Traitement rationalisé des factures
Traitez toutes les factures entrantes – électroniques, papier ou PDF – et standardisez les données pour les systèmes ERP en aval, dans un flux unique.
Factures électroniques
Intégrez facilement les e-factures à l’automatisation de votre comptabilité
Rationalisez le traitement de vos factures de toute sorte - électroniques, papier, ou PDF.
Qu’est-ce que l’e-facturation ?
La facturation électronique (e-facturation) est un moyen numérique d’envoyer et de recevoir les factures entre fournisseurs et acheteurs. Contrairement aux factures PDF ou papier, les e-factures sont des fichiers de données structurées (généralement en format XML) pouvant être automatiquement traitées par les systèmes logiciels.
De nombreux pays dans le monde sont en train d’adopter l’e-facturation pour réduire la fraude fiscale, gagner en efficacité et promouvoir la durabilité. Au sein de l’Union Européenne, l’e-facturation est obligatoire pour les transactions dans le secteur public et certains pays ont étendu cette obligation au secteur privé également. Les entreprises qui ont une activité transfrontalière doivent se conformer aux différentes réglementations d’e-facturation, sur chacun de leurs marchés, ainsi qu’aux nombreuses normes telles que ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung, FatturaPA, FacturaE, Svefaktura, UBL (Universal Business Language), ou PEPPOL BIS Billing.
Intégrer les e-factures à l’automatisation de la comptabilité
En intégrant l’e-facturation à l’automatisation de leur comptabilité, les entreprises peuvent bénéficier d’un traitement de leurs factures plus rapide et plus précis, faire baisser leurs dépenses opérationnelles, avoir une meilleure sécurité, être davantage en conformité et mieux gérer leur trésorerie. Les solutions sur mesure d’ABBYY pour le traitement intelligent des documents (IDP) permettent aux entreprises de traiter tout type de factures, qu’elles soient en format électronique, papier ou PDF, et ce sur une seule et même plateforme. L’IDP ABBYY tire le meilleur parti de l’intelligence artificielle pour extraire, standardiser et valider les données tirées des factures, puis les intégrer sans heurts aux systèmes ERP via une API.
Grâce à l’IDP ABBYY, les entreprises peuvent facilement respecter leurs obligations d’accepter et de traiter les factures électroniques, tout en restant équipées pour gérer toute la complexité du commerce international.
Traitement efficace des factures dans un flux unifié de travail
Automatisation de la comptabilité basée sur l’IA
Obtenez un taux élevé de traitement sans contact des factures grâce à nos modèles d’IA sur mesure, optimisés pour traiter n’importe quelle facture, quels que soient son format ou sa langue.
Conformité avec les mandats d’e-facturation
Respectez l’obligation d’accepter les factures électroniques comme les factures « traditionnelles » en format papier ou PDF.
Connectez-vous facilement à l’écosystème de votre activité
Intégrez les factures depuis le canal d’entrée de votre choix. Alimentez en toute fluidité vos systèmes ERP préférés des données extraites, via une simple API.
Traitez les e-factures avec une IA sur mesure
Tout type de facture, tout format, un seul processus rationalisé
Que vous receviez les factures en format électronique, papier ou PDF de la part de vos partenaires du monde entier, vous pourrez facilement les intégrer à vos flux de traitement existants grâce à l’IDP ABBYY. Nos modèles sur mesure d’IA détectent et analysent automatiquement les données, quel que soit le format de la facture, y compris les formats XML, PDF, ou un mélange des deux. Inutile de s’inquiéter des différents formats et normes, l’IDP ABBYY les traite tous avec justesse et rapidité.
Intégration sans effort des e-factures, quelle qu’en soit la source
L’IDP ABBYY peut assimiler les factures quelle qu’en soit la source : emails, papier, répertoires de fichiers partagés, SFTP / FTP, ou API. Vous pouvez également vous connecter à des plateformes d’e-facturation et de gestion des chaînes de finance et de comptabilité pour recevoir et traiter les factures électroniques. L’IDP ABBYY simplifie les processus d’intégration et garantit qu’aucune donnée des factures ne vous échappera.
Conforme aux normes internationales d’e-facturation
Avec l’IDP ABBYY, vous pouvez facilement vous conformer aux différentes normes et réglementations d’e-facturation s’appliquant à votre activité internationale. L’IDP ABBYY est compatible dès le départ avec les normes d’e-facturation les plus répandues, telles que ZUGFeRD / Factur-X (Allemagne et France), XRechnung (Allemagne), FatturaPA (Italie), FacturaE (Espagne), Svefaktura (Suède), UBL (Universal Business Language), et PEPPOL BIS Billing.
Conception de modèles sur mesure, au-delà des normes compatibles
Les utilisateurs plus avancés de l’IDP ABBYY peuvent analyser les données tirées d’autres formats d’e-facturation, formats au départ non compatibles avec le système.
Validation des données selon des règles définies par l’entreprise
Non seulement l’IDP ABBYY extrait les données tirées des factures électroniques (ainsi que des factures papier et PDF), mais il les valide aussi conformément aux règles définies par votre entreprise pour en garantir la qualité et la justesse. L’IDP ABBYY vérifie les informations requises, rapproche les factures des bons de commande, vérifie que le fournisseur fait partie de la liste des fournisseurs approuvés, valide le taux de TVA, les totaux, les quantités, et plus encore. Cela réduit le besoin d’intervention humaine et fait monter les taux de traitement sans contact des factures.
Vérification avec humain dans la boucle (HITL)
Si des exceptions sont repérées par le modèle de validation des données, elles peuvent être adressées à un opérateur humain pour vérification manuelle. Ce dernier peut consulter les données de la facture dans le formulaire XML, les comparer à leur représentation visuelle en format PDF (si disponible) et corriger les données extraites si nécessaire.
Exportation et archivage des données
Une fois que les données ont été extraites et validées, elles peuvent être exportées vers votre système ERP pour être traitées. L’IDP ABBYY vous permet également d’exporter et d’archiver les factures électroniques dans leur format original.
Améliorez l'efficacité grâce à des modèles d'extraction IA prêts à l'emploi
Comment fonctionne le traitement des e-factures ?
- Importation des factures
- Extraction et validation des données
- Exportation vers l’ERP
Importation des factures
Les factures électroniques peuvent être reçues et intégrées à la solution ABBYY de traitement intelligent des documents (IDP) via différents canaux, selon la taille de l’entreprise, le type de fournisseur, le recours ou non à des plateformes de gestion des dépenses ou d’e-facturation de tierces parties, etc. : API, e-mail, fichier partagé.
Extraction et validation des données
Les modèles d’IA spécifiquement conçus pour le traitement des factures détecteront automatiquement la norme d’e-facture utilisée et extrairont les données depuis le format structuré de la facture vers les bons champs de données. Les règles de rapprochement et de validation des données permettront de vérifier et de signaler toute information manquante ou incorrecte. Tout problème ou toute anomalie peuvent être envoyés à une étape de vérification manuelle pour un examen plus poussé.
Exportation vers l’ERP
Les données extraites seront ensuite envoyées vers l’ERP choisi, dans le même flux et avec la même structure que pour tout autre type de facture traitée.
Article : Guide de l’e-facturation en comptabilité fournisseurs
En savoir plus sur l’automatisation de la comptabilité fournisseurs avec ABBYY
Article : Comment l’IA transforme-t-elle l’automatisation de la comptabilité fournisseurs pour atteindre d’excellents résultats
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FAQ
Qu’est-ce que la facturation électronique (e-facturation) ?
La facturation électronique (e-facturation) consiste en l’échange numérique de factures selon un format de données structurées et lisibles par machine (comme JSON ou XML), pouvant être automatiquement importées dans le système ERP de l’acheteur, sans saisie manuelle de données.
Par définition, le principal objectif d’une e-facture est l’import automatisé dans le système de comptabilité. Une représentation visuelle des données, dans un format lisible par des humains (tel que PDF) est possible, mais secondaire, facultative et considérée comme ne faisant pas partie de la facture.
Quels sont les formats et les normes les plus répandus d’e-facture ?
- EDIFACT - Utilisé à l’international, en particulier en Europe, pour l’échange électronique de données.
- UBL (Universal Business Language) 2.0 - Développé par OASIS, UBL est largement utilisé et comprend des normes pour différents documents professionnels, en plus des factures.
- ZUGFeRD - Format populaire en Allemagne, il associe des données PDF et XML pour les factures.
- FacturaE - Norme obligatoire en Espagne pour la facturation dans le secteur public.
- PEPPOL BIS Billing 3.0 - Utilisé par le réseau PEPPOL pour les transactions transfrontalières au sein de l’Europe.
- eFFF (Electronic Flexible File Format) - Utilisé en Belgique, compatible avec différents types de documents d’entreprise.
- Svefaktura - Utilisé en Suède, en particulier pour les transactions concernant le secteur public.
- FatturaPA - Cette norme est le standard des factures électroniques en Italie, en particulier pour les transactions de la fonction publique.
- ANSI X12 - Norme largement utilisée en Amérique du Nord pour les transactions EDI (échange électronique de données), y compris la facturation.
En quoi l’IDP ABBYY aide-t-il pour l’e-facturation ?
L’IDP ABBYY est une plateforme sur Cloud qui permet le traitement intelligent de différents types de documents, y compris les factures. L’IDP ABBYY peut capturer, classer, extraire et valider les données tirées des e-factures, de même que d’autres formats de réception comme les factures email, papier ou PDF. L’IDP ABBYY peut également s’intégrer aux systèmes ERP via une API et permettre une vérification par des humains (HITL) pour certaines exceptions. L’IDP ABBYY aide les entreprises à rationaliser leurs flux d’e-factures et à atteindre des niveaux élevés d’automatisation et de précision.
La facturation électronique est-elle obligatoire ?
L’adoption de l’e-facturation varie selon les pays et les secteurs d’activité concernés. Certains pays, comme l’Italie, l’Espagne et le Brésil ont rendu l’e-facturation obligatoire pour tous les secteurs ou une partie d’entre eux, afin de lutter contre la fraude fiscale et d’être plus efficaces. Dans d’autres pays, comme les États-Unis ou le Royaume-Uni qui n’ont pas imposé d’obligation légale en matière d’e-facturation, de nombreuses entreprises y ont recours et la considèrent comme une best practice, permettant d’avoir un avantage compétitif et de répondre aux attentes des clients et des fournisseurs.
Quels sont les avantages de l’utilisation de l’IDP pour traiter les e-factures ?
Traiter les e-factures avec l’IDP peut se traduire par de nombreux avantages pour votre entreprise. Par exemple :
- Un processus unifié pour les flux de factures hybrides (électroniques, PDF, papier)
- Moins de travail manuel et moins d’erreurs grâce à l’automatisation de la capture et de l’extraction des données de tout type de facture, dans un seul flux de travail, quels que soient format et mise en page
- Amélioration de la conformité et de la sécurité en garantissant que les e-factures sont validées conformément aux règles et accords concernés
- Standardisation des données tirées de factures de différentes sortes (PDF, papier, électroniques) et de e-factures de différentes normes (ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung, FatturaPA, FacturaE, Svefaktura, UBL, PEPPOL BIS Billing, etc.), pour une intégration en toute fluidité aux systèmes en aval comme les ERP.
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