Eversheds ist eine der größten Full-Service-Anwaltskanzleien der Welt für öffentliche und private Kunden und mit Büros in ganz Europa, im Nahen Osten, in Afrika und Asien. Die Kanzlei ist für ihre innovativen Ansätze in allen Fachgebieten bekannt, wurde 2010 von der Financial Times zur „Innovativsten Anwaltskanzlei Europas“ ernannt und bekam bei den Law Society Excellence Awards die Auszeichnung für „Herausragende Innovationsstärke" verliehen. Unlängst beauftragte Eversheds Finanzabteilung das IT-Team mit der Suche nach einer effizienteren und produktiveren Verwaltungsmethode für die Lieferantenrechnungen.

Das Problem und seine Lösung

Alle Lieferantenrechnungen gehen bei Eversheds zentral in der Finanzabteilung ein – entweder postalisch in Papierform oder elektronisch als E-Mail-Anhang (zumeist als gescannte TIFF-Bilddatei). Für Eversheds’ interne Verwaltung ist es erforderlich, dass alle Daten der Rechnungen in eine Tabelle eingetragen werden, um sie im Finanzprogramm der Kanzlei zu laden.

Früher digitalisierte ein Mitarbeiter mithilfe eines Büroscanners die Lieferantenrechnungen und wandelte die Bilder in Text um. Um diese gescannten Bilder in editierbaren Text zu konvertieren, verwendete der Mitarbeiter die mit dem Scanner mitgelieferte OCR-Software (Optical Character Recognition). Allerdings war die Qualität der Ergebnisse ungenügend für die Anforderungen der Kanzlei und erforderte aufwendiges manuelles Nachbearbeiten, um die Fehler zu korrigieren. Außerdem lag die gesamte Verantwortung für diese Aufgabe allein bei einer Person aus der Finanzabteilung. So entstanden zwangsläufig häufig Engpässe, sobald das Volumen der anstehenden Rechnungen etwas stieg oder das System ausfiel, denn die Ressourcen waren begrenzt.

Eversheds beschloss, einige Aufgaben des Finanzwesens an einen externen Dienstleister auszulagern, und beauftragte den leitenden IT-Projektmanager Tim Connop mit der Projektabwicklung. Connop wusste, dass sie ein leistungsfähigeres und umfassenderes OCR-Programm benötigten, das die manuelle Umwandlungsarbeit abschaffen würde. Es sollte überdies auf Terminal Servern laufen, damit mehrere Angestellte die Software nutzen konnten. Die in Frage kommenden Lösungen beurteilte er hinsichtlich dreier Kriterien: Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Genauigkeit.

Nach Evaluierung der auf dem Markt verfügbaren OCR-Programme entschied sich Eversheds für ABBYY FineReader Corporate Edition als geeignetste Lösung für ihre Anforderungen. Da das Ziel darin bestand, die manuelle Umwandlung abzuschaffen, war die Erkennungsgenauigkeit von ausschlaggebender Bedeutung. „Wir sahen uns auch andere OCR-Produkte an, kamen jedoch zu dem Ergebnis, dass FineReader am besten für unsere technische Lösung geeignet war und die genauesten Ergebnisse lieferte“, sagt Connop. Im neuen Ablauf werden alle per Post eingehenden Rechnungen zentral gesammelt und an einen Scandienst in Großbritannien gesandt. Der Dienstleister scannt diese Dokumente und leitet die digitalen Dateien an ein Team weiter, das die Bilder mithilfe von ABBYY FineReader in Text umwandelt und den Inhalt in die Finanzsoftware einspielt. Elektronisch eingehende Rechnungen werden direkt an das Team geschickt, um sie ebenfalls umzuwandeln und die Daten in die Finanzsoftware hochzuladen.

Die Vorteile

ABBYY FineReader OCR-Software erhöht Eversheds’ Produktivität und Effizienz, indem sie einen entscheidenden Geschäftsprozess signifikant beschleunigt. FineReader ist so genau, dass die konvertierten Daten beinahe fehlerlos sind. Dies bedeutet für die Kanzlei, dass die manuelle Korrekturarbeit der OCR-Ergebnisse entfällt. Zudem können durch das Concurrent-Lizenzmodell der Corporate Edition mehrere Mitarbeiter die Software nutzen, womit die Verarbeitung der Lieferantenrechnungen nochmals beschleunigt wird.