Deloitte erweitert die Möglichkeiten ihrer eDiscovery-Suite mithilfe von ABBYY Recognition Server

Deloitte unterhält mit mehr als 1.400 Fachkräften in über 30 Ländern eine der weltweit größten Einrichtungen, die sich auf den Bereich Wirtschaftskriminalität spezialisiert. Deren Services werden zunehmend von Unternehmen und Anwälten in Anspruch genommen, die detaillierte Untersuchungen einleiten oder Streitigkeiten beilegen müssen. Die Forensik-Gruppe beschäftigt Wirtschaftsprüfer, Rechtexperten und Spezialisten für Strafverfolgung und Business Intelligence. Die Teams nutzen modernste Technologien um Daten mit höchster Effizienz zu verarbeiten.

Aufgrund der Besonderheiten bei der Arbeit im juristischen Bereich müssen die Mitarbeiter mit zahlreichen verschiedenen Dokumenten- und Dateitypen arbeiten. ihre Aufgabe ist es, diese Daten zu durchsuchen und die passenden Dokumente auszuwählen, um beispielsweise bei Rechtsstreits und auf Compliance-Ansprüche zu reagieren. Dies manuell zu erledigen, ist sowohl zeitaufwändig wie auch fehleranfällig. Daher werden elektronische Systeme wie eDiscovery-Software eingesetzt, um diese wichtige Aufgabe zu vereinfachen.

Die Dokumente, mit denen Deloittes Forensik-Gruppe zu tun hat, sind sehr häufig Bilddateien, wie gescannte PDFs, JPGs, TIFFs und GIFs. Menschen sind zwar in der Lage, deren Inhalte auf einem Bildschirm zu lesen, aber für Computer ist der Inhalt unlesbar, da er in einem nicht-durchsuchbaren, nicht-editierbaren Format „gebunden“ ist. Um die Möglichkeiten von eDiscovery vollständig auszunutzen, müssen die Dokumente mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) zuerst in ein durchsuchbares Format konvertiert werden. Um die großen Dateivolumen zu bewältigen und die OCR-Verarbeitung zu automatisieren, beschloss die Forensik-Gruppe von Deloitte, ABBYY Recognition Server einzusetzen.

ABBYY Recognition Server, eine durch das Magazin Document Manager als „Produkt des Jahres“ ausgezeichnete OCR-Lösung, ermöglicht großen Organisationen die Automatisierung ihrer Prozesse für Dokumentenerfassung und Archivierung. Die benutzerfreundliche, serverbasierte Applikation lässt sich ohne großen Aufwand einrichten und ermöglicht eine automatisierte Umwandlung von statischen Bilddateien in durchsuchbare und editierbare Formate. Die Software lässt sich zudem mit verschiedenen Backend-Systemen und Drittanwendungen verbinden und über eine Web-Service- API oder eine COMbasierte API integrieren. Die Funktionalitäten können mithilfe von Skripts und XML-Tickets zusätzlich erweitert werden.

Nach dem Vergleich mehrerer Produkte entschied sich Deloitte für ABBYY Recognition Server aufgrund der Geschwindigkeit bei der Dokumentenumwandlung. Die Erkennung mehrerer Sprachen war ein weiteres Kriterium, bei dem die Lösung die Anforderungen bei weitem übertraf, denn sie bietet über 190 Erkennungssprachen, darunter die wichtigsten europäischen und asiatischen Sprachen sowie Sprachen in kyrillischer Schrift. Eine letzte wichtige Erwägung betraf die Skalierbarkeit und mögliche Verarbeitungsmenge, da das Team Volumen-Peaks von bis zu 1.000 Dokumenten pro Stunde bewältigen muss.

Mit der neuen, nahtlos eingebundenen Lösung können Dokumente in der eDiscovery-Suite, die nicht durchsuchbar sind, identifiziert und in einen „überwachten“ Ordner exportiert werden. Nach benutzerdefinierten Regeln übernimmt ABBYY Recognition Server jedes Dokument, wendet OCR auf die Bilddatei an und erstellt dann eine voll durchsuchbare Textdatei. Diese Datei wird dann zurück an die Suite geschickt, sodass sie nach relevanten Wörtern oder Textpassagen durchsucht werden kann. Die Lösung verbessert den Prozess für Deloitte deutlich, indem sie die manuelle Arbeit und die Zeit, die zum Durchsuchen der Inhalte benötigt wird, auf ein Minimum reduziert.