La Caisse d'Epargne Bretagne Pays de Loire (CEBPL) est membre du Groupe BPCE, groupe bancaire français constitué des 17 Caisses d'Epargne et des 19 Banques Populaires. Avec une offre complète en bancassurance (collecte et gestion de l'épargne, crédits, moyens de paiement, gestion de patrimoine, assurance..), elles accompagnent dans leurs projets l'ensemble des acteurs économiques, qu'ils soient particuliers, professionnels, entreprises, associations ou encore collectivités locales. En 2011, la CEBPL s'éétait fixé un objectif d'optimisation des processus de gestion des crédits. Par conséquent, elle souhaitait moderniser les processus de gestion/d'instruction des dossiers de crédits aux particuliers, pour pouvoir notamment réduire les temps de traitement, travailler de façon plus industrielle et efficiente.

Défi

La demande de dématérialisation au sein du département Crédit a été initiée par une étude de besoin. L'équipe au département Crédits a souhaité disposer d'un outil très complet pour indexer, classifier et gérer électroniquement ses documents. Suivant les résultats de l'étude de besoin, la CEBPL a ainsi décidé d'externaliser la préparation et la numérisation de ses documents de crédits et d'organiser un appel d'offres afin de sélectionner une seule société prestataire de services.

A l'issue de cet appel d'offres, la CEBPL a choisi ADOC Solutions, expert de la dématérialisation et de la gestion documentaires, pour réaliser le développement des processus de traitement des documents. Afin de proposer à la CeBpL une chaîne complète de dématérialisation, la société ADOC Solutions s'est associée à ses partenaires : ABBYY et Challenge Groupe. pour ce projet, ADOC Solutions a développé une solution "SCANCREDITS", une solution Web complète de dématérialisation de tous les dossiers de crédits. Cette solution a également été développée en s'appuyant, pour l’entrée des documents, sur le moteur ABBYY FlexiCapture Distributed, une plateforme collaborative de capture de données. ADOC Solutions et Challenge Groupe ont imaginé un processus performant d'indexation des documents, avant même leur numérisation. Des intercalaires d'informations sont insérés dans les dossiers, dont les documents sont ensuite numérisés.

Ces intercalaires se composent d'une liste de cases à cocher, qui reprend toutes les typologies de documents attendus au sein des dossiers de crédits. La technologie d'ABBYY, couplée aux développements d'ADOC Solutions, permet d'associer automatiquement les images numérisées à une nature de document et à un dossier client. ABBYY FlexiCapture aide à l'automatisation de la capture et à l'extraction des données à partir des dossiers de crédits. Le logiciel est basé sur des technologies IDR (reconnaissance intelligente de documents) qui permettent une classification automatique des dossiers de crédits. Les pièces qui constituent chaque dossier sont indexées et entrent dans un flux de travail spécifique d'instruction du dossier pour les collaborateurs de la Caisse d'Epargne.

« La Caisse d'Epargne Bretagne Pays de Loire nous a fait confiance dans la conception, la réalisation et le déploiement de ce projet. Le succès de cette collaboration est le fruit d'un travail commun combiné à des objectifs et des besoins clairement exprimés dès l'initialisation du projet. Nous avons toujours considéré les solutions de capture comme étant de véritables leviers d'amélioration des organisations. Dans ce projet, nous devions faire cohabiter la granularité du typage documentaire et la vitesse d'indexation. ABBYY nous a accompagnés pour implémenter ces solutions au dimensionnement variable. La force de ce partenariat est aussi et surtout d'avoir cette capacité respective à s’adresser à des marchés et des entreprises très variés ». Jean-Sébastien WAGNER, Directeur Général d'ADOC Solutions.

Résultats

L'avantage de l’introduction de cette solution collaborative est de permettre une organisation de travail plus efficace qui limite les interventions manuelles, réduit la circulation des dossiers physiques, accroit la polyvalence et la performance des équipes. SCANCREDITS permet aux acteurs du domaine « crédit » de gérer de manière électronique les actions sur la vie des dossiers. Le temps de traitement global a remarquablement diminué améliorant de ce fait la satisfaction du réseau commercial. En conséquence, l'introduction de cette solution de dématérialisation du processus de gestion des dossiers de crédits a contribué à l'amélioration des services destinés aux clients.