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Eine Hilfe für die Helfenden – HELP e.V. verarbeitet Mitgliedschaftsanträge mit ABBYY FormReader
Eine Hilfe für die Helfenden – HELP e.V. verarbeitet Mitgliedschaftsanträge mit ABBYY FormReader
HELP e.V. ist ein sozialer Verein, der sich für das verantwortungsbewusste Zusammenleben in der Gesellschaft engagiert. Der Schwerpunkt der Arbeit liegt in der Unterstützung von Kindern und Jugendlichen, weitere Themen sind Seniorenhilfe und Umweltschutz. HELP fühlt sich verpflichtet, das ihm von den Mitgliedern zur Verfügung gestellte Geld mit Sorge zu verwalten, damit es so effektiv wie möglich an seinem Bestimmungsort eingesetzt werden kann. Ein Schritt auf diesem Weg ist die effiziente Verwaltung der Mitgliederdaten.
Ein Hindernis stellte bisher die Erfassung der neuen Mitgliedschaften und die Übertragung der Mitgliedsdaten in die Datenbank des Vereins dar. Der bislang praktizierte Prozess war problematisch und bot immer wieder Gelegenheit für Fehler. So wurden zunächst die Anträge auf Mitgliedschaft manuell abgetippt – ein zeit- und personalaufwändiges Unterfangen, bei dem die Mitarbeiter nicht nur die Daten korrekt abtippen mussten, sondern auch Anträge mit fiktiven Angaben wie beispielsweise „Musterstraße“ aussortiert wurden. Anschließend wurden die Adress- und Telefondaten mit Hilfe von KlickTel-Software, sowie die Richtigkeit der Bankdaten manuell überprüft. Als nächster Schritt wurde per Anruf sichergestellt, dass das potentielle Mitglied tatsächlich beitreten möchte. Erst wenn alle Angaben der Überprüfung standhielten, wurde die Person in die Mitgliederdatenbank aufgenommen und ihre Daten für die Beitragsabwicklung an das Rechenzentrum übergeben.
Mit dem Ziel, diesen langwierigen und aufwändigen Prozess weitgehend zu automatisieren und zu vereinfachen, wandte sich HELP e.V. zusammen mit seinem Dienstleister KomServ GmbH an den Hamburger Integrator EDV-Partner. Während der Evaluation der in Frage kommenden Lösungen überzeugte ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition, entscheidend dabei war die hohe Erkennungsgenauigkeit, ein wichtiges Kriterium für das automatisierte Handling sensibler Mitgliederdaten.
ABBYY FormReader ist eine Lösung zur automatischen Verarbeitung von Formularen, sie ist hochgradig skalierbar, einfach zu bedienen und schnell einsatzbereit. Das Produkt erkennt Maschinenschrift (OCR), handgeschriebene Buchstaben und Ziffern (ICR), Markierungszeichen und Auswahlgruppen (OMR) sowie Barcodes (OBR). Während des Verifizierungsprozesses markiert FormReader nicht eindeutig erkannte Zeichen, die manuell bestätigt werden können. So benötigt der Anwender im Gegensatz zu stundenlangem Abtippen der Formulare nur wenige Sekunden zur Bestätigung der erkannten Ergebnisse.
Nach einer begleiteten Testphase von vier Wochen realisierte EDV-Partner innerhalb der nächsten sechs Wochen die Implementierung und Anpassung der ABBYY-Lösung in die vorhandene Infrastruktur. Zusätzlich wurden die Antragsformulare seitens EDV-Partner überarbeitet, um noch bessere Lesbarkeit zu erreichen. Der vereinfachte Verarbeitungsprozess beginnt nun mit dem zentralen Sammeln und Einscannen der ausgefüllten Antragsformulare. Nach dem Auslesen der Formulare durch ABBYY FormReader werden die gewonnenen Daten automatisiert via DLL-Anbindung mit einer zentralen KlickTel-Datenbank abgeglichen. Ein eigens von EDV-Partner entwickeltes und zusätzlich implementiertes Tool überprüft, ob die angegebene Kombination aus Kontonummer und Bankleitzahl richtig ist. Sind alle Daten verifiziert, werden die persönlichen Angaben des neuen Mitglieds im CSV-Format an das Rechenzentrum übergeben, damit der Mitgliedsbeitrag erhoben werden kann. Als Beleg über den Vereinsbeitritt wird jeder Antrag als Bilddatei gespeichert und sicher archiviert, so dass keine Änderungen im Nachgang vorgenommen werden können.
Die Lösung ist nunmehr seit April 2007 im Einsatz, insgesamt verarbeitet das eingesetzte System bis zu 10.000 Formulare pro Monat. Die Geschäftsführung von KomServ und der Geschäftsführer von HELP e.V., Otto Wegmann, zeigten sich äußerst zufrieden mit dem ABBYY-Produkt: „Die Lösung bringt uns eine deutliche Arbeitserleichterung, wir bewältigen jetzt mehr Arbeit mit weniger Personen, und dies in etwa einem Drittel der Zeit. Zudem sind jetzt die Fehlerquellen nahezu eliminiert. Früher sind schon beim Abtippen Fehler entstanden, diese Gefahr besteht jetzt nicht mehr.“
Die Zufriedenheit ist so hoch, dass man bei KomServ auch Zukunftspläne für die individualisierte Lösung hat: „Es gibt viele Vereine und Institutionen mit ähnlichen Problemen – zu großer Personalaufwand und zu viele Fehler bei der Erfassung von Mitgliedsanträgen. Für all diese Organisationen haben wir jetzt die ideale Lösung.“