, eine größere Kündigungswelle aufgrund von Unzufriedenheit und das Bedürfnis nach einer besseren Work-Life-Balance haben die Situation für Arbeitnehmer sowohl in Deutschland als auch weltweit verändert. Dies hat zu einer Verhaltensänderung an der Spitze geführt, da Führungskräfte verstehen, dass es bei der Implementierung neuer Technologien nicht mehr nur um das reine Geschäft geht, sondern auch immer mehr um die Menschen, die damit interagieren“, so Markus Pichler, Vice President of Sales Europe bei ABBYY. „Unternehmen sehen, dass die Automatisierung intelligenter sein muss, um den Kontext und den Inhalt von Dokumenten zu erfassen und um zu verstehen, wie Unternehmensprozesse funktionieren, bevor sie automatisiert werden. Dies hat sich als großer Vorteil für Unternehmen erwiesen, da das Vertrauen in die Technologie gestärkt und eine höhere Rendite sichtbar wird. Je mehr Unternehmen den Menschen in den Mittelpunkt stellen, desto häufiger werden wir auch in Deutschland erfolgreiche Automatisierungsintegrationen erleben."

Methodik

Diese Studie wurde von Sapio Research im März 2022 im Auftrag von ABBYY durchgeführt. Die Umfrage wurde unter 1,208 IT-Entscheidern in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, den USA und Japan durchgeführt, um zu erfassen, wo Unternehmen in Automatisierungsprojekte investieren, warum sie neue Technologien einsetzen und wie sich das Verhalten auf den Erfolg der Projekte auswirkt.