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Als eines der größten global agierenden Telekommunikationsunternehmen setzt die Telefónica- Gruppe Standards in der Bereitstellung von Breitbandnetzen. Geschwindigkeit ist jedoch nicht nur in der Dienstleistung, sondern auch bei internen Prozessen ein Thema. Mit ABBYY FormReader steht dem Unternehmen nun eine leistungsstarke Client-Server-Anwendung zur Verfügung, mit der auch hochvolumige Formularverarbeitungsprojekte schnell und effektiv durchgeführt werden können.

In Deutschland ist die Telefónica Deutschland einer der führenden – rein IP-basierten – alternativen Netzbetreiber. Als Infrastrukturanbieter positioniert sich das Unternehmen dabei mit VoIP- und DSL-Vorleistungsprodukten auf dem Großhandelsmarkt. Bedingt durch die ehemalige Monopolstellung verfügt die Deutsche Telekom über die sogenannte „Letzte Meile“ des Telekommunikationsnetzes in Deutschland. Dabei handelt es sich um den letzten Abschnitt der Leitung, die zum Hausanschluss führt. Die Deutsche Telekom ist verpflichtet, diese Leitungen auch anderen Anbietern zugänglich zu machen. Dies erfolgt zumeist mittels Kollokation und Miete der kompletten oder teilweisen (Line-Sharing) Anschlussleitung. Beantragt ein Endkunde bei einem Drittanbieter einen DSL-Anschluss im Bereich des Telefónica-Netzes, so ist Telefónica verpflichtet, die Überlassung der Letzten Meile mit der Telekom zu klären.

Große Teile des Schriftverkehrs zwischen Telefónica und Telekom basieren auf Faxformularen. Die Verarbeitung dieser Formulare wurde bisher manuell durchgeführt, doch angesichts des stetig wachsenden Marktanteils war dieser Prozess zu aufwändig und bot zu viel Gelegenheit für Fehler. Auf der Suche nach einer automatisierten Lösung für die Verarbeitung großer Dokumentenmengen trat Telefónica an den Dienstleister ReproZentrum Rosenberger heran. Zuvor hatten die zwei Unternehmen bereits die Implementierung eines Dokumenten Management Systems (DMS) abgeschlossen, und Telefónica erwartete auch beim neuen Projekt eine schnelle Abwicklung. Aufgrund der jahrelangen Zusammenarbeit und guten Erfahrung empfahl ReproZentrum Rosenberger den Einsatz von ABBYY FormReader.

ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition ist eine genaue, kosteneffektive und einfach zu implementierende Dokumentenverarbeitungslösung für Unternehmen. Das System erfasst und verarbeitet sowohl mehrseitige als auch strukturierte und semi-strukturierte Dokumente ohne vorheriges Sortieren und erkennt Maschinenschrift (OCR), Handschrift (ICR), Markierungszeichen und Auswahlgruppen (OMR) sowie Barcodes (OBR). Die Systemarchitektur beinhaltet verschiedene Workstations, von denen jede eine bestimmte Funktion bei der verteilten Dokumentverarbeitung wahrnimmt: Scannen, Verzeichnisüberwachung, Erkennen, Verifizieren, Validieren, Export & Monitoring. Dank dieser flexiblen Architektur kann FormReader Enterprise Edition an jedes Szenario individuell angepasst werden und mit den Kundenanforderungen jederzeit wachsen. Eine FlexiCapture Option ermöglicht zudem die Verarbeitung semi-strukturierter und unstrukturierter Dokumente wie Rechnungen, auf Vorlagen basierenden Verträgen oder Lieferaufträgen.

Nach einer problemlosen Integration von ABBYY FormReader sollte die automatisierte Erkennung zunächst auf zwei Dokumententypen angewendet werden, die unterschiedlich in ihrem Layout sind. Zudem führt die Übermittlung per Fax zu Abweichungen in Auflösung und Textausrichtung. Um dennoch ein optimales Erkennungsergebnis zu erreichen, erstellte ReproZentrum Rosenberger sogenannte FlexiLayouts. Diese flexiblen Erkennungsvorlagen (Templates) garantieren das bestmögliche Auslesen von Daten aus Dokumenten mit gleichem Inhalt, jedoch unterschiedlichem Aussehen.

Ging man zunächst von ca. 1.200 bis 1.800 Dokumenten pro Tag aus, so zeigte sich bald, dass projektweise der Bedarf auf bis zu 500.000 Seiten pro Monat steigen kann. So wurde die Systeminstallation stufenweise ausgebaut und an die höheren Anforderungen angepasst. Die derzeitige Installation besteht aus 4 Registrationsstationen, 5 Erkennungsstationen, 7 Verifizierungsstationen, 4 Korrekturstationen sowie 3 Exportstationen. Zudem wurden mittlerweile sechs weitere FlexiLayouts erstellt, so dass das System acht unterschiedliche Dokumenttypen der Telekom erkennen und zuordnen kann.

Der Verarbeitungsprozess beginnt mit dem Abholen der Bilddateien auf dem Faxserver. Anschließend liest ABBYY FormReader die Daten aus und übergibt sie einer Plausibilitätsprüfung, Einzelfälle werden zur manuellen Korrektur weitergeleitet. Nach einer Formatvalidierung werden die Daten schließlich an das DMS übergeben. Sowohl die Plausibilitätsprüfung als auch die Formatvalidierung sind von ReproZentrum Rosenberger eigens für das Projekt erstellte Anwendungen. Abschließend werden die Daten exportiert, wobei allen Dateinamen zusätzlich ein Präfix vergeben wird, so dass die einzelnen Dokumenttypen anhand der Benennung identifiziert werden können. Dies gibt zum einen dem DMS eindeutige Anweisungen zum Handling, zum anderen können so Formulare, die nicht zum Prozess gehören, aussortiert werden.

Bei Telefónica zeigt man sich sehr zufrieden mit der Lösung, die schnelle und unkomplizierte Implementierung beeindruckte ebenso wie die Leistungsfähigkeit: „Aufgrund der Flexibilität des Systems konnten unsere spezifischen Anforderungen leicht umgesetzt werden.“, freut sich Roland Raeder, Manager Software Development Fulfillment bei Telefónica, „So können wir nicht nur problemlos das alltägliche Aufkommen verarbeiten, sondern auch schnell und flexibel auf geänderte Prozesse und neue Formate reagieren“.

Auch bei ReproZentrum Rosenberger unterstreicht man den sehr guten Projektabschluss: „Mal wieder konnten wir mit ABBYY-Produkten die Erwartungen des Kunden voll erfüllen“, konstatiert Jörg Herbold, Vertriebs- und Produktmanager für den Bereich Digitale Archivierung und DMS. „ABBYY überzeugte sowohl hinsichtlich Implementierung als auch Erkennungsgenauigkeit – und das bei bestem Preis-Leistungs-Verhältnis.“

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