Digitalisierung ohne Unterbrechung: Die neuseeländische Feuerwehr zeigt, wie es geht

Hinter den Kulissen von Fire and Emergency New Zealand sah sich das Transaktions-Team mit mehreren konvergierenden Herausforderungen konfrontiert:

• Die manuelle Rechnungsbearbeitung und veraltete Datenerfassungsprozesse verlangsamten die Abläufe.
• Die bestehende Lösung zur Dokumentenerfassung für die Rechnungsverarbeitung war am Ende ihrer Vertragslaufzeit angelangt.
• Die zunehmenden Compliance-Anforderungen machten die Einführung der E-Rechnungsstellungsfunktion von Peppol erforderlich.
• Der Druck wuchs, die von der Regierung vorgegebenen Meldefristen für Zahlungen einzuhalten oder gar zu übertreffen.
• Es wurde notwendig, Geschäftsregeln durchzusetzen, um manuelle Eingriffe zur Korrektur nicht konformer Rechnungen zu verringern.

Die Kreditorenbuchhaltung benötigte eine neue, automatisierte Lösung für die Rechnungsverarbeitung, die es ermöglichte, die Rechnungsbearbeitung zu modernisieren, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass die Lieferantenkonditionen und Geschäftsanforderungen einheitlich angewendet werden.

Sie haben ihre Anforderungen an die neue Lösung klar umrissen:

• Das Unternehmen wollte seine Abläufe aktualisieren und verbessern, ohne den Personalbestand zu erhöhen oder in eine neue Infrastruktur zu investieren, indem es einen Service einführte, der sich effizient skalieren ließ, während sich seine Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren konnten.
• Die Lösung musste in hohem Maße konfigurierbar sein, aber dennoch eine Standardlösung sein, die keine maßgeschneiderte oder einzigartige Anwendung war, die ausschließlich für diesen Zweck entwickelt wurde.
• Vor allem sollte die Lösung für das Feuerwehr- und Notfallteam einfach sein, um das ohnehin schon viel beschäftigten Team nicht mit neuen Aufgaben oder Aktivitäten zu belasten.

Kurz gesagt, die Organisation musste ihren Arbeitsablauf in der Rechnungsverarbeitung völlig neu gestalten, ohne dabei ihre wesentlichen Notfalldienste zu unterbrechen.