Arvato services optimise la gestion électronique de ses documents avec ABBYY, NOVADYS, et SWORD

Arvato services confie la réorganisation de son infrastructure GEIDE à NOVADYS et SWORD et intègre les solutions de gestion électronique de documents, DOCUMIND et de reconnaissance optique de caractères et de lecture automatique de documents ABBYY

Arvato services confie la réorganisation de son infrastructure GEIDE à NOVADYS et SWORD et intègre les solutions de gestion électronique de documents, DOCUMIND et de reconnaissance optique de caractères et de lecture automatique de documents ABBYY

Paris, le 2 mai 2006 - ABBYY Europe, membre du groupe ABBYY, principal fournisseur de technologies de reconnaissance de documents et de linguistique, NOVADYS, éditeur européen de solutions de Gestion Electronique de Documents, et SWORD, SSII française à vocation internationale, annoncent qu’arvato services, filiale du groupe ARVATO, l’un des six pôles du groupe Bertelsmann, spécialisé dans les solutions innovantes dédiées aux nouvelles approches de la relation client, a choisi les technologies DOCUMIND, ABBYY FineReader et ABBYY FormReader Enterprise Edition pour servir son infrastructure d’acquisition de données et de GEIDE destinée à superviser l’ensemble de l’activité back-office en temps réel.

Avec d’importants flux de documents entrants et sortants (courriers postaux, télécopies et emails), arvato services doit gérer des flux pouvant atteindre 15000 plis quotidiens pour un volume global annuel estimé à 1,3 millions de documents tels que des courriers non-structurés, des contrats, des Bordereaux de Gestion de Matériels (BGM), des coupons, chèques ou autorisations de prélèvement.

Afin d’optimiser sa gestion des flux en conformité avec un plan assurance qualité, arvato services a fait appel à un Maître d’Oeuvre, SWORD et à la société NOVADYS, pour installer une solution complète de gestion électronique de documents. Arvato services souhaitait d’une part sécuriser les flux entrants et sortants en multi-sites et optimiser par ailleurs les temps de traitement de l’ensemble des utilisateurs.

Arvato services a choisi la solution de GEIDE Documind Corporate, une solution éditée par NOVADYS, déjà intégrée et prête à l’emploi dont les briques technologiques puissantes en capture et en workflow doivent permettre d’accompagner arvato services dans la durée et de répondre à d’autres projets futurs.

DOCUMIND est associée aux solutions de lecture automatique de documents (LAD) et d’extraction de données ABBYY FineReader Engine, une plate-forme de développement logiciel permettant l’intégration de la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractère) d’ABBYY dans des applications utilisées notamment par les services de traitement de factures et d’archivage, et ABBYY FormReader Enterprise Edition, une solution de traitement automatisée de formulaires, précise, rentable et facile à déployer pour les environnements d´entreprise.

Intégrée  au système d’information d’arvato services, la solution globale de GEIDE traite les opérations de l’application SIGMA, le système de gestion des abonnements TPS et de la relation avec les abonnés. Le service Traitement d’arvato services, après ouverture et classement des plis par catégorie (documents structurés / courriers), effectue la numérisation et la lecture automatique des documents à partir d’une dizaine de modèles prédéfinis. La Lecture Automatique de Documents (LAD) des documents de type formulaire est effectuée par la solution ABBYY FormReader Enterprise Edition qui permet d’absorber des lots de documents sans classement spécifique en dehors de l’identification de tous les documents constituant un même dossier.

ABBYY FormReader Enterprise Edition prend en charge des milliers de pages par jour et traite des documents multipages ainsi que des formulaires mixtes en une seule lecture. La solution ABBYY FormReader Enterprise Edition est conçue pour extraire et lire aussi bien les documents dactylographiés (OCR), les lettres et chiffres manuscrits (ICR), les cases à cocher et marques (OMR), les codes barres (OBR).

Les dossiers commerciaux à traiter sont ensuite automatiquement incorporés dans les corbeilles de tâches des utilisateurs de DOCUMIND qui ont été spécialement paramétrées pour répondre aux exigences de gestion de la relation clients d’arvato services. Toutes les opérations réalisées sont enregistrées dans la GEIDE ainsi que dans les outils CRM d’arvato services et font l’objet de statistiques précises sur l’ensemble des traitements effectués.

La solution DOCUMIND Corporate Solution permet de gérer des millions de documents sur lesquels des recherches à la fois sur le contenu et sur les index associés sont possibles avec des temps de réponses extrêmement rapides (moins de trois secondes).

« L’alliance des technologies DOCUMIND de NOVADYS et des solutions ABBYY a pleinement répondu à nos attentes. Nous souhaitions installer un système de gestion électronique des documents automatisé et flexible. Avec DOCUMIND, nous bénéficions d’une solution à la fois efficace et adaptable, parfaitement servie par la puissance et la rapidité des solutions ABBYY. La marge d’erreur lors de la lecture automatique de document est extrêmement faible, ce qui nous permet de concentrer nos efforts sur des activités prioritaires, et gagner ainsi en productivité. Chez arvato services 140 personnes sont concernées par ce projet. », explique Stéphane Poulard.

«Nous sommes très fiers d’avoir été choisis par une société de l’envergure d’arvato services pour concevoir un projet GEIDE d’une telle importance. Cette confiance que nous accorde arvato services démontre une fois de plus notre expertise technique et la facilité d’implémentation de notre solution Documind dans des infrastructures existantes. », a déclaré Patrick Thaunay, Responsable de Novadys France.

« En intégrant deux de nos solutions phares à son infrastructure, arvato services démontre la qualité et la performance des technologies développées par ABBYY. Le traitement de milliers de pages dans un environnement orienté relation client relève d’une importance critique pour une société comme arvato services. Aussi nous sommes très fiers de la confiance que nous accordent non seulement arvato services, mais aussi NOVADYS qui a intégré notre moteur de reconnaissance au sein de sa solution de gestion des flux documentaires », conclut Jupp Stoepetie, Directeur de ABBYY Europe.