Wilmington Insight, ein führender Anbieter und Spezialist für Datendienstleistungen in Großbritannien, ist Teil von Wilmington plc, einem Firmennetzwerk, das Wissen, Expertise und Tools bereitstellt, um Unternehmen im digitalen Zeitalter einen Wettbewerbsvorsprung zu verschaffen. Wilmington war auf der Suche nach einer intelligenten Content-Management-Lösung, um mit wenigen Ressourcen große Datenvolumen zu verarbeiten und die von Kunden angefragten Daten zu extrahieren.

Herausforderung

Wilmington erhält wöchentlich Dokumente von externen Drittparteien, mit jeweils ca. 5.000 Seiten. Das Unternehmen extrahiert und verarbeitet daraus Kerninformationen, die Kunden dann über eine Datenbank kostenpflichtig bereitgestellt werden. Vor der Automatisierung der Datenextraktion waren die Mitarbeiter von Wilmington die mehrseitigen Dokumente im Londoner Büro manuell durchgegangen, um die benötigten Informationen zu finden. Dann wurden die Dateien an ein weiteres Büro geschickt, in dem die Daten von Schreibteams per Hand in die Datenbank eingegeben wurden.

Für dieses Projekt wurde EASY Software, Europas führender Anbieter von integrierten Dokumenten-Management-Technologien, gebeten, die Verarbeitung und Datenextraktion aus Dokumenten für Testamentsvollstreckerzeugnisse zu automatisieren. Diese gingen in verschiedenen Formaten aus England, Schottland und Wales ein und waren zuvor manuell verarbeitet und abgetippt worden.

Dank der automatisierten Data Capture Lösung wurde die Verarbeitungszeit für eine hochvolumige Datenerfassung von fünf auf eineinhalb Arbeitstage reduziert. Wilmington konnte seine Geschäftseffizienz und Kundenbetreuung signifikant verbessern.

Lösung

Da Wilmington in der Vergangenheit bereits positive Erfahrungen mit EASY gemacht hatte, war dies die naheliegende Anlaufstelle für eine Automatisierungslösung. Wilmington nutzt seit langem deren digitale Content-Management-Lösungen. Zur Entwicklung einer optimalen Lösung zog EASY ihre Technologiepartner ABBYY und Fujitsu hinzu. Die Fujitsu-Scanner erstellen Bilder aus den eingehenden Papierdokumenten, deren Inhalte dann mithilfe von ABBYY FlexiCapture „gelesen“ und extrahiert werden. FlexiCapture ist eine leistungsstarke Software für intelligente, präzise und hochgradig skalierbare Lösungen zur Datenerfassung und Dokumentenverarbeitung. Mit FlexiCapture Lösungen können Organisationen aller Branchen ihre dokumentbasierten Prozesse optimieren, indem Daten automatisiert extrahiert und an nachgelagerte Geschäftsprozesse oder -systeme (Datenbanken, ERP, DMS, SAP, SharePoint usw.) übergeben werden.

Da die Dokumente in unterschiedlichen Formaten eingehen, mussten unterschiedliche Projekte für die Datenextraktion aufgesetzt werden. Zuerst werden die Dokumente nun mit der ABBYY Scan Station gescannt. Sobald das jeweils relevante Projekt durch den Nutzer ausgewählt wird, extrahiert die ABBYY Lösung die benötigten Daten. Anschließend werden die Daten an die Verifizierungsstation übermittelt, in der Nutzer alle als „unsicher“ erkannten Zeichen korrigieren können, bevor die Daten über einen maßgeschneiderten Export-Service in die EASY Workflow-Anwendung geladen werden.

Ergebnis

Die aktuelle Lösung zur Datenerfassung und Dokumentenverarbeitung, die für Wilmington eingerichtet wurde, ermöglicht den Mitarbeitern eine sehr schnelle und effiziente Verarbeitung von großen Mengen an Inhalten für ihre Kunden. Dank der automatisierten Data Capture Lösung wurde die Verarbeitungszeit für eine hochvolumige Datenerfassung von fünf auf eineinhalb Arbeitstage reduziert. Das Digitalisierungsprojekt wurde zudem innerhalb von Wilmington plc mit einem „Prozessinnovationspreis“ gewürdigt.

Dank der neuen Lösung konnte Wilmington seine Geschäftseffizienz und Kundenbetreuung signifikant verbessern. Wilmington kann jetzt nicht nur höhere Datenvolumen automatisch verarbeiten, sondern auch viel schneller und effizienter auf Kundenanfragen und -bedürfnisse eingehen. EASY und ABBYY stehen beide für High End Business Ready Lösungen und bieten ihren Kunden hiermit einen klaren Mehrwert sowie eine positive Customer Experience.