Pannenfreie Formularauswertung mit ABBYY

Mit nahezu 17 Millionen Mitgliedern ist der ADAC der größte Automobilclub Europas. Neben zahlreichen Leistungen wie beispielsweise Pannenhilfe, Krankenrücktransport oder Reiseinformation bietet der ADAC seinen Mitgliedern das monatlich erscheinende Kundenmagazin „ADACmotorwelt“. Eine jährlich wiederkehrende Rubrik dieser Zeitschrift ist der ADAC-Praxistest, eine Leserbefragung, bei der Kraftfahrzeughalter oder -nutzer dem ADAC ihre Erfahrungen mit ihrem PKW in Form eines Fragebogens mitteilen können. Beispielsweise können hier Stärken oder Schwächen in der Verarbeitung der Fahrzeuge oder der Markenwerkstätten aufgezeigt werden. Aber auch zur Wahl des „Gelben Engels“ können sich die Leser der ADACmotorwelt mittels Fragebogen an die Redaktion wenden. Dieser ADAC-Preis wird jährlich in fünf Kategorien vergeben: „Marke“, „Auto“, „Qualität“, „Innovation“ sowie „Persönlichkeit“.

Herausforderung

So kamen bei der letzten Befragung rund 100.000 Formulare für die Umfrage zum „Gelben Engel“ zur Auswertung. Eine manuelle Erfassung der Daten kam wie auch schon in den letzten Jahren nicht in Betracht, da bedingt durch die mangelnde Häufigkeit der Auswertung die Personalkosten zu hoch gewesen wären. Ein weiterer Vorteil der elektronischen Erfassung gegenüber einer manuellen Dateneingabe ist zudem die schnelle und übersichtliche Darstellung aller erhobenen Fakten. Auf die Frage, wie er den Unterschied zwischen manueller und automatisierter Datenerfassung einschätzt, antwortet der Projektverantwortliche beim ADAC, Jochen Hauck: „Bei Umfragen mit einem großen Fragenumfang ist der Faktor Zeitersparnis der wichtigste Vorteil der elektronischen Verarbeitung. Beim ‚Gelber Engel‘-Formular fällt dieser Zeitunterschied wegen der geringen Fragenanzahl nicht so groß aus. Allerdings ist es für uns ein großer Vorteil, dass wir die Dokumente danach nicht mehr nur in Papierform, sondern auch zur Archivierung als eingescannte Dateien haben. Dies spart uns enorm viel Platz.“

Lösung

Nutzte das Team um Jochen Hauck bei früheren Erhebungen noch ABBYY FormReader 6.0 zur elektronischen Datenerfassung, ging man bedingt durch gestiegene Anforderungen zu ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional über.

ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional ist die neueste Generation der Formularverarbeitungs- und Data Capture-Lösung aus dem Hause ABBYY. Sie erlaubt die Erfassung von Daten aus allen Arten von Dokumenten: strukturierten, auf einer Vorlage basierenden Formularen wie Prüfungs- und Fragebögen, semi-strukturierten Dokumenten wie Rechnungen und Auftragsbestätigungen sowie unstrukturierten Unterlagen wie Briefen, Verträgen und anderen Volltextdokumenten. Dabei bietet das Produkt nicht nur OCR, also die Erkennung von Maschinenschrift in 190 Sprachen, sondern auch ICR, also Handschrifterkennung, und dies in 92 Sprachen. Die extrahierten Daten können anschließend in Datenbanken übertragen oder in anderen Business Anwendungen weiter bearbeitet werden. Da der ADAC auf eine langjährige Zusammenarbeit mit ABBYY zurückblickt und Vertrauen in das Unternehmen und in die Produkte setzt, konnte der Automobilclub als eine der ersten Organisationen FlexiCapture in der Praxis einsetzen. Für eine bestmögliche Erkennung wurde ein neues Template erstellt, dabei handelt es sich um eine Vorlage, anhand der die Fragebögen ausgelesen werden. Nach dem Auslesen wurden die Daten zur weiteren Auswertung in eine SQL-Datenbank exportiert.

Ergebnis

Es gibt zwei bedeutende Produktneuerungen im Vergleich zu FormReader“, erklärt Jochen Hauck. „Da ist zum einen die Leistung bei der Handschrifterkennung. Hier punktet FlexiCapture, weil manuelle Nachbearbeitungen deutlich verringert wurde. Daneben ist mit FlexiCapture eine höhere Leistung bei der Stapelverarbeitung möglich – und nicht nur das: durch die Erstellung von Batch-Dateien zur Stapelverarbeitung, wird die Stapelverarbeitung der Formulare automatisiert, weil das händische Eingeben vollends wegfällt.“

Auch künftig wird der ADAC zur Auswertung der Erfassungsbögen auf Produkte von ABBYY zurückgreifen. Laut Jochen Hauck ist der entscheidende Vorteil dabei, dass die erhobenen Daten so auf viele Jahre hin einsehbar sind und jederzeit für Statistiken und Vergleiche herangezogen werden können, ohne dabei unverhältnismäßig Platz zu belegen.