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Prestataire de services d’externalisation / Traitement des formulaires

Une société d’externalisation des processus d’entreprise diminue ses coûts de production grâce à ABBYY

Aperçu du client

Prénom e-docs UK
Sièges sociaux Hoddesdon, Hertfordshire, UK
Secteur Service Bureau
Produits et services Factures Fournisseurs, Gestion des Comptes Clients, Ressources Humaines
Site Web
Défi

Le traitement dans les délais de 100 000 documents par semaine

Solution

Numérisation, indexation et visualisation de documents basée sur le Web

Résultats

Des économies de coûts très importantes et un SAV amélioré

e-docs UK est une société leader dans l’externalisation des processus d’entreprise qui offre un large éventail de systèmes logiciels et de services de gestion de documents, principalement dans les domaines de la comptabilité fournisseurs et de la comptabilité clients. En fournissant des solutions à plus de 100 entreprises, dont de nombreux centres de services partagés, e-docs UK automatise les tâches manuelles, améliore la gestion des processus et apporte un plus grand contrôle et une plus grande visibilité afin de garantir la conformité aux normes. Récemment, e-docs UK s’est vu confier par l’un de ses clients, NFT Distribution, la mission d’automatiser son processus de preuves de livraison.

Défi

Créée il y a plus de 30 ans, la société NFT est le plus grand fournisseur de solutions de logistique pour les produits alimentaires et les boissons réfrigérés au Royaume-Uni. Elle fournit des solutions logistiques principales et secondaires pour simplifier les chaînes d’approvisionnement en produits réfrigérés (aliments et boissons) pour de nombreux clients, notamment des fabricants et importateurs de grandes marques et de marques de distributeurs européennes, des fabricants régionaux de produits alimentaires et boissons et de grands grossistes alimentaires britanniques et européens.

NFT a une stratégie d’amélioration constante pour améliorer les chaînes d’approvisionnement de ses clients et augmenter sa part dans le marché britannique de la logistique alimentaire. A cette fin, la société a investi dans une infrastructure d’envergure mondiale et dans les systèmes les plus pointus pour acquérir et fournir les meilleures performances, une valeur ajoutée exceptionnelle et une expérience client extraordinaire. Dans le cadre de cette stratégie, NFT a souhaité améliorer les processus utilisés pour traiter et gérer les preuves de livraison (PDL) et accélérer l’identification et la résolution des écarts.

« Sur une base annuelle, nous avons économisé plus de 100 000 livres sterling de coûts de production grâce à diverses fonctions dans FlexiCapture.»
Colin Baterip, directeur général, e-docs UK

Solution

Après avoir réalisé une vaste étude de marché, NFT a demandé à e-docs UK de concevoir et de développer une solution économique qui rationaliserait le traitement de plus de 100 000 PDL par semaine. L’un des plus grands fournisseurs indépendants de solutions d’optimisation d’entreprise au Royaume-Uni, e-docs UK, a recommandé un système intégré basé sur la plateforme d’acquisition ABBYY FlexiCapture. La solution proposée aurait l’avantage non seulement de traiter efficacement ce volume de PDL mais aussi d’intégrer un système de gestion des demandes basé sur le Web.

Dans ce nouveau système, toutes les PDL de fournisseurs et les bordereaux de réception des marchandises des détaillants sont numérisés puis transférés dans ABBYY FlexiCapture. Les documents y sont lus et les métadonnées sont extraites automatiquement pour l’indexation à l’aide de plusieurs critères, dont le nom du fournisseur, le numéro de la commande, la date de livraison et le lieu de livraison. Ces informations disponibles dans le système améliorent considérablement les processus de recherche et de récupération.

« Nous aurions été incapables de fournir cette solution en respectant le budget avec un produit d’acquisition autre que ABBYY FlexiCapture, » déclare Colin Baterip, directeur général de e-docs UK. « Sur une base annuelle, nous avons économisé plus de 100 000 livres sterling de coûts de production grâce à diverses fonctions dans FlexiCapture : la définition flexible de documents, la fonction puissante d’indexation et de validation et le temps considérablement réduit de préparation pour la numérisation, nous ont permis de réaliser de substantiels gains. Ces fonctions, associées à un coût de licence très compétitif, ont facilité notre choix et nous envisageons d’utiliser ABBYY FlexiCapture pour la gestion des entrées à l’avenir. » 

« L’intégration avec les deux systèmes électroniques de bordereaux de réception des marchandises Sainsbury et Tesco a été un réel plus. »
Stephen Szikora, responsable informatique, NFT

Résultats

« Le fait de mettre en oeuvre ce système avec la société e-docs UK a mis au grand jour un certain nombre de domaines de notre entreprise dans lesquels nous pouvions nous améliorer, » explique Stephen Szikora, responsable informatique chez NFT. « Cela nous a aidés à maîtriser nos données et nos systèmes et l’intégration avec les deux systèmes électroniques de bordereaux de réception des marchandises Sainsbury et Tesco a été un réel plus. »

Plus de 85 % des documents chargés sur le serveur de e-docs UK peuvent être visualisés le jour même, ce qui représente un énorme avantage pour NFT. Les clients de NFT, comme Tesco, ASDA, Sainsbury’s et Morrisons ont désormais un accès direct à toute la documentation sur les livraisons, ce qui leur permet de localiser et de résoudre rapidement les écarts et de rester informés des retours des supermarchés. Toute demande est affectée automatiquement à un conseiller qui agit en conséquence et une fonctionnalité puissante de reporting permet à NFT de mesurer et de gérer efficacement les performances de l’équipe de SAV afin de garantir que les objectifs d’amélioration des niveaux de service et de satisfaction de la clientèle
sont atteints.

« Le système de e-docs UK répond aux besoins des fabricants de produits alimentaires et de boissons qui veulent un accès rapide et dans les délais aux documents de livraison et le feed-back de nos clients prouve que ce système est un succès total, » déclare Andrew De’Vere, directeur des opérations d’entrepôts et responsable du SAV chez NFT. « Au cours des trois dernières années, nous avons investi plus de 20 000 livres sterling dans des solutions technologiques et infrastructurelles, et ce nouveau système nous aide à conforter notre position sur le front de la logistique, critique en termes de temps, des produits réfrigérés. Cette solution a permis à notre équipe du SAV d’être plus productive, elle passe plus de temps à entretenir des relations avec les clients et à traiter les éventuels problèmes qui se produisent tout au long de la chaîne d’approvisionnement. »

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