Herausforderung

Wie die meisten Anwaltskanzleien wird Norton Rose LLP bei seiner täglichen Arbeit mit Tausenden von Dokumenten überflutet. Eine große Vielfalt an Akten, Verträgen und Korrespondenz muss effizient abgelegt und aufbewahrt werden, so dass sie bei Bedarf schnell wiedergefunden wird. Bei den Dateien kann es sich um einseitige Faxdokumente oder aber auch um Verträge von mehreren Hundert Seiten handeln. Die bisherigen Versuche, Daten zu digitalisieren, haben sich als äußerst zeitaufwändig herausgestellt. Wenn die Anwälte und die Mitarbeiter der Recherche- und Verwaltungsteams von Norton Rose LLP mehrere Stunden damit verbringen müssen, wichtige Informationen zu suchen, wirkt sich das auf Produktivität und Profitabilität aus – sowohl die von Norton Rose LLP als auch die seiner Kunden.

Fest entschlossen, die Digitalisierung der Dokumente voranzutreiben, entwickelte Norton Rose LLP ein System, nach dem einzelne Mitarbeiter Multifunktionsgeräte in der Nähe ihrer Arbeitsplätze nutzen, um Dokumente zu scannen oder zu kopieren und diese dann zur Konvertierung in digitale Dateiformate zu verschicken. Das Ziel war es, alle ankommenden Dokumente in das Dokumenten Management System „Interwoven Worksite“ zu integrieren.
Die Herausforderung für das Norton Rose LLP IT-Team war es, eine OCR-Lösung für dieses System zu finden, die alle Anforderungen erfüllt. Erstens sollte das System eine schnelle Verarbeitung von großen Mengen von Dokumenten ermöglichen, d.h. die Technologie musste effizient sein. Zusätzlich sollten die Dokumente äußerst genau reproduziert werden, damit die digitalen Dokumente in einem Format gespeichert werden, das so genau wie möglich dem Original entspricht, da im Rechtswesen die Qualität der Dokumentation entscheidend ist. Die Dateien mussten zudem ganz einfach per Schlagwortsuche zu finden sein. Auch sollte das System leicht zu bedienen und verlässlich sein, nur minimales Mitarbeitertraining erfordern und möglichst wenig Zeit für die Dokumentenverarbeitung benötigen. Schließlich sollte jeder Scan- und Versendevorgang eines Dokuments mit einem spezifischen Kundencode verbunden werden, damit die Buchhaltung alle notwendigen Informationen zur Ausstellung von Rechnungen erhält.

Lösung

Das Team für Informationstechnologie und Systemintegration von Norton Rose LLP bewertete mehrere Systeme anhand wesentlicher Kriterien: Genauigkeit der Dokumenterkennung, Stabilität, Geschwindigkeit, Effizienz, Fähigkeit zur Verarbeitung großer Mengen an Dokumenten sowie Integrationsflexibilität.
Das Team entschied sich schließlich für ABBYY Recognition Server, eine serverbasierte Lösung für Dokumentenerkennung und Umwandlung von PDFs in digitale Dateiformate. Basierend auf ABBYYs vielfach ausgezeichneter Technologieplattform bietet Recognition Server höchste Genauigkeit in der Erkennung von gescannten Dokumenten, Bilddateien und PDFs und reproduziert nicht nur den Textinhalt, sondern auch die Formatierung der Originaldokumente.

ABBYY Recognition Server zentralisiert die Verarbeitung von Dokumenten und nimmt die Verarbeitungsprozesse dabei weg von den Client-Arbeitsplätzen. Mit Recognition Server können alle Mitarbeiter jederzeit mit Multifunktionsgeräten Dokumente einscannen. Die Dokumente können unterschiedlich in Größe und Format sein, z.B. gedruckte Word Dokumente, Excel Tabellen, Briefe oder Faxe. Sobald ein Dokument mit einem Multifunktionsgerät erfasst wird, wird es sofort an Recognition Server geschickt, wo es dann in ein durchsuchbares PDF-Dokument konvertiert wird. Anschließend wird die Datei in die Dokumentenablage verschoben, wo sie langfristig archiviert werden kann. Basierend auf dem Kundencode, den die Mitarbeiter beim Scannen eingeben, wird der entsprechende Rechnungsbetrag auf das zugehörige Kundenkonto gebucht.

Je nach der Größe des Originaldokuments ist dieser Prozess nach wenigen Sekunden abgeschlossen. Alle Mitarbeiter haben Zugang zum Dokumenten Management System, und da alle Dokumente durch ABBYY Recognition Server verarbeitet werden, ist garantiert, dass alle Dokumente, die sich in der Datenbank befinden, durchsuchbar sind. Damit erhalten die Mitarbeiter von Norton Rose LLP mit nur einem Suchauftrag so viele und so umfangreiche Daten wie noch nie zuvor.

ABBYY Recognition Server ist eine robuste serverbasierte Lösung für die Automatisierung der Dokumentenerkennung. Die gesamte OCR-Verarbeitung erfolgt im Hintergrund auf einem Server, so dass der eigentliche Prozess der Dokumenten- und PDF-Umwandlung für alle Benutzer unsichtbar bleibt. Das Norton Rose LLP IT-Team kann mit Hilfe der Administration Console die Verarbeitung überwachen oder nach Systemproblemen suchen. Auch die Skalierbarkeit des Systems ist einfach: mit zusätzlichen CPUs kann die Leistung und die Verarbeitungsgeschwindigkeit gesteigert werden.