Le plus grand assureur en santé publique d’Allemagne numérise les documents de son département juridique

Le département juridique et réclamations d'AOK s'appuie sur ABBYY Recognition Server pour la gestion de la documentation juridique. Cette solution a été intégrée au système de gestion juridique d'AOK, «AOK Lecare», ce qui permet de transformer des documents numérisés en fichiers PDF consultables. Les employés d'AOK ont ainsi la possibilité d'effectuer des recherches parmi des fichiers et des jugements de tribunaux archivés numériquement via la reconnaissance intégrale de texte ce qui rend leur travail bien plus productif.

Défi

Le département juridique et réclamations au sein de l’association AOK, qui représente le groupe des plus grands assureurs en santé publique d’Allemagne, utilise son système de gestion juridique « AOK Lecare » pour l’archivage et le traitement numériques de divers dossiers juridiques et de jugements de tribunaux. Ce système permet aussi aux utilisateurs d’éditer des courriers juridiques et offre des possibilités de recherche à travers différents sites AOK dans tout le pays. Auparavant, la recherche électronique de documents numérisés était impossible dans le logiciel Lecare d’AOK et ne pouvait être effectuée que manuellement, une méthode qui s’est avérée inefficace et longue. en conséquence, l’association AOK a cherché une solution pouvant étendre les capacités existantes du système Lecare d’AOK et permettant une recherche électronique en texte intégral pour sa grande collection de fichiers. Elle a décidé qu’elle aurait besoin d’une solution OCR qui transformerait les images des documents en documents électroniques consultables.

Solution

AOK a commencé par évaluer de nombreuses solutions OCR, dont ABBYY Recognition Server. Il était d’une importance capitale que des extraits de documents numérisés stockés dans le système Lecare d’AOK puissent être lus facilement, trouvés rapidement et que ces passages puissent être extraits et insérés dans la correspondance avec les clients. Il est vite devenu clair que la solution d’ABBYY était la mieux adaptée, dans la mesure où son déploiement satisferait toutes ces exigences.

« Nous avons finalement opté pour la solution d’ABBYY, vu que le taux de reconnaissance était le critère le plus important pour notre décision », déclare Björn Henning, spécialiste informatique au sein du département juridique d’AOK. « Il était particulièrement impressionnant que le taux de reconnaissance incertaine de caractères soit inférieur à 3 pour cent et que cela ne se produise que dans des cas spéciaux, notamment lors du traitement de documents contenant des cachets, des sceaux ou des signatures.

Après une analyse approfondie, AOK a entamé la phase de tests du produit et depuis 2012, la solution d’ABBYY est utilisée activement. Cette solution est intégrée directement dans le système Lecare d’AOK. ABBYY Recognition Server assure la reconnaissance de texte intégral, rattache les métadonnées spécifiées et convertit une image pdF en un fichier pdF consultable. Le document numérisé est ensuite envoyé, via le connecteur d’e-mails du système Lecare d’AOK, vers une base de données oracle puis inséré dans le fichier correspondant. Les employés d'AOK ont ainsi la possibilité d'effectuer des recherches parmi des fichiers et des jugements de tribunaux archivés numériquement via la reconnaissance électronique de texte intégral, ce qui rend leur travail bien plus productif.

La fonctionnalité unique d’ABBYY Recognition Server est d’associer chaque document numérique consultable à des métadonnées détaillées, ce qui accélère encore la recherche et la récupération des documents. Cela s’applique aussi bien aux fichiers et jugements de tribunaux déjà archivés qu’aux documents juridiques récemment enregistrés. Le fait de déployer ABBYY Recognition Server en l’intégrant dans le système Lecare d’AOK a transformé les opérations au sein d’AOK, dans la mesure où les utilisateurs peuvent désormais utiliser une grande variété de mots et termes de recherche afin de trouver rapidement les documents dont ils ont besoin. Si l’on considère qu’un seul document juridique peut contenir jusqu’à 200 pages, cela fait un gros volume de contenu désormais entièrement consultable en toute rapidité et facilité.

Résultats

ABBYY Recognition Server a considérablement réduit la charge de travail des 800 employés du département juridique. Les juristes et commis administratifs peuvent désormais rechercher facilement et rapidement d’anciens jugements de tribunaux en utilisant divers mots de recherche. de plus, les documents entrants envoyés par la poste n’ont pas besoin d’être traités manuellement. Dans la plupart des cas, ils peuvent être reçus, numérisés et envoyés vers les systèmes d’archivage automatiquement.

ABBYY a aidé AOK non seulement à planifier et à déployer cette solution mais aussi à l’adapter aux besoins spécifiques des utilisateurs. L’implémentation s’est déroulée rapidement et sans problème. Après seulement quelques semaines, ABBYY Recognition Server a pu être mis en service avec succès. Simultanément, ABBYY a développé une interface personnalisée entre le serveur pour la conversion des documents et le logiciel de gestion juridique Lecare existant.

Sur la base de son expérience positive avec ABBYY Recognition Server au sein de son département juridique, l’association AOK est convaincue que cette solution peut être implémentée dans d’autres domaines, tels que la gestion des contrats, afin d’améliorer considérablement l’efficacité des employés.