Insurance | Accounts Payable Automation
Was tun, wenn die Tische der Sachbearbeiter unter einer Papierflut zusammenbrechen, die Ressourcen zur manuellen Bearbeitung von Dokumenten nicht ausreichen und die Qualität anfängt darunter zu leiden? Damit ihre Kunden auch weiterhin schnell und sicher zu ihrem Recht kommen, hat die DEURAG Deutsche Rechtsschutz-Versicherung AG mit INVOICE-Auditor auf Basis der Rechnungslösung ABBYY FlexiCapture den Sprung von der rein manuellen Bearbeitung von Anwaltsrechnungen hin zur zeit- und kostensparenden automatisierten Rechnungserfassung gewagt.
Die DEURAG Deutsche Rechtsschutz-Versicherung AG, ein Tochterunternehmen der SIGNAL IDUNA, setzt seit über 55 Jahren Maßstäbe im Bereich Rechtsschutz und ist mit 13 Filialdirektionen in ganz Deutschland präsent. Als achtgrößter Rechtsschutzversicherer im deutschen Markt bearbeitet die DEURAG ca. 100.000 Leistungsfälle im Jahr – Tendenz steigend. Ein Löwenanteil der zu bearbeitenden Dokumente besteht aus Anwaltsrechnungen, die sich wiederum aus drei bis fünfzig Seiten pro Dokument zusammensetzen können.
Die manuelle Bearbeitung der Rechnungen, von der Erfassung, zur Überprüfung bis hin zur Ablage, stellt sich als dementsprechend aufwändig dar und stößt ab einem gewissen Dokumentenvolumen an seine Grenzen. Um Zeit und Kosten zu sparen und um die Kapazitäten ihrer Sachbearbeiter effektiver einsetzen zu können, entschied sich die DEURAG folgend zur Aufgabe ihres bisherigen manuellen Eingabesystems zugunsten der digitalen Erfassung und Bearbeitung ihrer Dokumente. Die Anforderungen an eine Lösung zur intelligenten Datenerfassung und -verarbeitung waren sehr hoch, denn kaum eine Anwaltsrechnung gleicht der anderen. In diesem Fall lag die Herausforderung darin, die bisher manuell durchgeführte Bearbeitung in standardisierten digitalen Prozessen abzubilden. Die korrekte Erkennung (OCR) der Rechnungsinhalte, inklusive ihrer rechnerisch formellen Validierung und fachlich-inhaltlichen Prüfung sowie die Betragserkennung auf Artikelebene und in Summe, das Auslesen der verbalen Artikelbezeichnungen, der Kontonummer, Bankleitzahl und der Steuernummer waren Grundvoraussetzungen für die Auftragsvergabe.
INVOICE-Auditor, die Lösung zur automatisierten Prüfung, Bewertung und Kategorisierung von Anwaltsrechnungen, „versteht“ Rechnungen dank der hochmodernen OCR- und Data-Capturing-Komponenten von ABBYY FlexiCapture. ABBYY FlexiCapture bietet intelligente Technologien zur automatischen Extraktion von Daten aus einer Vielzahl von Dokumenten, einschließlich maschinenlesbarer Formulare sowie semi- und unstrukturierter Dokumente. Die Plattform kann mehrere Dokumententypen in einem einzigen Durchgang verarbeiten und bietet auch bei dezentralen Projekten auf Unternehmensebene für Mittelstand und Großunternehmen optimale Skalierbarkeit. Darüber hinaus stellt FlexiCapture hochintuitive Werkzeuge für das Aufsetzen von Dokumentenerfassungsprozessen bereit, so dass Anwender das System durch einfaches Point-and-Click trainieren können. Als leistungsstarke All-in one-Lösung bietet ABBYY FlexiCapture eine vollständige Bandbreite an Funktionen für das Scannen, die Klassifizierung und die Indexierung von Dokumenten sowie für Datenextraktion.
Zum Einsatz kam das Produkt INVOICE-Auditor auf Basis der ABBYY-Lösung zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung direkt nach einer sehr kurzen Implementierungsphase. Im täglichen Arbeitsablauf der DEURAG werden die Daten aller Anwaltsrechnungen, die per Post, Fax oder E-Mail eingehen, nun nicht mehr mühsam per Hand eingegeben und weiter bearbeitet. Dank der schnellen Implementierung des Projekts werden alle relevanten Dokumente der Rechtsschutzversicherung im ersten Schritt nun mithilfe von Dokumentenscannern erfasst und liegen zur Bearbeitung als Scan im Tiff-Format mit ca. 200-300 dpi vor. ABBYY FlexiCapture erkennt jedes Dokument, extrahiert die Rechnungsdaten und stellt diese Informationen im zweiten Schritt zur weiteren Bearbeitung und Validierung durch INVOICE-Auditor zur Verfügung. Um die Bedürfnisse und Vorgaben der DEURAG zu Erfüllen, ist hierbei besonders die starke Funktionalität der Rechnungseingangslösung in der Freiformerkennung gefragt: Die Informationen der Schadensrechnungen werden hierbei intelligent und unabhängig von dem jeweiligen Dokumentenlayout erfasst. Die vorliegenden Daten werden dann auf die Vereinbarkeit mit dem RVG, bestehenden Gebührenvereinbarungen und weiteren von der DEURAG individuell gestalteten Regeln hin abgeglichen. Im Detail bedeutet das: angepasst an die IT-Umgebung der DEURAG werden die Daten bezüglich der erteilten Deckungszusagen und weiterer von der Versicherung als prüfungsrelevant festgelegter Informationen abgeglichen und an das bei der DEURAG intern entwickelte Schadensystem übergeben. Parallel werden alle Images der Anwaltsrechnungen im Dokumentenmanagementsystem d3.dvelop der DEURAG abgelegt.
Bei der DEURAG laufen inzwischen ca. 25% der Anwaltsrechnungen vollautomatisch in der Dunkelverarbeitung. Weitere ca. 65% der komplexeren Rechnungen werden im Prozess teilautomatisiert bearbeitet. Eingebunden in die DEURAG-Infrastruktur erstellt INVOICE-Auditor basierend auf den Informationen der Rechungseingangslösung von ABBYY daraufhin zu jedem Dokumentenvorgang ein übersichtliches und individuell gestaltbares Prüfungsprotokoll (mit u. a. Informationen zu Abweichungen zum Regelkatalog, Kontierungsinformationen und Hinweisen zu möglichen Optimierungspotentialen), das dem Sachbearbeiter als direkte Bearbeitungs- und Entscheidungsgrundlage dient.
Der Vorteil hierbei liegt ganz klar in der schnellen und effizienten Bearbeitung der Rechnungen. Auf diesem Wege werden bei der DEURAG pro Woche nun ca. 1.250 Anwaltsrechnungen bearbeitet. Bei drei bis fünfzig Seiten pro Dokument verarbeitet INVOICE-Auditor mit der Lösung zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung von ABBYY somit bis zu 750.000 Seiten im Jahr. ABBYY FlexiCapture läßt sich individuell und flexibel den unterschiedlichsten Unternehmensanforderungen anpassen. Durch den Einsatz dieser intelligenten und automatisierten Rechnungserfassungs- und -verarbeitungslösung hat die DEURAG zusätzliche Ressourcen für die nachhaltige Steigerung der Verrichtungsqualität gewonnen und rechnet damit, mittelfristig die stetig steigende Arbeitslast abdecken zu können.
