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Business Process Outsourcing / Digitale Archivierung

RWS setzt auf die Vorteile von ABBYY Recognition Server

Über den Kunden

Name RWS Group
Hauptsitz Bucks, UK
Branche Patentübersetzungen und Recherchen
Mitarbeiter 350
Website
Herausforderung

Eine effiziente Lösung für die digitale Archivierung von Millionen von Dokumenten wurde gesucht.

Lösung

Automatisierte Dokumentenumwandlung in durchsuchbare PDF-Dateien und Zuweisung von Metadaten für EMC Documentum.

Ergebnis
  • Rascher ROI in weniger als 12 Monaten
  • Kostenersparnis von 100.000 GBP
  • Hoch-skalierbare Lösung
  • Voll durchsuchbare Archive

RWS wird als einer der weltführenden Rechercheservices- und Übersetzungsunternehmen für Patente gehandelt. Die Klientel befindet sich hauptsächlich im Ingenieurwesen, der Chemie- und Pharmaindustrie und dem Rechtswesen. Das Unternehmen beschäftigt heute 350 Mitarbeiter und betreibt Filialen in Großbritannien, den USA, Japan und Deutschland und hat Verkaufsniederlassungen in Frankreich und in der Schweiz.

Herausforderung

Das Aufgabenfeld von RWS ist sehr dokumentenlastig, jährlich werden Millionen an Seiten bei Übersetzungen für Kunden produziert. Zusätzlich zu der Übersetzung von Patenten kamen in  den letzten Jahren immer mehr Aufträge aus anderen Wirtschaftsbereichen hinzu. Dadurch hat RWS seine Aufgaben auf die Übersetzung von längeren Dokumenten wie  Gebrauchsanweisungen, Broschüren und Websites ausgeweitet.

Normalerweise speichert RWS seine Dokumente als mehrseitige TIF Bilddateien. 2007 hat die Firma aber entschieden, dass diese Speichermethode nicht länger ausreichte. Um besser mit den Dokumenten arbeiten zu können, benötigte RWS eine Software, die die Scans der neu übersetzten Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln und diese dann in ein digitales Archiv einordnen  konnte. Es war RWS stets ein Anliegen, die richtigen Technologien zu finden, die das Unternehmen bei seinem Geschäftsalltag optimal unterstützen. Mit diesem Vorsatz machte man sich ebenfalls auf die Suche nach der besten Lösung für die Verarbeitung des großen Dokumentenaufkommens.

Lösung

Nach sorgfältigen Überlegungen und eingehenden Gesprächen empfahl ABBYY dem Unternehmen Recognition Server. Recognition Server ist eine robuste und leistungsstarke serverbasierte Lösung, die speziell für die Umwandlung von mittleren bis großen Mengen an Dokumenten entwickelt wurde und die auch abteilungs- und unternehmensübergreifend einsetzbar ist. Die Software kann sowohl als Standalone als auch als Teilsystem in bereits bestehende Drittsysteme wie DMS, RMS und andere Archivierungssysteme integriert werden. Eine routinemäßige Umwandlung von Dokumenten wird automatisch und unbeaufsichtigt durchgeführt.

Recognition Server ist ideal als zentralisierter Service für Anwender, die OCR im Unternehmensalltag verwenden, Dokumente in durchsuchbare PDF- und PDF/A-Dateien umwandeln sowie digitale Archive oder Protokolle erstellen möchten. Nach der Installation auf einem Server in der Zentrale eines Unternehmens bietet die Lösung rund um die Uhr OCR-Services für alle Mitarbeiter, auch die, die keinen lokalen Zugriff auf das System haben, sondern von zuhause oder von anderen Niederlassungen aus über eine Intranetverbindung arbeiten. Dank der preisgekrönten ABBYY OCR-Technologie ist Recognition Server besonders für die Anwendung in internationalen Umgebungen geeignet und bietet genaueste Texterkennung in mehr als 190 Sprachen.

„Wir benötigten eine OCR-Anwendung, die mit Leichtigkeit eine Vielzahl an Dateiformaten handhaben konnte. Wir haben ABBYY mit unserem bisherigen OCR-Produkt wie auch mit anderen Anbietern, die wir bis jetzt noch nicht verwendet hatten, verglichen. Was die Anwenderfreundlichkeit, die Präzision und die Geschwindigkeit anbelangt, hat ABBYY die Konkurrenz um Längen hinter sich gelassen. Auch was den Kostenfaktor anbetrifft, der ebenfalls ein wesentlicher Punkt war, lag ABBYY vor den anderen Anbietern. Entscheidend war für uns zudem die Fähigkeit der Lösung, unterschiedliche Workflows in Abhängigkeit von der Sprache der Dokumente aufzusetzen. Recognition Server war das einzige Produkt, das Double-Byte Zeichen, wie sie in Japan und in Korea verwendet werden, korrekt erkennen und zeit- und kosteneffizient umwandeln konnte.“
Alan Price, RWS Group Technical Manager

Recognition Server wurde in das RWS-interne System über eine speziell von RWS entwickelte Applikation integriert. Für die Anwender im Unternehmen ist der Vorgang sehr einfach: Dokumente werden mit einem Barcode über eines der bereitstehenden Multifunktionsgeräte eingescannt, eine Applikation legt die Bilddateien in einen Hot Folder, der von Recognition Server überwacht wird und der Rest des Vorgangs verläuft automatisch. Für standardmäßige Anwendungen verarbeitet das System so etwa 5000 Seiten pro Tag.

Recognition Server verarbeitet jede Bilddatei entsprechend einem Workflow – einer Reihe an Verarbeitungsparametern, die vom Administrator festgelegt werden. Recognition Server kann gleichzeitig mehrere Workflows mit verschiedenen Parametern handhaben, wobei jeder Workflow einer Eingabequelle zugeordnet ist (einem Ordner oder einer Mailbox). Alle Bilddateien, die im jeweiligen Ordner/Posteingang abgelegt werden, werden nach dem zugehörigen Workflow bearbeitet. Werden mehrere Workflows eingerichtet, so verarbeitet ABBYY Recognition Server die Dateien aller Workflows gleichzeitig – entsprechend der jeweiligen Erstellungszeit und dem Prioritätslevel.

Obwohl RWS ursprünglich geplant hatte, Recognition Server nur für die Umwandlung neuer Dokumente zu benutzen, hat das Unternehmen sich entschieden, die Anforderungen an die Software zu erweitern und seine gesamten digitalen Archive in ein neues Format umzuwandeln. Für RWS war dieses kürzlich angelaufene Konvertierungsprojekt ein entscheidender Schritt, um die bisher genutzte Speicherungsmethode durch TIF-Dateien hinter sich zu lassen. Der Plan war, alle vorhandenen Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien umzuwandeln und diese dann zusammen mit den Metadaten in EMC Documentum einzugliedern. Insgesamt wurden 28 Millionen Seiten, die in Formaten wie Word, PDF, TIFF, HTML, JPG, XLS und als CSV-Dateien gespeichert waren, in nur sieben Monaten verarbeitet. Um dies in der zur Verfügung stehenden Zeit erreichen zu können, wurden bei RWS 3500 mehrseitige Dokumente, oder 100.000 Seiten pro Tag verarbeitet.

„Das Projekt läuft erfolgreich in den letzten Zügen. Wir sind sehr zufrieden mit der Fähigkeit von Recognition Server, eine solche Menge an Dokumente zu bewältigen und sind begeistert, wie flexibel ABBYY mit den Lizenzen gewesen ist. Als wir eine große Anzahl an Dokumenten in sehr kurzer Zeit verarbeiten mussten, kam uns ABBYY mit einem Angebot für eine spezielle temporäre Lizenz entgegen, die wir zur Steigerung des Durchsatzes für dieses Projekt nutzen konnten.“
Alan Price, RWS Group Technical Manager

Ergebnis

Die Vorteile für RWS durch Recognition Server sind zahlreich. Recognition Server erlaubt es RWS, all seine Dokumente als durchsuchbare PDF-Dateien zu speichern, sodass sie den Anwendern durchgehend und zuverlässig zur Verfügung gestellt werden können. Durch die Speicherung der Dokumente als durchsuchbare PDF-Dateien kann RWS jedes Dokument in ein DMS eingliedern und somit für die interne Recherche bereit stellen.

„Die Installation der Software verlief schnell und reibungslos, ohne dass zusätzliche Hilfe von außen benötigt worden wäre“, hebt Alan Price von RWS hervor. „Und das Beste ist, dass wir praktisch kein Anwendertraining durchführen mussten, da sich die Angestellten in kürzester Zeit auf das neue System umstellen konnten.“

Der ROI für die erste Recognition Server Installation konnte bereits nach 12 Monaten erzielt werden. Zudem schätzt RWS die ersten Kosteneinsparungen auf etwa 100.000 Pfund, die Hälfte davon bedingt durch geringeren Arbeitsaufwand, der Rest entstanden durch verschiedene Faktoren wie geringere Lizenzgebühren. Die Skalierbarkeit von Recognition Server hat es RWS ermöglicht, die Nutzung der Dokumentenumwandlung auch auf andere Bereiche des Unternehmens zu erweitern. Die Lösung passt sich dem Wachstum des Unternehmens an und bietet automatisierte Verarbeitung auch bei steigenden Anforderungen.

„Unsere Dokumente waren immer in einem durchsuchbaren Format abgespeichert, doch durchsuchbare PDF-Dateien sind weitaus praktischer als mehrseitige TIF Dateien. Da wir die Dokumente nun als PDFs speichern können, sind wir wesentlich zuversichtlicher, was die Nachhaltigkeit unseres Archivs anbelangt“, erklärt Alan Price von RWS. „Wir haben unsere internen Prozesse optimiert, was es uns ermöglicht unseren Kunden einen schnelleren und besseren Service anzubieten. Recognition Server war und ist ein beständiger Gewinn für unser Unternehmen.“
Alan Price, RWS Group Technical Manager
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