Le Centre de Services Partagés chez Rhenus optimise sa capture de documents avec ABBYY

ABBYY aide Rhenus Assets & Services lors du traitement automatisé de ses factures et documents. Le Centre de Services Partagés (CSP) du prestataire international de services logistiques Rhenus traite actuellement à l’aide de la solution ABBYY jusqu’à 1,8 million de documents par an sous forme de factures entrantes, de bons de livraison´et de nombreux autres documents papier. A l’issue du traitement et de la classification centralisés, les factures entrantes sont lues sur la base de règles définies et transférées vers SAP® pour le processus de validation basé sur le workflow.

Défi

Le groupe Rhenus est actif dans le monde entier et sur plus de 460 sites répartis dans plus de 40 pays dans les domaines Contract Logistics, Freight Logistics, Port Logistics et Public Transport. Afin d’accompagner les processus de chaîne logistique de manière optimale, un Centre de Services Partagés (CSP) propre à l’entreprise a vu le jour : Rhenus Assets & Services.

Ce dernier a pour objectif le traitement d’un volume important de documents pour 80 des sites du groupe Rhenus répartis de par le monde. Parmi ces documents, on compte les factures entrantes, les justificatifs de clearing, les bons de livraison, les procès-verbaux de chargement et les bons de commissionnement. Chaque année, le traitement concerne pas moins de 1,8 million de documents importants dont la plupart sont soumis à une pression temporelle accrue car les déroulements logistiques relèvent de planifications très strictes en matière de délais et exigent un contrôle et une transparence infaillibles. Les factures entrantes doivent être en outre rapprochées de manière ponctuelle afin de profiter des escomptes et éviter les frais de relance. Pour faire face à ce défi, le CSP utilise des systèmes IT complets. La capture efficace des données joue également un rôle clé dans l’ensemble du processus.

Solution

ABBYY remplace la solution actuelle. Le logiciel a en outre été choisi pour la qualité élevée de capture des données, sa flexibilité et la transparence de l’architecture, son évolutivité ainsi que les possibilités rapides d’implémentation. Les processus qui avaient fait leurs preuves, y compris les automatisations existantes, ont ainsi pu être conservés sans problème.

Une fois l’implémentation du logiciel ABBYY achevée, le système a été appris à l’aide de la technologie d’apprentissage dans une phase de test pour les processus hautement complexes du CSP. En fonction de leur type, des processus nécessaires, des documents et des positions de données spécifiques, les documents présentent des exigences très différentes vis-à-vis de la solution. Par conséquent, les options de capture pour les différents scénarios ont été adaptées sur la base de documents test afin de répondre au mieux aux attentes.

En règle générale, les documents entrants sont désormais numérisés sur les sites respectifs et transférés en format TIF ou PDF au CSP via le serveur central. Avec la plate-forme «Capture d’entreprise» d’ABBYY et le module complémentaire correspondant pour le traitement des factures, ABBYY FlexiCapture for Invoices, toutes les données pertinentes sont ensuite saisies automatiquement puis vérifiées via les clients Web ABBYY. Le middleware associé assure l’archivage et envoie les messages de statut aux différents systèmes logistiques et/ou partenaires. Les factures entrantes sont indexées et transmises vers les différents workflows SAP à des fins de traitement avec les valeurs identifiées. Ainsi, les différents services peuvent accéder directement aux données dont ils ont besoin et garantir un déroulement sans accroc des opérations.

Résultats

Actuellement, près de 150 collaborateurs travaillent sur 130 stations de vérification. Chaque mois, ils traitent jusqu’à 150 000 documents, soit jusqu’à 1000 documents par heure. Le taux d’occurrence des informations lues peut atteindre 95 %. Faire face aux 1,4 million de factures et documents annuels moyens est presque un jeu d’enfant.

Un autre déploiement est prévu au sein du groupe Rhenus. D’autres divisions du prestataire de services logistiques ont aussi lancé entre temps des projets pour le traitement des documents basé sur le logiciel ABBYY pour par exemple les factures entrantes et les papiers des douanes.