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Legal | Digital Mailroom
Anwaltskanzlei verbessert Kundenservice durch Lösung für digitalen Posteingang
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Die Anwaltskanzlei Moore Blatch ist erfolgreich tätig in den Bereichen Unternehmens-, Handels- und Vermögensrecht sowie Streitbeilegung und Privatkundenberatung. Eine steigende Anzahl an Aufträgen ließ das Unternehmen im Laufe der letzten Jahre beachtlich wachsen, wodurch das Management des stetig zunehmenden Dokumentenaufkommens zur Herausforderung wurde. Um effektiv arbeiten zu können und einen optimalen Kundenservice zu erzielen, musste sich die Kanzlei dringend der Bewältigung der eingehenden Dokumentenflut stellen.
Das Management großer Mengen an Papierdokumenten, wie Mandats- und Fallunterlagen, Beweismaterialien, Aussagen, Akten und Gerichtsprotokollen, erlaubt keine Fehler in Punkto Sicherheit. Dokumente wie diese zeitnah verfügbar zu machen, ist von außerordentlicher Wichtigkeit für Anwaltskanzleien. Um ihren Klienten erstklassigen Service zu bieten, müssen Rechtsberater alle relevanten Daten jederzeit zur Hand haben. Um zum Unternehmenswachstum beizutragen und die Effizienz ihres Rechtsteams zu steigern, entschied Moore Blatch den Verteilungsprozess ihrer Eingangspost zu beschleunigen. Copyrite, ein Anbieter von Lösungen und Dienstleistungen, hatte für Moore Blatch bereits früher Lösungen für das Management von Dokumenten implementiert und verstand die Notwendigkeit für das Unternehmen, Verwaltungskosten zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Das automatisierte Scannen und Verarbeiten der Eingangspost war unabdingbar, um eine schnelle und korrekte Verteilung der Post zu gewährleisten und um zu ermöglichen, dass sich die Mitarbeiter der Post - stelle auf die Bearbeitung der wichtigsten Dokumente konzentrieren konnten.
Nach einer gründlichen Bedarfsanalyse mit dem Team von Moore Blatch empfahl Copyrite eine digitale Posteingangslösung auf Basis von ABBYY FlexiCapture. FlexiCapture unterstützt Unternehmen dabei, papierbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren und dadurch ihre Effizienz signifikant zu steigern sowie Verwaltungskosten zu reduzieren – auch bei großen Dokumentenvolumen. Die Plattform dient als zentrale Eingangsstelle für die gebündelte automatische Erfassung von Formularen und Dokumenten jeder Struktur und Komplexität direkt beim Eintreffen in der Organisation und wandelt die Inhalte in geschäftlich verwertbare Daten um.
Durch die Kombination von Dokumentenscannen und intelligenter Datenerfassung kann die Eingangspost nun automatisch digitalisiert, klassifiziert und innerhalb der Kanzlei weitergeleitet werden. Informationen werden dynamisch extrahiert und für die Indexierung in Practice Management Systemen bereitgestellt, was eine manuelle Indexierung nur noch in Ausnahmefällen erforderlich macht. Die Dokumente lassen sich nach Typ und Inhalt (z. B. Rechnungsfälligkeitsdatum) indexieren und sind dadurch auch zukünftig vollständig durchsuch- und bearbeitbar. Für die Dokumentensicherheit sind Prozesse angelegt, die in Kraft treten, sobald die Erkennungsrate eines Dokuments einen festgelegten Grenzwert unterschreitet. In diesem Fall wird das betroffene Dokument an einen Mitarbeiter zur Verifizierung weitergeleitet, um die Daten auf Korrektheit zu prüfen, bevor der automatisierte Prozess fortgesetzt wird.
Paul Walshe, Partner bei Moore Blatch, erklärt: „Es war notwendig, die manuelle Zustellung der Eingangspost einzustellen, da wir einen Großteil der Zeit nur mit der Verteilung und Ablage von Dokumenten verbracht haben. Die von Copyrite implementierte Lösung auf Basis von ABBYY FlexiCapture ermöglicht es uns, den Verwaltungsaufwand zu senken und den Verarbeitungsprozess für Dokumente zu beschleunigen, wodurch wir die Kundenbeziehungen verbessern konnten. Wir haben jetzt eine Lösung, die auch in Zukunft mit unserer Kanzlei mitwachsen kann.“
