Digitalisierung ohne Unterbrechung: Die neuseeländische Feuerwehr zeigt, wie es geht

Die neuseeländische Feuerwehr, Fire and Emergency New Zealand, ist eine wichtige öffentliche Einrichtung, die mehr als 650 Feuerwachen betreibt und von 3.000 Mitarbeitern und 12.000 Freiwilligen unterstützt wird. Jede Minute ihrer Zeit und jeder Dollar ihres Budgets wirken sich direkt auf ihre Fähigkeit aus, Gemeinden im ganzen Land zu schützen. Deshalb hat sich die Organisation an Desktop Imaging und ABBYY gewandt, um wertvolle Zeit und Kapazität durch die Automatisierung einer bekanntermaßen arbeitsintensiven Funktion zurückzugewinnen: Rechnungsverarbeitung.

Hinter den Kulissen von Fire and Emergency New Zealand sah sich das Transaktions-Team mit mehreren konvergierenden Herausforderungen konfrontiert:

• Die manuelle Rechnungsbearbeitung und veraltete Datenerfassungsprozesse verlangsamten die Abläufe.
• Die bestehende Lösung zur Dokumentenerfassung für die Rechnungsverarbeitung war am Ende ihrer Vertragslaufzeit angelangt.
• Die zunehmenden Compliance-Anforderungen machten die Einführung der E-Rechnungsstellungsfunktion von Peppol erforderlich.
• Der Druck wuchs, die von der Regierung vorgegebenen Meldefristen für Zahlungen einzuhalten oder gar zu übertreffen.
• Es wurde notwendig, Geschäftsregeln durchzusetzen, um manuelle Eingriffe zur Korrektur nicht konformer Rechnungen zu verringern.

Die Kreditorenbuchhaltung benötigte eine neue, automatisierte Lösung für die Rechnungsverarbeitung, die es ermöglichte, die Rechnungsbearbeitung zu modernisieren, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass die Lieferantenkonditionen und Geschäftsanforderungen einheitlich angewendet werden.

Sie haben ihre Anforderungen an die neue Lösung klar umrissen:

• Das Unternehmen wollte seine Abläufe aktualisieren und verbessern, ohne den Personalbestand zu erhöhen oder in eine neue Infrastruktur zu investieren, indem es einen Service einführte, der sich effizient skalieren ließ, während sich seine Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren konnten.
• Die Lösung musste in hohem Maße konfigurierbar sein, aber dennoch eine Standardlösung sein, die keine maßgeschneiderte oder einzigartige Anwendung war, die ausschließlich für diesen Zweck entwickelt wurde.
• Vor allem sollte die Lösung für das Feuerwehr- und Notfallteam einfach sein, um das ohnehin schon viel beschäftigten Team nicht mit neuen Aufgaben oder Aktivitäten zu belasten.

Kurz gesagt, die Organisation musste ihren Arbeitsablauf in der Rechnungsverarbeitung völlig neu gestalten, ohne dabei ihre wesentlichen Notfalldienste zu unterbrechen.

Ein vollständig verwalteter, cloudbasierter Rechnungsautomatisierungsdienst

Fire and Emergency New Zealand arbeitete mit Desktop Imaging zusammen, um die ideale Lösung zu finden: DI Invoicing, ein umfassender, vollständig verwalteter Cloud-Service, der die manuelle Dateneingabe überflüssig macht, Risiken reduziert und die Einhaltung behördlicher Standards gewährleistet.

Als ein in Neuseeland seit 1997 führendes Unternehmen im Bereich der Dokumentendigitalisierung bot Desktop Imaging einen Service, der keine neue Software, keine Investitionen in die Infrastruktur und keine zusätzliche Arbeitsbelastung für das interne Team von Fire and Emergency New Zealand erforderte.

Das Herzstück des Dienstes ist ABBYY Vantage, die marktführende intelligente Plattform zur Erfassung von aussagekräftigen Daten, Beziehungen und Erkenntnissen aus Dokumenten, Formularen und Korrespondenz, die auf KI und Maschinellem Lernen basiert. Unterstützt von der eigens entwickelten KI-Technologie von ABBYY klassifiziert, extrahiert und validiert DI Invoicing Rechnungsdaten automatisch über mehrere Kanäle - E-Mail, Post und elektronische Rechnungsstellung - und lernt dabei kontinuierlich, um die Genauigkeit im Laufe der Zeit zu verbessern.

Die Ergebnisse waren unmittelbar und transformativ: eine schnellere, intelligentere und vollständig konforme Rechnungsverarbeitung.

• Vollständige Prozessautomatisierung: Die neuseeländische Feuerwehr verfügt nun über ein völlig unbürokratisches Verfahren zur Rechnungserfassung und -validierung. Standardrechnungen werden vom Eingang bis zur Genehmigung automatisch verarbeitet, unabhängig von ihrer Quelle oder ihrem Format.

• Genauigkeit und Pünktlichkeit: Durch die parallele Verarbeitung und das Echtzeit-Monitoring werden Verzögerungen vermieden und das Fehlerrisiko wird verringert. Die vorrangige Bearbeitung stellt sicher, dass Service Level Agreements stets eingehalten werden.

• Strategischere Nutzung der Ressourcen: Da die manuellen Datenkorrekturen entfallen sind, kann sich das Rechnungsverarbeitungsteam nun auf die Lösung von Ausnahmen und die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen konzentrieren und so einen weitaus größeren Wert für das Unternehmen schaffen.

• Umfassender Validierungsrahmen: DI Invoicing führt eine mehrstufige Validierung durch, um Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten. Dazu gehören:

  • Durchsetzung der IRD-Vorschriften für steuerpflichtige Lieferinformationen
  • Abgleich mit der Datenbank der zugelassenen Zulieferer
  • Validierung und Abgleich von Bestellungen
  • Validierung und Abgleich der Geschäftsbereiche
  • Verifizierung des Bankkontos für die Zahlungssicherheit
  • Prüfung von Rechnungsdatum, Währung und Mehrwertsteuerbefreiung

• Bereit für die Zukunft: Mit der vollständig integrierten elektronischen Rechnungsstellung erfüllt die neuseeländische Feuerwehr die staatlichen Vorgaben für schnellere Zahlungszyklen und eine verstärkte digitale Nutzung, ohne dass die Kernsysteme geändert werden müssen.