Die manuelle Einreichung von Spesenabrechnungen ist eine Aufgabe, die viele Mitarbeitende fürchten. Nach einer Geschäftsreise muss ein Mitarbeiter möglicherweise seine E-Mails durchforsten, um digitale Belege zu finden, Papierquittungen mit seinem Mobilgerät abfotografieren und alles in eine Tabelle oder ein Spesenportal hochladen – und dann jedes Element beschriften, datieren und kategorisieren. Wenn der Mitarbeiter eine Zahl falsch eingibt, kommt es oft zu einem frustrierenden Hin und Her mit der Finanzabteilung, wodurch sich die Erstattungen verzögern.
Das Ausgabenmanagement zu automatisieren, bietet eine intelligentere und schnellere Option. Der Mitarbeiter scannt einfach seine Belege ein, reicht sie ein und überlässt es der Technologie, die relevanten Felder zu extrahieren, die Daten zu überprüfen und sie zur Bearbeitung an die Kreditorenbuchhaltung weiterzuleiten. So werden Ausgaben reibungslos und ohne Fehler bearbeitet und Erstattungen schneller vorgenommen.
Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen sind heute strategischer und intelligenter denn je. Daher führt die Ausgabenmanagement-Automatisierung mit KI-gesteuerten Lösungen zu schnellen Effizienzsteigerungen und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit in der Kreditorenbuchhaltung.
Um wirklich effektiv zu sein, muss Ihre Automatisierungsplattform natürlich speziell auf Ihre realen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sein, d. h. sie muss beispielsweise in der Lage sein, eine Vielzahl von Dokumenttypen zu verarbeiten. Zudem muss sie sich an verschiedene Sprachen und Formate anpassen können und sich kontinuierlich verbessern. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Ausgabenmanagement-Automatisierung ist und welche Vorteile diese Lösung bietet. Zudem erläutern wir,worauf Sie bei der Investition in eine solche Lösung achten sollten.
Wie funktioniert die Automatisierung des Ausgabenmanagements?
Die Automatisierung des Ausgabenmanagements nutzt Technologie, um die Ausgabenbelege von Mitarbeitern und Lieferanten zu erfassen, zu verarbeiten und zu verfolgen. Der Prozess verlässt sich nicht auf manuelles Sortieren und die Dateneingabe von Mitarbeitenden, sondern nutztIntelligent Document Processing (IDP) , um schnell und automatisch wichtige Informationen aus Belegen und zugehörigen Dokumenten zu extrahieren.
Jeder Bereich des Ausgabenmanagements kann automatisiert werden, angefangen bei der Erfassung und Verarbeitung von Belegen wie Hotelrechnungen oder Taxiquittungen. Unabhängig davon, ob sie als gescannte Bilder, PDF-Dateien oder Handyfotos eingereicht werden, werden diese Dokumente automatisch nach Typ klassifiziert, sodass die entsprechenden Geschäftsregeln angewendet werden können. Die Ausgabenmanagement-Automatisierung extrahiert wichtige Details wie Kreditorennamen, Daten, Beträge, Steuern und Einzelposten und prüft dann, ob sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Wenn Informationen fehlen oder unklar sind, kann eine Überprüfung durch einen Menschen ausgelöst werden. Im Laufe der Zeit lernt das System aus diesen Interaktionen, wodurch sich die Automatisierungsrate erhöht und der Bedarf an manuellen Eingriffen verringert wird.
Dank ihrer Schnelligkeit und Genauigkeit ermöglicht die Automatisierung des Ausgabenmanagements schnellere Erstattungszyklen und eine bessere Einhaltung von Richtlinien, insbesondere wenn sie in Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme und Buchhaltungsplattformen integriert ist. Unternehmen erhalten außerdem einen besseren Einblick in die Unternehmensausgaben und können so intelligentere finanzielle Entscheidungen treffen.
Manuell vs. automatisiert: Wie sich das Ausgabenmanagement entwickelt hat
Obwohl es eine Reihe von Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung gibt, erledigen viele Finanzteams den Großteil der Ausgabenverwaltung immer noch ohne Automatisierung. Die vielen manuellen Schritte verursachen viel Arbeit und führen zu Fehlern. Dies wiederum führt zu Frustration bei den Mitarbeitenden.
Die Automatisierung kann diesen Prozess jedoch völlig verändern. Hier ein kurzer Überblick über die Unterschiede zwischen manuellem und automatisiertem Ausgabenmangement.
Manuelles Ausgabenmanagement
Das manuelle Ausgabenmanagement ist stark von Mitarbeitenden und Finanzteams abhängig, die Ausgabendaten manuell erfassen, organisieren und verarbeiten müssen. In der Regel sammeln Mitarbeitende eine Mischung aus Papier-, E-Mail- und anderen digitalen Belegen, die dann manuell in Tabellenkalkulationen oder Buchhaltungssysteme eingegeben werden. Menschliche Fehler erfordern häufig Nacharbeit, und die Transparenz der Gesamtausgaben für das Unternehmen ist begrenzt.
Automatisiertes Ausgabenmanagement
Wenn das Ausgabenmanagement automatisiert ist, erfasst, klassifiziert und validiert KI-gestützte Technologie Ausgabendaten aus Belegen und Rechnungen in Echtzeit. Die wichtigsten Details werden automatisch aus den Belegen extrahiert und mit den Unternehmensrichtlinien abgeglichen. Die Dokumente werden sortiert und entsprechend weitergeleitet, und die Daten fließen mit einem minimalen manuellen Aufwand direkt in ERP- und Buchhaltungssysteme ein.
Wie die Automatisierung des Ausgabenmanagements Unternehmen hilft, Kosten zu senken
Wenn Unternehmen wachsen und expandieren, muss sich auch die Art und Weise, wie sie ihre Ausgaben verwalten, entsprechend weiterentwickeln. Hier erfahren Sie, wie Unternehmen ihre Ausgaben intelligent nachverfolgen, genehmigen und kontrollieren können, wenn sie ihr Ausgabenmanagement automatisieren.
Größere Genauigkeit
Menschen machen oft Fehler, wenn sie repetitive Aufgaben erledigen. Bei der manuellen Dateneingabe kommt es häufig zu kostspieligen Tippfehlern oder Felder werden nicht oder nicht korrekt ausgefüllt. Durch Automatisierung wird die Fehlerquote drastisch gesenkt, da wichtige Daten präzise extrahiert und anhand von Geschäftsregeln überprüft werden.
Höhere Produktivität
Durch die Automatisierung wird der Zeitaufwand für die Erfassung, Verarbeitung und Genehmigung von Ausgaben reduziert, sodass Finanzteams große Mengen an Belegen mit weniger Aufwand bearbeiten können. Die Mitarbeitenden können dann mehr Zeit und Energie auf strategisch wertvollere Aufgaben verwenden, und Unternehmen können wachsen, ohne die Zahl der Mitarbeitenden zu erhöhen.
Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
Da die Automatisierung die Überprüfung von Richtlinien und Geschäftsregeln direkt in den Workflow einbettet, wird das Risiko von Richtlinienverstößen und Auditproblemen erheblich reduziert. Einige Automatisierungslösungen unterstützen auch die Validierung anhand von Lieferantendatenbanken und Steuerberechnungen und gewährleisten so in großem Umfang die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorschriften.
Bessere Mitarbeitererfahrung
Dank Automatisierung können Belege von Mitarbeitenden unterwegs erfasst, in jedem beliebigen Format eingereicht und schnell verarbeitet werden, was insgesamt weniger Hin und Her sowie eine schnellere Erstattung ermöglicht.
Agile Ausgabenprozesse
Die Anforderungen an das Ausgabenmanagement können sich aufgrund neuer Anbieter oder Compliance-Vorschriften schnell ändern. Die besten Automatisierungslösungen für das Ausgabenmanagement können eine Vielzahl von Dokumenttypen verarbeiten, unterstützen mehrere Sprachen und lernen kontinuierlich aus den Eingaben der Benutzer, um sich mit der Zeit zu verbessern.
Sichtbarkeit und Kontrolle
Wenn Ausgabendaten automatisch in ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden, erhalten Unternehmen Echtzeit-Einblicke in Ausgabenmuster und genauere Prognosen für eine intelligentere Budgetplanung.
Intelligenter und schneller: Was KI für das Ausgabenmanagement bringt
Künstliche Intelligenz, also KI, spielt eine zentrale Rolle bei der Automatisierung jeder Phase des Ausgabenmanagementprozesses, von der Erfassung der Belege bis zur Erstattung:
- Intelligente Klassifizierung von Dokumenten: KI klassifiziert eingehende Spesenbelege automatisch und ordnet sie dem richtigen Verarbeitungsprozess zu, sodass auf jeden Beleg die richtigen Geschäftsregeln angewendet werden.
- Automatisierte Datenerfassung: Die KI-gestützte optische Zeichenerkennung (OCR)liest und extrahiert sofort wichtige Informationen aus Quittungen und Rechnungen, unabhängig vom Format, in dem sie in Ihrem Unternehmen eingehen. Bildvorverarbeitungstechniken wie automatisches Zuschneiden, Entzerren und Drehen verbessern die Erkennungsgenauigkeit zusätzlich.
- Mehrsprachige Unterstützung: KI-Modelle können für die Verarbeitung von Belegen und Rechnungen aus einer Vielzahl von Ländern und Sprachen trainiert werden und sind somit global skalierbar.
- Schnellere Genehmigungen: KI-Technologien wenden vorkonfigurierte Geschäftsregeln an, um die extrahierten Daten anhand interner Richtlinien und externer Quellen wie Lieferantendatenbanken und Steuervorschriften zu validieren. Dies ermöglicht eine direkte Verarbeitung der meisten Quittungen, wobei nur Ausnahmen noch einmal durch einen Mitarbeiter überprüft werden müssen.
- Einhaltung der Richtlinien: KI-Technologien erkennen Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, und fehlende Informationen, bevor sie das Finanzteam erreichen. Dies verringert das Risiko von Betrug oder Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften und verhindert Verzögerungen bei Prüfungen.
- Integration in den Workflow: KI-verarbeitete Daten können direkt in Geschäftssysteme einfließen, um schnellere Rückerstattungen und Transparenz in Echtzeit zu ermöglichen.
- Kontinuierliches Lernen: Mit Hilfe von KI können Ausgabenmanagementsysteme im Laufe der Zeit verbessert werden, indem sie aus dem Feedback von Menschen lernen. Wenn Benutzer Daten korrigieren oder überprüfen, passt sich die KI an und erhöht so die Genauigkeit und die Automatisierungsraten bei zukünftigen Verarbeitungen.
Die richtige Lösung für die Automatisierung des Ausgabenmanagements kombiniert sofort einsatzbereite Funktionen mit der Flexibilität, sich an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Zu den wichtigsten Merkmalen, auf die Sie achten sollten, gehören:
- Einfache Einrichtung und Benutzerfreundlichkeit: Benutzerfreundliche Schnittstellen und integrierte Unterstützung für gängige Dokumenttypen wie Quittungen, Hotelrechnungen und Taxifahrten helfen Ihnen, schnell und ohne komplizierte Einrichtung loszulegen.
- Erweiterte OCR-Technologie:Stellen Sie sicher, dass Ihre Plattform wichtige Datenfelder aus mehreren Sprachen und verschiedenen Eingabeformaten wie Scans, PDF-Dateien und Handyfotos korrekt extrahieren kann.
- Klassifizierungsmöglichkeiten: Ihre Lösung zur Ausgabenmanagement-Automatisierung sollte in der Lage sein, verschiedene Arten von Spesenbelegen zu erkennen und sie jeweils dem richtigen Verarbeitungsprozess zuzuführen.
- Sicherheit und Datenschutz: Sensible finanzielle und persönliche Daten müssen durch strenge Sicherheitsvorkehrungen geschützt werden. Ihre Lösung sollte auch in der Lage sein, vorkonfigurierte oder anpassbare Geschäftsregeln anzuwenden, um Fehler und Richtlinienverstöße zu erkennen, bevor diese das Finanzteam erreichen.
- Transparenz und Sichtbarkeit: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Lösung problemlos mit Ihrem bestehenden ERP-System und anderen Geschäftsplattformen verbunden werden kann, um Datenfluss und Berichterstattung in Echtzeit zu ermöglichen. Klare, zeitnahe Einblicke in die Ausgabendaten und den Bearbeitungsstatus ermöglichen Ihnen eine genauere Budgetierung, und Sie sind zudem deutlich besser auf Audits vorbereitet.
- Kontinuierliches KI-Lernen: Wählen Sie eine Plattform, die eine manuelle Überprüfung von Daten mit geringer Zuverlässigkeit ermöglicht und aus Korrekturen lernt. Die Lösung sollte mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können, ohne dass größere Neukonfigurationen erforderlich sind. Außerdem sollten im Laufe der Zeit die Durchflussraten verbessert werden.
