Challenge

Travail manuel :
La quasi totalité des factures des fournisseurs était sur papier. environ 40 000 à 60 000 factures sont reçues par an, leur traitement est un travail lent et fastidieux et source d’erreurs de saisie. Le processus existant est davantage en réaction, administratif et n’assure pas une véritable fonction de contrôle financier.

Niveaux de service :
La recherche de documents était considérée comme problématique. Le risque de perte des factures était constant et toute recherche simple d'une facture pouvait prendre beaucoup de temps. Il y avait des contraintes opérationnelles qui faisaient baisser la qualité du service et par conséquent l'efficacité globale du service. Le traitement des factures papier est forcément lent et le fait de pouvoir consulter tout document à tout moment serait un avantage déterminant. L’autorisation était effectuée sur le document physique qui devait passer par toute une série d’approbations. Cela engendrait des délais de paiement très longs pour les fournisseurs.

Contrôle :
Un nombre assez important de factures était constamment en circulation. Ces factures pouvaient être soit en cours de réception dans l'entreprise, soit en attente d'approbation chez la personne compétente, soit au service financier pour l'appariement et le codage comptable. L’entreprise est répartie sur plusieurs bureaux dans le nord ouest et les factures papier sont distribuées par le biais d'une poste interne. Les conséquences sont une transparence limitée sur l’exposition générale de l’entreprise, un contrôle réduit et de longs délais de traitement. Adactus a identifié un net besoin en termes de transparence dans toutes les transactions, un problème
qui est en outre aggravé par des systèmes non harmonisés. Le renforcement du contrôle interne et la possibilité de prendre de meilleures décisions constituaient les objectifs fondamentaux du projet. La capacité à réaliser des audits et à élaborer des rapports se trouvait tout en haut de la liste des exigences relatives au projet.

Plus de 700 entreprises fournissent des biens et des services, notamment dans le cadre de l’entretien de biens immobiliers. La gestion de ces opérations représente un « coût » estimé à 75% de l’ensemble du travail administratif. 24 fournisseurs représentent 50% des opérations, la rationalisation de la réception des factures, de la saisie des données et des autorisations de paiement est de ce fait une priorité pour eux. L’objectif est d’élaborer un processus pour les factures aussi simple que possible avec une intervention manuelle très réduite : le traitement actuel des factures nécessite 4 personnes à plein temps. Le coût de la saisie manuelle des données sur papier
dans les systèmes financiers était au coeur des problèmes financiers.

Solution

Adactus a contacté différent fournisseurs de solutions et a finalement choisi Invu de Blisworth, Northampton. Le choix d’Invu a été motivé par la simplicité de l’intégration du produit dans l’application QLF finance. « Nous avions le sentiment qu’Invu respecterait nos délais, travaillerait en étroite collaboration avec nous et nos fournisseurs et répondrait à nos besoins, comme dans le cadre d’un véritable partenariat », explique Kimberly Clarke, directrice des opérations. Le processus d’autorisation des factures chez Adactus a été transformé par Invu. dès la réception des factures, Invu les capture puis les numérise en utilisant la puissante plate-forme pour entreprises, ABBYY FlexiCapture. ABBYY FlexiCapture aide à l’automatisation de la capture et à l’extraction des données à partir des factures. Le logiciel est basé sur des technologies Idr (reconnaissance intelligente de documents) qui permettent une classification automatique des factures, une identification du pays et de la langue ainsi qu’une identification des fournisseurs.

Dans la solution Adactus, les métadonnées clés de factures entrantes sont automatiquement extraites et la validation des données de la facture garantit une précision accrue. Le jeu de règles intégré permet un contrôle de la conformité légale des factures entrantes et garantit la conformité aux pratiques d’envoi en interne de factures en vigueur chez Adactus. Que les factures parviennent sous forme de documents papier ou par e-mail, elles sont toutes capturées et intégrées dans les systèmes financiers.

L’intégration étroite d'ABBYY Flexicapture dans Invu permet également à la solution de déterminer le bon détenteur de budget sur la base des informations mentionnées sur la facture comme également le fournisseur et le montant. Après la réussite de l’extraction et de la validation, les données et la facture sont transférées vers le SGd Invu pour la suite du traitement. tous les détenteurs de budget ont accès au système Invu et reçoivent les tâches pour le contrôle et la signature des factures. L’utilisation d’outils d’approbation supplémentaires basés sur un navigateur pour le personnel à distance et les travailleurs mobiles permet un accès plus large à tout moment.

L’intégration clé est celle avec le système financier : l’équipe de la comptabilité fournisseurs a accès aux factures et aux documents afférents directement à partir de QLF avec en plus toutes les activités, les pistes d’audit et rapports élaborés pour fournir des informations supplémentaires relatives à la gestion. Les données QLF sont utilisées pour permettre une validation ferme des factures lors de leur numérisation. Ainsi, par exemple, les ordres de maintenance peuvent être associés aux bons de commande. Les factures sont enregistrées
dans QLF après la numérisation, puis « garées », prêtes à être réglée par l’équipe financière. tous les autres processus sont automatisés autant que possible. Les factures peuvent également être consultées dans le grand livre général de telle sorte qu’il n’y a pas besoin de quitter QLF lors du traitement.

Results

L’avantage de l’introduction de cette solution est de permettre une méthode de travail plus efficace qui limite les interventions manuelles. La solution élimine la nécessité d'envoyer manuellement les factures au sein de l’entreprise ou de devoir aller les chercher dans un système physique d'archivage.

Les factures manuelles ne transitent plus dans toute l'entreprise, mais des workflows automatisés gèrent les versions électroniques des documents pour une approbation finale ou une escalade. Le résultat est un processus d’approbation et de résolution plus rapide et un workflow en douceur, sans interruption. Le temps de traitement global ainsi que les dépenses ont sensiblement baissé car il n'est plus nécessaire de saisir manuellement les données. en outre, comme le processus numérise des factures papier, il n’y a ainsi plus de risque de perte ou d'égarement et donc moins d’incidents de paiement et de pénalités.

« L’intégration d’Invu a créé un effet domino : toute une série d'autres départements attendent qu’il soit déployé chez eux. de plus, mon expérience au sein des services financiers dans le secteur me dit que d’autres associations de logement auraient grand intérêt à implémenter le même système. Il simplifie et accélère les processus, permet un meilleur contrôle et fournit de meilleurs informations quant à la gestion.